¿Cómo numerar las facturas de forma correcta?
Para autónomos y empresas conocer el reglamento de facturación y numeración de facturas es algo fundamental para evitar problemas con Hacienda. No obstante, es habitual que surjan dudas a su alrededor.
En esta artículo vamos a abordar todo lo que necesitas saber sobre cómo numerar facturas de forma correcta. Un proceso que puede parecer sencillo, pero esconde detalles legales que se deben tener en cuenta.
- ¿Qué es la numeración de las facturas?
- Qué dice el Reglamento de facturación sobre el número de las facturas
- Cómo numerar las facturas correctamente según la AEAT
- Cuándo emitir facturas con diferente serie
- Preguntas frecuentes sobre numeración de facturas
¿Qué es la numeración de las facturas?
La numeración de las facturas es el el mecanismo que se utiliza para ordenar los registros contables y, por tanto, para garantizar que se cumple con las obligaciones fiscales en caso de inspección.
Este sistema es una parte crucial de la factura y, además está sujeto a regulaciones legales específicas, detalladas en el Reglamento de facturación.
Qué dice el Reglamento de facturación sobre el número de las facturas
En España, el Reglamento de Facturación, aprobado en 2012, establece pautas específicas sobre el número de las facturas. Aquí tienes un resumen de las principales disposiciones:
- Numeración obligatoria: Todas las facturas deben ir numeradas, ya sean completas o simplificadas.
- Correlatividad de series: La serie de una factura debe ser correlativa, asegurando una secuencia lógica en la numeración.
- Facturas rectificativas: Las facturas rectificativas deben seguir una serie numérica propia, y no se debe mezclar su numeración con la de facturas ordinarias de venta.
- Numeración por actividad: Si tienes más de una actividad económica, las facturas de cada actividad pueden llevar una numeración independiente.
- Series numéricas por establecimiento: También es posible utilizar series numéricas distintas en caso de que tengas diferentes establecimientos.
Estas directrices buscan garantizar un orden adecuado en la facturación y cumplir con las normativas fiscales establecidas en el país.
Cómo numerar las facturas correctamente según la AEAT
La Agencia Tributaria (AEAT) establece pautas específicas para la numeración de las facturas. Aquí te resumimos las recomendaciones:
- Caracteres Alfanuméricos: Puedes usar y combinar caracteres alfanuméricos (del 0 al 9 y de la A a la Z).
- Mayúsculas: Las letras deben ir en mayúsculas.
- Espaciado: Se permite un espacio entre caracteres, pero no más de uno. No se puede introducir un espacio al inicio de la numeración.
- Caracteres Especiales: Puedes utilizar caracteres especiales como el guion ("-"), la barra inclinada ("/"), o el punto (".").
- Las pautas mencionadas brindan flexibilidad en la creación de números de factura, permitiendo la representación del año fiscal (por ejemplo, 2021/001) o la identificación de diversas actividades o sedes (como A2021/001 y B2021/001 para los establecimientos A y B, respectivamente).
Para ilustrar, ejemplos de numeración de facturas que cumplen con estas directrices son 2021-001, 21/001, ASP21/001 o ASP21-001. Al emplear prefijos para señalar el año fiscal o la serie específica de la actividad, se evita comenzar la numeración únicamente con el número 1, lo que contribuye a prevenir confusiones entre facturas de distintos años.
Cuándo emitir facturas con diferente serie
Existen circunstancias establecidas por la normativa que requieren la utilización de series diferenciadas al emitir facturas. Aquí tienes un resumen simplificado:
- Diversificación de actividades: Si realizas distintas líneas de venta, como productos y servicios, cada actividad debe reflejarse en una serie separada.
- Facturas rectificativas: Deben tener una serie exclusiva para distinguirlas claramente del resto de las facturas.
- Tipo de facturas: Las facturas completas y las simplificadas deben asignarse a series diferentes.
- Facturas emitidas por terceros: Aquellas generadas por terceros también necesitan su propia serie.
- Casos particulares: Facturas judiciales o aquellas que documentan la entrega de ciertos dispositivos o materiales deben contar con series específicas.
- Facturas intragrupo: Si se trata de transacciones dentro de un grupo, deben tener una serie de facturación propia.
Preguntas frecuentes sobre numeración de facturas
En este apartado, abordaremos las dudas más frecuentes en torno a la numeración de facturas, proporcionando información y orientación para garantizar un adecuado cumplimiento normativo y evitar posibles problemas fiscales.
La numeración de las facturas cambia cada año
La numeración de las facturas experimenta un cambio anual, y se aconseja iniciar una nueva serie numérica al comienzo de cada año fiscal.
Una práctica común es incluir el año fiscal en la serie, lo que permite una identificación clara y ordenada. Es importante destacar que no está permitido establecer series numéricas mensuales, reforzando la necesidad de estructurarlas anualmente.
¿Hay que numerar las facturas proforma?
Las facturas proforma, al carecer de valor fiscal y contable, no requieren ser numeradas. La ausencia de numeración en estas facturas refleja su naturaleza preliminar y no compromete la secuencia numérica utilizada para las facturas oficiales.
¿Cambia la numeración en las facturas rectificativas?
Las facturas rectificativas, por su naturaleza correctiva, deben utilizar una numeración diferente y seguir una serie numérica propia.
Aunque la elección de la numeración es flexible, se sugiere utilizar un formato que las identifique claramente como facturas rectificativas. Por ejemplo, podrían numerarse como RE21/001, donde "RE" abrevia "rectificativa" y "21" representa el año fiscal actual (2021).
Cómo corregir un error en la numeración de la factura
Al enfrentarnos a un error en la numeración de las facturas, disponemos de varias alternativas para corregir la situación:
- Generar una factura rectificativa.
- En el caso de una duplicación numérica que afecte a dos facturas del mismo trimestre, es posible efectuar la corrección manual sin repercusiones en el pago del IVA a Hacienda.
- Ante la omisión de un número, se puede elegir entre: a) crear una factura intermedia con valor de 0 euros para subsanar el error y asegurar la integridad numérica, o b) abstenerse de realizar cambios. En esta última opción, es esencial demostrar que el error no afecta la coherencia de las facturas emitidas.
Cómo es la numeración en las facturas de abono
Las facturas de abono siguen un sistema específico de numeración que garantiza su identificación y vinculación con las facturas ordinarias correspondientes.
Además de incluir información clave como el nombre o razón social, dirección y NIF, el número de la factura de abono se compone del número de la factura ordinaria al que se agrega una letra o números específicos.
Por ejemplo, la modalidad C-1 podría indicar una factura rectificativa relacionada con la factura ordinaria número 1.
