Cambios en el reglamento de la Cl@ve Firma que usan los autónomos para relacionarse con la Administración

A partir de ahora, los autónomos deberán renovar su Cl@ve Firma, el sistema de identificación que les permite firmar diversos documentos con la Administración, de forma manual, ya sea presencialmente o de manera telemática si disponen de DNI electrónico. Así se ha establecido después de que la Administración haya eliminado la renovación automática del sistema.

Tal y como explicaron desde la Seguridad Social, la modificación del sistema de renovación de la Cl@ve Firma obligará a los autónomos a realizar un trámite más para poder utilizarlo pasados cinco años desde su expedición. Según detallaron, éste es el plazo de caducidad del registro, por lo que los trabajadores por cuenta propia deberán personarse en una oficina o renovarlo mediante el DNI electrónico cada vez que caduque. De lo contrario, “no podrán utilizarlo en procesos de firma electrónica, mientras no renueve su registro”, explicaron desde la Seguridad Social.

Por tanto, todos los autónomos que no cuenten con un DNI electrónico -no es válido ningún otro certificado para poder realizar el trámite telemáticamente, según recordaron desde la Administración- deberán personarse en una oficina de la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) o de las delegaciones y subdelegaciones de Gobierno, en un momento de saturación administrativa donde la gestión de las citas puede demorar varios meses un simple trámite, como la concesión de multitud de prestaciones.

Además, cabe recordar que la renovación obligatoria de la Cl@ve Firma alude al registro de nivel alto o avanzado, el cual muchos autónomos utilizan para firmar determinados trámites con las diferentes administraciones, como la Seguridad Social o la Agencia Tributaria. En el caso de la Cl@ve Pin, pensada para trámites ocasionales, no será necesario.

¿Cómo deben los autónomos renovar su Cl@ve Firma si ésta se ha caducado?

Tal y como explicaron desde la Administración central, los trabajadores podrán renovar su Cl@ve Firma pasados cinco años desde su expedición a través de dos fórmulas diferentes, dependiendo de si disponen o no del DNI electrónico. En caso de no tenerlo, deberán acudir a una oficina de registro para poder actualizar su certificado de nivel avanzado, necesario para realizar algunos trámites.

La novedad responde a la necesidad de adecuar el uso de los certificados de Cl@ve Firma a los requisitos del Reglamento eIDAS, una normativa europea que exige “el registro presencial o telemático utilizando el DNI electrónico, ya que con el resto de certificados electrónicos no se puede garantizar que se haya cumplido este requisito”, explicaron desde la Administración.

Con el objetivo de responder a esta obligación, la aplicación de Registro Cl@ve incorpora desde ahora una opción que permite realizar la renovación de la Cl@ve Firma de alto nivel según el reglamento. “De esta forma, un ciudadano podrá ir a una oficina de Registro a solicitar la renovación de su registro y el registrador deberá utilizar esta nueva opción. El ciudadano también podrá acceder con su DNI electrónico a la opción de Registro Cl@ve y realizar este proceso de renovación”, explicaron.

• ¿Cómo pueden saber los autónomos si su Cl@ve Firma ha caducado?

Tal y como recordaron desde la Administración, “este cambio sólo afecta a los ciudadanos registrados en Cl@ve y que utilicen el servicio de Cl@ve Firma.” Es decir, a la mayoría de autónomos que utilizan este sistema de identificación telemática, por ejemplo, para firmar documentos como sus solicitudes de prestaciones y ayudas como el Kit Digital, la cuota cero u otras.

Para saber si la Cl@ve Firma ha caducado, los autónomos deberán intentar realizar uno de estos trámites con las diferentes administraciones. “Si no cumple el requisito de los cinco años desde la última vez que se personó físicamente en una oficina de registro o utilizó el DNI electrónico para realizar una actuación en el Registro Cl@ve, se le informará de que, para poder utilizar Cl@ve Firma, deberá realizar este proceso de renovación del registro en Cl@ve.”

Además, la expedición del certificado está asociada al soporte físico del documento que haya sido utilizado para el registro en Cl@ve. En el caso de ciudadanos españoles, el Documento Nacional de Identidad (DNI). “La caducidad de estos documentos llevará aparejada la caducidad de los certificados asociados a los mismos”, por lo que, además de cada cinco años, los autónomos deberán renovar la Cl@ve Firma cuando deban actualizar su DNI, incluso aunque no se haya cumplido el nuevo periodo de caducidad estipulado.

De igual manera, aquellos trabajadores por cuenta propia que quieran renunciar o revocar su certificado de firma centralizada y no dispongan de DNI electrónico para realizar el trámite de forma telemática, a partir de ahora deberán personarse en una oficina de registro, como son las de la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) o de las delegaciones y subdelegaciones de Gobierno.

Así pueden los autónomos obtener y utilizar la Cl@ve Firma para realizar sus trámites con la Administración

Diferente al PIN o a la Cl@ve Permanente, la Cl@ve Firma es un sistema de rúbrica pensado para aquellos contribuyentes o ciudadanos que realicen de manera habitual un importante número de trámites con la Administración. Es el caso de los autónomos, así como de los gestores o graduados sociales que actúan en el nombre de éstos para firmar los documentos necesarios para pedir ayudas, tramitar prestaciones o presentar las declaraciones de impuestos periódicamente.

Así, este sistema permite a los emprendedores la firma de estos documentos a través de una única contraseña, en lugar de tener que generar una clave de acceso diferente cada vez que se acceda a un portal de la Administración. Además, se trata de un método de acceso más seguro para los autónomos, ya que sólo ellos deben conocer su contraseña y necesitan certificarse oficialmente para poder dar de alta -y, a partir de ahora, también renovar- su identificación.

Para obtener la Cl@ve Firma, los autónomos deberán estar dados de alta con anterioridad en el sistema de Cl@ve Permanente, a través del procedimiento habitual. Una vez activada, podrán dar de alta su certificado de firma “en el momento de realizar la primera firma, o en cualquier otro momento a voluntad del usuario”, explicaron desde la Administración.