Los nuevos formatos de facturas electrónicas que se han aprobado intentan evitar las falsificaciones

El pasado 6 de diciembre se publicó en el BOE el Real Decreto 1007/2023, de 5 diciembre, por el que, finalmente, se aprueba el reglamento para unificar los los formatos de programas de facturación electrónicas que tendrán que emplear autónomos y empresarios, perfilando aspectos del formato estándar de las facturas, y estableciendo los requisitos que deben cumplir dichos programas y los formatos de los registros, con el objetivo de combatir el fraude fiscal en las ventas.

En ese sentido, el reglamento establece una serie de objetivos para los programas de facturación, así como algunas pautas que repercuten en el formato de la factura electrónica, para que éstas permitan alcanzar “la integridad, legibilidad, accesibilidad, trazabilidad, conservación e inalterabilidad” de la información como exige la Agencia Tributaria, con la finalidad de reducir la morosidad. 

La información estipulada en el reglamento pretende “reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales”, así como para “dificultar la falsificación de los registros de facturación mediante el uso de elementos de seguridad y control tanto en las facturas como en los registros informáticos”. Entre estos elementos, se encuentran el uso de códigos QR para facilitar la captura y digitalización de la información o la estandarización del formato de los datos, asegurando, con ello, esa “integridad, legibilidad y autenticidad” de la factura. 

Por ahora, los formatos de facturación digital que actualmente están emitiendo los software permiten, como recoge el Ministerio de Hacienda, la facturación electrónica en formato XML y PDF. 

Estos son los elementos que deberán contener las facturas de software estandarizado  

Las facturas electrónicas, contenidas en los registros informáticos de los programas de facturación regulados por el Real Decreto 1007/2023, deberán contener los siguientes elementos:

• Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
• El número y la serie de la factura.
• El tipo de factura expedida, incluyendo si se trata de una factura completa o simplificada.
• La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
• La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
•  Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.

Además, se incluye una modificación del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el cual se regulan determinadas indicaciones de tipo técnico para los formatos de las facturas. Así, en el caso de facturas expedidas electrónicamente, “deberá incluirse, mediante las especificaciones que se establezcan mediante Orden Ministerial de la persona titular del Ministerio de Hacienda y Función Pública, el siguiente contenido”:

• Las facturas expedidas por estos sistemas informáticos incorporarán la frase "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERI*FACTU“ en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria". Mediante esta operación se configura “el sistema de emisión de facturas verificables”, necesarias para “integrar los registros de facturación generados y remitidos a la AEAT”. 
• La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura se entenderá acreditada cuando se haya expedido utilizando un sistema o programa informático en conformidad con los requisitos contenidos en este reglamento “y la estandarización de formatos de los registros de facturación”. 
• Regulación de los códigos QR como representación gráfica parcial del contenido de la factura. Concretamente, “en el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código QR”.  Según el reglamento, “el empleo de códigos QR facilitan la captura y digitalización de la información impresa”, evitando la falsificación de los registros de facturación.

Las facturas electrónicas pueden generarse en formato XML Y PDF

Las facturas electrónicas permiten utilizar dos tipos de formato: estructurado y no estructurado. 

Factura electrónica estructurada

Estas facturas están compuestas de lo que se conoce como datos estructurados. Es un formato de documento digital que permite generar y leer de forma automática las facturas, a través de los programas informáticos de facturación, y pensado para que sean legibles por medio de éstos. Son las requeridas por las administraciones públicas. El software Facturae ha estado funcionando en el formato XML, el más común de estas facturas. También es posible ver formatos de facturas estructuradas en EDIFACT, DOC o XLS. 

Factura electrónica no estructurada

Aquellas facturas no estructuradas no están compuestas por datos estructurados, es decir, "consisten esencialmente en una imagen", como apunta la web del Ministerio de Hacienda. Son un documento estándar; por lo general, facturas escaneadas o facturas en formato PDF. Al contener los datos necesarios mostrados por medio de una imagen o documento plano, los datos se procesan o trasladan de forma manual o con un software OCR de reconocimiento óptico de caracteres.