Miércoles. 17.10.2018

INCLUSO SI SE TRABAJA DESDE CASA

¿Qué hacer si te visita el inspector de Trabajo?

Cómo actuar si la Inspección de Trabajo te hace una visita

Ser autónomo físico, tener unos pocos empleados o sólo uno e incluso trabajar desde casa no exime de un hecho incuestionable: ser objeto de una visita de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Todos los trabajadores dados de alta pueden ser objeto de una inspección en algún momento, sin previo aviso y -esto es importante recordarlo- sin necesidad de denuncia de terceros.

¿Qué hacer si te visita el inspector de Trabajo?

La Inspección de Trabajo siempre tiene por objeto verificar que el empresario o autónomo cumple la normativa laboral y de Seguridad Social. Se dirige a las áreas siguientes: prevención de riesgos laborales, en la que se vigilan las condiciones de seguridad en el trabajo, la gestión de la prevención, investigación de accidentes laborales y enfermedades profesionales; área de empleo y relaciones laborales, en la que entran contratación, condiciones de trabajo o igualdad efectiva de mujeres y hombres; área de Seguridad Social, donde se investiga la inscripción, afiliación y alta, cotización, recaudación y prestaciones, principalmente; y economía irregular y trabajo de extranjeros

A tenor de los datos de 2016, último ejercicio cerrado, se realizaron 1.016.558 de actuaciones en todo el país, de las cuales, más del 65% corresponden al sector servicios, de acuerdo con la información del Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Hay sectores, como el comercio y la hostelería que, año tras año, son los que más actuaciones provocan en asuntos relacionados con la economía irregular y el trabajo de extranjeros. Aunque, en general, los temas relacionados con la Seguridad Social y con la economía irregular, son los que más actuaciones de la inspección de trabajo acumulan normalmente.

Documentación solicitada

La Inspección de Trabajo puede actuar sobre cualquier centro de trabajo sin denuncia previa de por medio. Al no poder investigar todos los negocios que existen en el país, las inspecciones son aleatorias y cualquier día puede tocar. Y, por su puesto, no tiene por qué mediar aviso. Por lo tanto, en caso de recibir una, lo mejor es colaborar porque, de lo contrario, al afectado se le puede acusar de obstruccionismo. 

La visita suele comenzar con una serie de preguntas, a las que es pertinente responder en cualquier caso. A continuación, se requiere la documentación normal en estos casos.

Los documentos relacionados con la Seguridad Social son los siguientes:

-Parte de alta y justificantes de pago de las cuotas en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).

-Parte de alta y baja de los trabajadores y recibos de sus salarios.

-Justificante de inscripción del negocio en la Seguridad Social.

-Justificantes de estar al corriente de los pagos con la Seguridad Social.

-Si se han solicitado aplazamientos y fraccionamientos del pago a la Seguridad Social, hay que presentar justificantes de dicha solicitud.

En cuanto a los documentos acreditativos de las relaciones contractuales son los que siguen:

-Contratos de trabajo presentados en la oficina de empleo y justificante de su comunicación.

-Si hay trabajadores extranjeros, autorizaciones de trabajo y documentación de estos empleados.

-Resumen de horas extraordinarias.

Desde mediados de 2016, ya no es obligatorio contar con un Libro de Visitas. Éste, en el que se dejaba constancia de todas las actuaciones inspectoras realizadas en cada centro de trabajo, existía tanto en formato papel como electrónico y se ha suprimido definitivamente. 

Asimismo, se pedirán los siguientes documentos contables y fiscales en la mayoría de los casos:

-Libro de contabilidad.

-Escritura de constitución de la sociedad.

-Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190).

-Declaración de operaciones con terceros (modelo 347).

-Acreditación de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).

Por último, en el apartado de Riesgos Laborales y sólo en el caso de autónomos societarios, habrá que presentar:

-Plan de Riesgos Laborales.

-Planificación de acciones preventivas.

-Relación sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan durado más de un día.

-Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo).

Si, como es normal, se dispone de gestores o asesores externos hay que advertirles para que en un plazo determinado entreguen la documentación. Durante la inspección, también puede ocurrir que se pida a los trabajadores certificar su identidad. Además, si los inspectores no han quedado satisfechos, pueden solicitar otro tipo de información como, por ejemplo, las claves de los ordenadores o pueden tomar fotografías si lo consideran oportuno.

Actuación inspectora

En caso de que se detecte algún incumplimiento de la normativa vigente social y laboral, se levanta un acta de infracción que le llega al interesado mediante una notificación certificada. El acta puede contener una o más infracciones. Nunca pueden pasar más de nueve meses desde la visita inspectora y la fecha que figura en el acta y nunca más de 10 días hábiles desde la fecha del acta y la fecha en que se recibe la notificación.

Al recibirse dicha notificación, se dispone de 15 días hábiles desde el de la recepción para presentar alegaciones. Si se han incumplido los periodos mencionados, hay que alegarlo, así como si la notificación contiene alguna errata, porque es posible que el proceso se anule.

Un consejo muy compartido por todos los expertos es que lo mejor es colaborar en todo momento y, sobre todo, no ignorar las notificaciones. El proceso, al igual que ocurre con los que abre Hacienda, sigue su curso de igual manera.

¿Qué hacer si te visita el inspector de Trabajo?