¿Qué es un suplido o cómo los autónomos pueden incluir los gastos en las facturas a sus clientes?

Expedir, entregar y conservar justificantes de todas las operaciones que se lleven a cabo durante el ejercicio de una actividad es una de las obligaciones más importantes a las que tienen que hacer frente los trabajadores por cuenta propia. O lo que es lo mismo, por ley deben emitir correctamente las facturas por la venta de un producto o por la realización de un servicio.

Aunque se trata de un proceso que muchos autónomos ya veteranos realizan de manera diaria y que a priori puede parecer una tarea sencilla, todos deben saber que una factura no puede hacerse de cualquier modo. De hecho, emitir una factura incorrecta puede suponer una sanción de hasta 300 euros por parte de Hacienda. Para evitar incurrir en errores que puedan derivar en una situación negativa para el negocio, los trabajadores por cuenta propia tienen que conocer y tener en cuenta una serie de conceptos básicos que permitan elaborar una factura de la mejor forma posible.

Uno de los términos más relevantes que todo autónomo debe conocer es el suplido que, grosso modo, se refiere a todos aquellos gastos que asume el autónomo por orden de sus clientes y que en realidad deben correr a cuenta de éstos. No tener en cuenta este concepto o no saber cómo incluirlo de forma correcta en una factura puede suponer importantes pérdidas para el trabajador por cuenta propia que realiza la operación.

Qué es un suplido y en qué afecta a los autónomos

Cuando se desempeña una actividad por cuenta propia, una de las prácticas más habituales que llevan a cabo los autónomos es la de asumir gastos por mandato expreso de sus clientes. A la hora de prestar un servicio, muchas veces hay una serie de gastos derivados de dicha acción. Son gastos cuyo pago corresponde al cliente pero que el autónomo adelanta para poder ejecutar las tareas que correspondan. Este tipo de gastos se denominan suplidos.

Sería el caso, por ejemplo, de un abogado autónomo que ha sido contratado para inscribir a una persona en el registro civil. Sus honorarios ascienden a 400 euros, pero, además, el trámite conlleva unos gastos de registro que suman otros 100 euros. Estos gastos de registro serían un suplido y, por tanto, aunque en un primer momento haya sido el profesional quien lo haya pagado, en realidad se trata de un gasto que le corresponde al cliente.

Por este motivo, a la hora de emitir la factura correspondiente, el autónomo deberá incluir este gasto para que sus clientes lo abonen de forma íntegra y se pueda recuperar la cantidad adelantada. Tal y como explicó la experta de JRA Economistas, Joaquina Rueda, para que un gasto pueda tener la consideración de suplido, deberán cumplirse los siguientes requisitos:

• Que el gasto se haya realizado en nombre y por cuenta del cliente
• Que se haya abonado por orden del cliente
• Que pueda justificarse que se ha realizado su pago

¿Cómo se debe facturar un suplido?

A la hora de incluir un suplido en una factura es común que surja la duda de cómo se deben reflejar en la misma este tipo de gastos y si deben estar sujetos a IVA e IRPF. Según el artículo 78 de la Ley del IVA, no se deberán incluir en la base imponible las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente. “El sujeto pasivo vendrá obligado a justificar la cuantía efectiva de tales gastos y no podrá proceder a la deducción del impuesto que eventualmente los hubiera gravado”, recoge la ley.

En otras palabras, este gasto no está sujeto a IVA y, por tanto, el suplido debe incluirse siempre en una factura como concepto diferente al de la prestación del servicio, en todos y cada uno de los casos en los que dicha factura se emita a nombre del cliente. Tal y como explicaron los expertos, lo correcto es que el documento se ordene por: prestación de servicios, IVA y suplidos.

“Los suplidos no suponen para el profesional ni un ingreso ni un gasto. Para justificar su cobro se debe hacer constar en la factura. Deben identificarse como suplidos o bien indicar que se trata de una cantidad abonada por cuenta del cliente”, explicó Rueda. Por tanto, el importe correspondiente no deberá sumarse a la base imponible para después aplicar el IVA y la retención, sino que deberá añadirse al total de la contraprestación a cobrar.

Una de las obligaciones más importantes que no debe olvidar nunca un autónomo es que las facturas deben conservarse durante un periodo de cuatro años. Según aconsejan los expertos, en caso de incluir un suplido en una factura, es conveniente guardar junto con la factura una copia de la propia factura del suplido. “Así se podrá justificar la naturaleza y necesidad del pago ante una inspección tributaria”, indicó Rueda.  

Ejemplo práctico de cómo incluir un suplido en una factura

Un trabajador por cuenta propia que se dedica al diseño gráfico y a la maquetación web presta sus servicios a un cliente por un importe (base imponible) de 909,09 euros. Aplicando un tipo de IVA del 21%, el autónomo tendrá que sumar a esa base la cantidad de 190,91 euros. Cabe recordar que, aunque el autónomo haya recibido el IVA de esa factura, él será el encargado de entregarle la cantidad correspondiente a la Agencia Tributaria en su autoliquidación trimestral correspondiente.

Dependiendo de la retención sobre el IRPF que tenga el autónomo, se calculará el total final de la factura. En este caso, al tener una retención del 15%, se resta a la base imponible la cantidad de 136,36 euros, dejando un total de 963,64 euros (909,09 euros + 190,91 euros - 136,36 euros), que será lo que el cliente tendrá que abonar.

En este punto es cuando se debe incluir el suplido, si lo hay. En este caso, el trabajador autónomo ha pagado la cantidad de 100 euros por una licencia de un producto para la página web de su cliente. Este dinero, en realidad, le corresponde pagarlo a dicho cliente y, por tanto, el autónomo lo que ha hecho es adelantarlo. Para justificar esa cantidad y recuperar el dinero adelantado de forma correcta, deberá incluirlo en la factura.

Tras haber especificado la base imponible, haber aplicado un tipo de IVA del 21% y haber aplicado la retención del 15%, obtiene un resultado de 963,64 euros. Es a esta cantidad total a la que deberá sumar el suplido correspondiente. Es decir, en este caso, el total a pagar por parte del cliente será 1063,64 euros (963,64 euros + 100 euros).

“Es posible que un profesional se haga cargo de los suplidos y posteriormente solicite al cliente su reembolso. Sin embargo, lo habitual es que el autónomo reciba con anterioridad una cantidad suficiente para afrontar esa serie de gastos a realizar por cuenta y en nombre del cliente. A esto se le conoce como provisión de fondos”, explicó la experta Joaquina Rueda de JRA Economistas.