Qué es una factura de canje y cómo puedes hacerla
Si como autónomo emites facturas simplificadas o tickets, es más que probable que en algún momento los clientes te soliciten una factura de canje.
A pesar de que su elaboración no es especialmente compleja, es habitual que surjan dudas de forma frecuente alrededor de estas facturas.
Pero no te preocupes, a continuación te explicamos al detalle todo lo que debes saber sobre las facturas de canje.
- ¿Qué es una factura de canje?
- Requisitos de una factura de canje
- ¿Cómo se hace una factura de canje?
- ¿Son legales las facturas de canje?
- ¿Qué fecha deben de tener las facturas de canje?
- ¿Es obligatorio emitir facturas de canje?
- ¿Cuál es el plazo para solicitar las facturas de canje?
- Otros aspectos al tener en cuenta sobre las facturas de canje
¿Qué es una factura de canje?
Una factura de canje es un documento diseñado para sustituir a las facturas simplificadas, dado que proporcionan una información más detallada y completa sobre la transacción.
Es importante destacar que las facturas de canje, también conocidas como facturas de sustitución, no son facturas rectificativas, puesto que no se emiten para corregir errores en facturas anteriores. Las facturas de canje se solicitan con el propósito de poder justificar y recuperar el IVA.
Requisitos de las facturas de canje
Existen varios requisitos básicos para solicitar las facturas de canje. Debes considerar lo siguiente:
- Plazo: La solicitud de este tipo de factura se debe realizar en un periodo máximo de 4 años desde que fue emitida.
- Solicitante: Puede solicitarla cualquier persona que haya recibido la factura simplificada inicialmente. Esto abarca tanto a personas físicas como autónomos, al igual que empresas que puedan recuperar el IVA.
- Presentación del primer comprobante: Es necesario presentar factura simplificada original, ya sea en formato físico o digital respaldado por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).
- Autorización en caso de terceros: Si la factura de canje es solicitada por una empresa externa, para poder solicitarla deberán presentar una autorización del cliente que obtuvo la primera factura o ticket, así como una declaración de procedencia.
¿Cómo se hace una factura de canje?
Para elaborar una factura de canje se debe seguir un proceso similar al de las facturas ordinarias, prestando atención a ciertos detalles específicos:
- Revisar la información entregada: Antes de emitir la factura de canje, se debe comprobar que el solicitante ha entregado la documentación necesaria para emitir la nueva factura. Aquí se incluye el primer comprobante y cualquier autorización adicional requerida.
- Asignar numeración: Este tipo de facturas deben llevar numeraciones para diferenciarlas unas de otras. Esta numeración debe ser única y consecutiva para facilitar su identificación y seguimiento.
- Incluir fechas: Al emitir la factura, se deben incluir dos fechas: primero la fecha de emisión de la factura de canje, después la del primer ticket o factura simplificada.
¿Son legales las facturas de canje?
Las facturas de canje son legales y están respaldadas por el artículo 15.6 del Reglamento de Facturación. De modo que cualquier profesional puede solicitarla sin inconveniente siempre que se cumplan todos los requisitos que mencionamos arriba.
A pesar de que su elaboración no acostumbra a ser muy compleja, en términos generales, sí que es fundamental asegurarse de seguir los procedimientos adecuados para garantizar su validez y cumplimiento con la normativa vigente.
¿Qué fecha deben de tener las facturas de canje?
Este tipo de factura funciona como factura de sustitución a la factura simplificada por tanto debe contener dos fechas diferentes:
- La primera fecha que debe incluirse es la fecha de emisión de la factura de canje. Esta es la fecha en que se emite la nueva factura.
- La segunda fecha que debe aparecer en la factura de canje es la fecha de la primera factura simplificada o ticket original. Esta fecha corresponde al momento en que se hizo la transacción comercial inicial.
¿Es obligatorio emitir facturas de canje?
Las facturas de canje son obligatorias para todas las empresas, siempre que el solicitante cumple con los requisitos mencionados anteriormente. De lo contrario, no será posible que la empresa le proporcione ninguna factura de sustitución.
¿Cuál es el plazo para solicitar las facturas de canje?
El plazo para solicitar las facturas de canje es de hasta 4 años después de la emisión del primer comprobante, factura o ticket. Si se excede de este periodo, la empresa no está obligada a emitir la factura de canje solicitada.
Otros aspectos al tener en cuenta sobre las facturas de canje
Para concluir, aquí tienes algunos aspectos adicionales a tener en cuenta respecto a las facturas de canje, información relevante tanto para empresas como para autónomos.
- Comunicación con el cliente: Es recomendable comunicarse con el cliente antes de emitir una factura de canje para informarle sobre los detalles, e incluso comunicarle si falta algún requisito.
- Seguimiento y registro adecuado: Es fundamental mantener un registro detallado de todas las facturas de canje emitidas. Esto incluye la fecha de emisión, el número de factura original y cualquier otra información relevante.
- Cumplimiento de la normativa fiscal: Asegúrate de cumplir con todas las obligaciones fiscales relacionadas con la emisión de facturas de canje.
