¿Cómo anular una factura mal emitida?
¿Quién no se ha equivocado al hacer una factura? Esta es una situación por la que los emprendedores pasan en ocasiones y que no es nada agradable, porque puede incluso terminar en alguna complicación contable y administrativa.
Pero por fortuna existen soluciones para anular una factura mal emitida. Y en este artículo vamos a contarte todo lo que debes saber para anular una factura que no se ha emitido de forma correcta.
- ¿Se puede anular una factura mal emitida?
- Cuándo puedes para anular una factura mal emitida
- Factura rectificativa: la forma de anular una factura
- Cómo anular una factura electrónica mal emitida
¿Se puede anular una factura mal emitida?
Si necesitas anular una factura emitida debes saber que, de acuerdo al Real Decreto 16/2012, las facturas originales no se pueden modificar ni eliminar. La razón es que la factura es un documento que, además de formar parte de nuestros registros contables, también lo hace del registro del cliente y de Hacienda, además de estar de figurar en tu registro o base de datos.
Es decir, no hay manera de eliminarla: no sirve de nada enviarla a la papelera de reciclaje del ordenador, ni tampoco destruirla en una trituradora. Por eso sólo es posible anular la factura en caso de cometer algún error.
Cuándo puedes anular una factura mal emitida
Ahora que ya sabes que no se puede eliminar una factura mal emitida y que la única solución en esta situación es anularla, debes tener en cuenta en qué casos es posible anular este documento.
- Cuando se haya facturado por servicios que al final no han tenido lugar, pero se han cobrado, tanto parcial o totalmente.
- Devoluciones de artículos o servicios.
- Todas las facturas no cobradas.
- Cuando ocurran errores que afectan a los importes y, por tanto, al cálculo del IVA. Esto pueden ser descuentos, aplicación del tipo de IVA equivocado o cualquier incidencia que influya en el IVA que se debe pagar a Hacienda.
- Cuando existan errores u omisiones en el contenido no monetario de la factura, es decir, que no afectan a los importes o precios. Esto puede ser detalles como el número de la factura, fecha de emisión, los datos del cliente como el nombre, el NIF o la dirección, entre otros.
La manera correcta de proceder según el reglamento de facturación, es su artículo 15, es emitiendo una factura rectificativa, la cual vamos a repasar en detalle a continuación.
Factura rectificativa: la forma de anular una factura
La factura rectificativa es el documento que sirve para corregir o modificar los datos que se detallaron en una factura ordinaria ya emitida como información incorrecta, falta de información relevante, errores en el cálculo de los importes o del IVA.
Con la factura rectificativa es posible enmendar esos fallos ya que no sólo se anulan los datos de la factura que tenga errores, sino que rectifica los datos de la factura anterior. De esta manera se utiliza para anular una factura emitida o modificarla, pero también para hacer una devolución o recuperar el IVA de una factura impagada.
La factura rectificativa se divide en dos tipos:
- Facturas rectificativas para corregir errores materiales: estos documentos se emiten para corregir errores en una factura previamente emitida pero que afectan al importe de la operación o a los impuestos aplicables. Se incluyen errores como precios, problemas en la cantidad, impuestos, descuentos, y otros aspectos del tipo materiales. En este caso la factura rectificativa debe contener la referencia a la factura original y la explicación de las correcciones que se realizaron.
- Facturas rectificativas para corregir errores formales: este tipo de facturas rectificativas sólo se puede emitir para corregir errores de carácter formal en una factura que ya fue emitida. Puede corregir errores en el número de factura, nombre o dirección del cliente, fecha, entre otros. Cuando se emite este tipo de factura no se afecta al importe de la operación. En todos los casos debe contener la referencia a la factura original y la explicación de los errores corregidos.
Cómo anular una factura electrónica mal emitida
Para anular una factura electrónica mal emitida, lo primero es conocer el motivo de la anulación.
Cuando se trate de un error en el contenido de la factura, afecte o no al IVA, debes emitir una factura rectificativa como se dijo anteriormente.
Para poder anular una factura, la factura rectificativa debe contener las siguientes particularidades:
Llevar por título que es una factura rectificativa, pero además debe seguir su propia serie numérica. Esto quiere decir que no puede incluirse en la numeración de las facturas ordinarias. En general se pone la inicial de rectificativa (“R” o “RE”) delante del número de factura.
Además hay que señalar los motivos de la rectificación, si se trata por ejemplo de un “error en los datos de identificación del cliente” o porque “no se aplicó el descuento en la factura original con número XXX”, etc.). Se utiliza en estos casos el espacio para notas en la factura.
También se tienen que indicar todos los datos de la factura que rectifica como el número y la fecha de emisión. Y en cuanto al contenido, una factura rectificativa lleva el contenido calcado al de una factura ordinaria. Da igual si es completa o simplificada (ticket).
Además, la factura rectificativa debe que contener la información que se describe a continuación:
- Fecha de emisión.
- Número de factura rectificativa.
- Todos los datos del emisor y del destinatario o cliente, es decir el nombre y apellidos o razón social, NIF y dirección fiscal.
- Fecha de las operaciones.
- Descripción del producto o servicio que se rectifica.
- Tipo de IVA.
- Cuota de IVA (o importe).
- Importe final.
- Tipo de retención e importe.
Cuando se trata de una factura simplificada, la factura rectificativa no debe indicar los datos del cliente y el IVA no es necesario desglosarlo, por lo que alcanza con poner "IVA incluido".
Es posible emitir una factura en negativo para anular la factura, en el caso que sea porque se emitió por error o porque el cliente ha cancelado la operación antes de efectuarse y sin que haya habido pago anticipado.
