Coto a los programas de facturación ilegales: nuevos requisitos que impone Hacienda a los autónomos

El Gobierno aprobó el pasado 5 de diciembre en Consejo de Ministros a través de un Real Decreto el Reglamento que fija los requisitos que van a tener que cumplir los programas de facturación que usan los autónomos y empresas para ser considerados legales. Cualquier software que incumpla estos criterios pasará a ser considerado ilegal y la Agencia Tributaria podría imponer a los negocios sanciones de hasta 50.000 euros por la mera tenencia de este sistema.

La Ley antifraude aprobada en julio de 2021 fijó las bases para perseguir y sancionar todos aquellos programas que sirvan a los negocios para tener una doble contabilidad. La novedad fundamental de esta Ley no fue como tal el nuevo régimen sancionador para estos "software de doble uso" sino más bien que, por vez primera, se estableció como infracción el mero hecho de que un autónomo o pyme tenga en su negocio un programa capaz de ocultar su facturación real.

Para que esa normativa pudiera ponerse en marcha, quedó pendiente de desarrollo reglamentario los requisitos técnicos que tenían que cumplir todos los programas de facturación en España para ser considerados legales y no un software de doble uso. Según explicaron fuentes de la Agencia Tributaria a este diario, el nuevo Real Decreto aprobado por el Gobierno ya fija los "mínimos" que puede exigir la Inspección de Hacienda respecto a los software de facturación de los autónomos.

Además, con la aprobación del reglamento, ya se conocen los plazos de entrada en vigor de cada una de las distintas sanciones por tener un programa de facturación que no cumpla con los estándares, tanto para las empresas que fabriquen y distribuyan estos software, como para los autónomos que los compren y utilicen para su negocio.

Nuevos requisitos para los programas de facturación y sanciones por incumplirlos

Según explicaron fuentes de la Agencia Tributaria a este diario, habría que diferenciar entre dos tipos de requisitos que establece este nuevo reglamento: los internos, que afectan fundamentalmente a los productores y comercializadores de estos software, y los externos, que serían las características que deberá tener el programa y que afectan a los autónomos.

Ahora mismo, con el reglamento, ya se pueden conocer los requisitos externos de estos programas, es decir, lo que debe de ser capaz de hacer uno de estos programas la hora de emitir una factura. Por lo tanto, ya se saben las condiciones que deberán tener en cuenta los autónomos a la hora de adquirir uno de estos softwares.

De cara a los requisitos requeridos para los fabricantes, "es decir,  las prescripciones técnicas para los desarrolladores de software, todavía se tienen que cerrar a través de una orden ministerial.  Por ejemplo, el contenido de la certificación de los programas para ser legales o cómo se hace el registro de alta", apuntaron desde la Agencia Tributaria.

Condiciones de los software para ser legales

En cuanto a los autónomos, la norma ya fija los requisitos que más adelante se podrán requerir a los sistemas informáticos que adquieran. Estos programas deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Así, la pieza fundamental del sistema es la capacidad de generar y almacenar de forma segura los registros de facturación.

Para ello, los registros informáticos de facturación de ‘alta’ deberán incluir, entre otros datos:

•  Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
• El número y, en su caso, serie de la factura. 
• La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella. 
• El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada
• La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
• Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria

.La norma también incluye dos elementos de seguridad para garantizar que no se alteran los registros de facturación una vez producidos. En primer lugar, el denominado ‘hash’ encadenado. Es decir, cada factura genera una huella única que la vincula con determinados elementos de las facturas anteriores, de modo que una alteración en cualquier factura altera la referida huella.  En segundo, lugar la firma electrónica de los registros que no es necesario en el supuesto de envío de datos voluntario a la Agencia Tributaria.

¿Cuándo empezará Hacienda a multar a los autónomos con programas que no cumplan los requisitos?

A día de hoy, y desde hace mucho tiempo, el artículo 200  de la Ley General Tributaria ya prevé sanciones por fabricar o comercializar programas de facturación que facilitan la ocultación de ventas. Y del mismo modo, también preveía multas para los autónomos que ocultaran su contabilidad. 

Con la entrada en vigor de la Ley antifraude lo que cambió es que se prevé la creación de un certificado -cuyas condiciones desarrolla el nuevo reglamento- que deberán conseguir todos los fabricantes para poder comercializar un programa de facturación. Y además, por primera vez, se persigue la mera tenencia por parte de un autónomo de un programa de facturación que no cumpla esos estándares. Hasta ese momento, la Inspección sólo podía sancionar si demostraba que ese software se había utilizado para llevar una doble contabilidad.

De este modo, el apartado 4 del artículo 13 de la ley antifraude establece por primera vez "la obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros".

Pero no sólo eso. El apartado 21 del mismo artículo  aclara, entre otras cosas, que "se sancionará con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados, teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados".

Según explicaron desde la Agencia Tributaria, con la aprobación del reglamento, va a haber dos fechas de entrada en vigor: 

• Dentro de 9 meses todos los fabricantes tendrán que tener el nuevo certificado y cumplir los requisitos para vender los programas de facturación
• A partir de julio de 2025, todos los autónomos tendrán que haberse deshecho de los antiguos programas de facturación y contar con un software de facturación certificado para no exponerse a sanciones de hasta 50.000 euros.