¿Cómo deberán firmar los autónomos sus facturas electrónicas cuando sean obligatorias?

Los autónomos tendrán que empezar a usar facturas electrónicas en poco tiempo. La Ley Crea y Crece, que entró en vigor en 2022, regulaba la obligación de facturar a través de medios electrónicos para todos los trabajadores por cuenta propia que operen con otras empresas.

Esta obligación todavía no está en marcha, puesto que aún se tiene que aprobar el reglamento de facturación electrónica. Sin embargo, y en base al borrador que lleva más de un año publicado, estas facturas van a tener que cumplir algunos nuevos requisitos para asegurar su autenticidad y origen.

Una de las condiciones más importantes es la firma digital. Esta firma, aunque todavía es desconocida para muchos negocios, se usa desde 2015 por miles de empresas que facturan con la Administración.

Todas ellas están obligadas a usar facturas electrónicas con los Ayuntamientos y demás entidades públicas con las que trabajan. Y, por supuesto, a firmar electrónicamente sus facturas.

¿Cómo deberán firmar los autónomos sus facturas electrónicas cuando sean obligatorias?

Según confirmaron fuentes del Ministerio de Economía a Autónomos y Emprendedores, “a día de hoy todavía se está terminando de perfilar el reglamento de facturación”. Aún sería pronto para saber exactamente qué obligaciones tendrán los autónomos al firmar sus facturas digitalmente.

Sin embargo, ya a día de hoy existe una referencia clara de cómo se exige firmar las facturas electrónicas establecida en la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre de Facturación Electrónica con la Administración.

Según la definición del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación digital, se establece que “una firma electrónica es una huella digital de un documento cifrado con una clave”.

Tomando como referencia la propia  página web del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, para firmar las facturas electrónicas, los autónomos, empresas o sus representantes deberán primero descargarse un certificado oficial de la Fábrica de Moneda y Timbre (FNMT).

Para la firma de facturas electrónica, la Agencia Tributaria acepta cualquier certificado electrónico reconocido. Esto incluye los certificados de persona jurídica de ámbito tributario o los nuevos certificados de representación, que habitualmente utilizan las empresas. También los certificados de persona física, que son los que pueden usar los autónomos por su propia cuenta.

Una vez validado ese documento, según la web del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo ya se podrá llevar a cabo la firma electrónica de facturas con otras empresas, o firma de facturas B2B.

Primero se debe descargar un certificado

Estos certificados se emiten teniendo en cuenta distintas cuestiones. Entre ellas, la naturaleza jurídica de la empresa que los solicita.

• Certificado para autónomos

Los autónomos pueden firmar sus facturas en su propio nombre a través de los certificados persona física. Gracias al Certificado electrónico FNMT de ciudadano, los autónomos pueden identificarse y compartir sus datos de forma segura en internet con la seguridad de que sólo ellos y la persona con la que estén llevando a cabo la firma podrán acceder a esa información.

La obtención de este certificado se puede realizar mediante  Vídeo Identificación, de forma Presencial en una oficina, con DNIe o a través de su Dispositivo Móvil.

Además, este certificado es de gran utilidad para la realización de otros trámites de forma segura como la presentación y liquidación de impuestos, recursos y reclamaciones, etc.

• Certificado para empresas

Estos certificados, también llamados certificados de persona jurídica o de representación, tienen la misma validez que los de las personas físicas, sólo que en este caso se utilizan para que una tercera persona pueda firmar en nombre del negocio.

Por ello son muy habituales en los negocios, ya que habitualmente se cuenta con la ayuda de un gestor o incluso de un administrador -que también necesita acreditación si firma en nombre de la sociedad- para que realice las gestiones pertinentes y pueda formar en su nombre.

Entre los certificados de representación se encuentran el Certificado para Administrador Único, el de Representación de Persona Jurídica y los Certificados Para Entidades Sin Personalidad Jurídica. Cada uno de ellos se utiliza en diferentes circunstancias, dependiendo de si los firmantes son o no socios o si la empresa es una comunidad de bienes, por ejemplo.

Una vez se tiene el certificado, basta con incluirlo en el programa de facturación

Tras la obtención del certificado pertinente, deberá incluirse éste en un sistema de facturación para emitir la factura. Presumiblemente, el propio software dará posibilidad de integrar esta firma digital a través del certificado.

Los programas de facturación que cumplan los requisitos marcados por el futuro reglamento deberán poder integrar automáticamente la firma digital en estas facturas.

De igual modo, la plataforma pública de Hacienda, seguramente, también dará la posibilidad de subir el certificado a la herramienta y plasmar la huella digital en las facturas.