Validar factura electrónica: Cómo hacerlo paso a paso y errores

En la actualidad, cualquier negocio, pequeña empresa y autónomo necesita saber validar una factura electrónica. Recordemos que Hacienda estará implementado un formato obligatorio para todos y el cual ya conocen millones de españoles.

Por otro lado, pasar del papel a lo digital puede ser abrumador para algunos emprendedores más tradicionales, pero una vez que conozcan el formato y proceso, todo fluirá mejor. Esto les permitirá hacer cualquier facturación en tiempo récord y estar en orden con la Agencia Tributaria.

En ese sentido, queremos que conozcas los detalles de la factura electrónica y cómo puedes validarla. De igual forma te hablaremos de su formato junto con los errores más comunes que cometen quienes las emiten. ¡Comencemos! 

1. ¿Qué es validar una factura electrónica?
2. Formatos para validar factura electrónica
3. ¿Cómo validar una factura electrónica paso a paso?
4. Errores al validar factura electrónica
5. Requisitos de una factura electrónica a la administración
6. Dónde validar factura electrónica
7. Requisitos que incluir en las facturas electrónicas B2B

¿Qué es validar una factura electrónica?

Validar una factura electrónica significa verificar su autenticidad en conformidad con la normativa fiscal vigente de España. De manera simplificada, nos referimos a confirmar que sea una factura legítima y cumpla con todos los requisitos legales al momento de emitirla. 

Asimismo, la validación de factura electrónica se realiza de acuerdo con las regulaciones establecidas por la Agencia Tributaria. Esto incluye verificar que la factura cumpla con los estándares técnicos del formato exigido dentro de España.

En un principio, este tipo de facturación ha sido obligatoria solo para un tipo de negocio y operaciones con la Administración pública. Pero con la Ley Crea y Crece, se exigirá el formato para los demás autónomos y empresas que tengan que hacer transacciones comerciales con otros negocios (B2B)

Formatos para validar factura electrónica

Entender el formato es indispensable para hacer la validación de factura electrónica. La Agencia Tributaria exige que dichas facturas sean con formato Facturae 3.2 y un archivo XML. Estos formatos se basan en el Universal Business Language, un lenguaje utilizado en el intercambio comercial por empresas. 

Por otro lado, la estructura incluye secciones importantes como o son las siguientes: 

• Una cabecera: Aquí se especifica el número de factura y  los datos de quien emite la factura y quien la recibe.
• Conceptos: Donde se detallan los bienes y servicios por los cuales se emite la factura. Se incluyen cantidades y coste.
• Sección de impuestos: Allí se especifican los impuestos que aplican 
• Total: Se muestra el total de la factura 
• Forma de pago: Se detalla la forma de pago y los acuerdos

Nota: A este tipo de facturas se les exige una firma electrónica vigente para que sea válida ante la Agencia Tributaria.

¿Cómo validar una factura electrónica paso a paso?

Para que una factura electrónica sea completamente válida, debes prestar atención a algunos detalles. La misma debe tener la autenticidad de origen, lo cual indica que el emisor y receptor sean reales. Pero también que el contenido sea íntegro, no se haya modificado y sea completamente legible.

Una vez conocido eso, puedes seguir otros pasos parámetros como son los siguientes:

1. La factura debe haber sido creada por medio de un software adecuado
2. La factura debe haber sido emitida a la Administración Tributaria
3. La factura es validada por la Administración Tributaria. El sistema verifica que tenga el formato adecuado que mencionamos más arriba y que sea emitida por el software especializado, entre otros detalles.
4. La factura es enviada al negocio/receptor 

Como puedes comprobar, el propio sistema verifica de manera automática las facturas que se emiten, y en caso de no ser válidas, se notificará al emisor. Esto último puede ser en tiempo real o un poco después. 

Errores al validar factura electrónica

Existen varios errores que los usuarios cometen al emitir y validar facturas electrónicas. Te mencionaremos algunos.

• Errores técnicos: Son muy frecuentes y varían. Hay casos donde emiten facturas con el formato incorrecto, la registran mal, la duplican, tienen errores en el nombre del archivo  o hay problemas con el software que las emite. Incluso arrojan errores de firma electrónica y es imposible comprobarla.
• Errores de contenido: Esto significa que la factura tiene datos errados, bien sea montos, razón social o cualquier información que requiera el formato. 

Es necesario vigilar todos estos datos para no tener errores ni atrasar cualquier transacción comercial que quieras hacer. 

Requisitos de una factura electrónica a la administración

Para emitir facturas ante la administración pública, se deben contar con algunos requisitos técnicos y de datos. Te lo explicamos a continuación.

Datos necesarios:

• Numeración: Todas deben llevarla y deben ir en orden 
• Fecha de emisión: Del día en que se emite
• Datos de identificación fiscal: De ambas partes 
• Concepto: Los detalles sobre los bienes o servicios
• Base imponible: El monto antes de impuestos
• Impuestos: Los que aplican
• Total: El monto final 

Requisitos técnicos:

• Debe ser con el formato XML y Facturae 3.2
• Debe contener la firma electrónica válida o sello en algunos casos.
• Especificar destinatario 

Dónde validar factura electrónica

Si has emitido una factura ante la administración pública y quieres comprobar su validez ante dichos organismos, deberás acceder a una sección especial para ello.

La validación de hace mediante el portal oficial del FACe y  haciendo lo siguiente:

1. Ir a la sección de Factura
2. Seleccionar la opción Validar y Visualizar Facturas
3. Cargar al sistema la factura

En poco tiempo, la plataforma comprobará la estructura y datos necesarios para que la factura sea aceptada.

Requisitos que incluir en las facturas electrónicas B2B

La ley obligará a empresas y autónomos a emitir facturas para transacciones de tipo B2B. En este caso, se podrán exigir algunos requisitos indispensables como son los siguientes:

• Número de factura con secuencia
• Datos del emisor y receptor
• Descripción o detalle de la operación (como los bienes y servicios)
• Base imponible
• Impuestos que se aplican
• Total después de impuestos
• Estado del pago/cobro de la factura 
• Código QR
• Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT. Solo para los que tengan la opción de intercambiar información inmediata con la administración