Qué son las facturas proforma y en qué situaciones pueden emitirlas los autónomos

La factura es la base de la contabilidad del negocio de un autónomo. Por ley, todos los trabajadores por cuenta propia tienen la obligación de expedir, entregar y conservar justificantes de todas sus operaciones por el ejercicio de su actividad o, lo que es lo mismo, de emitir una factura por la venta de un producto o la realización de un servicio. 

El primer aspecto que se debe conocer es el tipo de factura que se ha de emitir o que se puede emitir en cada caso. Actualmente, existen cinco tipos, cuya utilización depende siempre del contexto, del importe de la misma y del destinatario. 

Una de las facturas que más acostumbran a utilizar los trabajadores por cuenta propia es la proforma, que, grosso modo, se trata del documento previo a la factura ordinaria. Si bien es cierto que a nivel fiscal no tiene validez, se utiliza mucho formalizar el pacto entre el autónomo y el cliente o incluso ante una entidad crediticia. En definitiva, sirve para acreditar que ha existido un inicio de actividad comercial. 

Qué es una factura proforma y para qué se utiliza

Tal y como explicó a este diario una asesora fiscal, una factura proforma es un documento de carácter informativo que no tiene ningún tipo de validez contable. Simplemente, señaló, “recoge los datos relativos a una operación de prestación de bienes o servicios”. 

Según la experta, este tipo de factura podría entenderse como “una factura provisional” en la que los trabajadores por cuenta propia pueden especificar los detalles de una actividad comercial futura. “Una de las características principales de la factura proforma, es que, al no tener una validez fiscal, puede modificarse todas las veces que sea necesario”, señaló. 

Al ser utilizada comúnmente como una factura provisional, y al poder ser modificada sin límites, destacó la asesora fiscal, “lo que suele pasar es que, cuando se está cerrando el trato entre el negocio y su cliente -ya sea otra empresa, un proveedor, o un cliente final-, se van enviando nuevas versiones de la factura proforma, con los cambios que se van realizando”. 

Así, cuando ambas partes consideran que la factura proforma es correcta y corresponde con la relación comercial que se va a llevar a cabo, “entonces es cuando se emite la factura definitiva, con todo lo acordado mediante la factura proforma”, añadió. 

La factura proforma no es lo mismo que un presupuesto

La factura proforma, por definición, puede confundirse con un presupuesto. Sin embargo, no son lo mismo, ya que hay varios aspectos que los diferencian. 

Cuando se entrega un presupuesto, se hace con el objetivo de indicar por escrito, de forma clara y desglosada, cuánto se va a cobrar a un cliente por la venta de un producto o la prestación de un servicio. Es decir, sirve para informar, antes de que haya un acuerdo comercial, de cuáles son las obligaciones y las condiciones por ambas partes. 

“Cuando el autónomo envía un presupuesto, ya sea a otra empresa, a un proveedor, o a un cliente, tiene la obligación de mantener el precio que haya establecido en el mismo. Por eso, antes de contratar a una empresa para que preste un determinado servicio, siempre se solicita un presupuesto”, explicó a este diario una asesora laboral.  

Aunque el envío de un presupuesto no es obligatorio, “lo más recomendable es enviar siempre el presupuesto, ya que es el primer paso para que haya un entendimiento entre lo que busca el autónomo o negocio y lo que busca el cliente”. Eso sí, explicó, si no lo firman ambas partes, “el presupuesto carece de valor”.

Sirve para fijar un pacto entre autónomo y cliente

Sin embargo, la factura proforma es un documento, que aunque es de carácter provisional y no tiene validez fiscal, sí otorga un pacto entre el negocio o autónomo que vende un producto o presta un servicio y su cliente, de manera que “con la factura proforma, el autónomo se compromete a ciertas cosas con sus clientes y a cumplir con su parte, que, en este caso, es la entrega de un bien o un servicio”. 

El otro gran factor que diferencia la factura proforma del presupuesto, es que este no tiene que hacerse cumpliendo con ningún diseño o formato. “En cambio, la factura proforma debe ser estéticamente igual que la factura definitiva. Por eso se entiende la proforma como una factura provisional”, explicó la experta fiscal.

“A fin de cuentas, la emisión de una factura proforma depende siempre de las necesidades del cliente. Puede ser que el cliente únicamente pida el presupuesto y, a continuación, la factura definitiva, o puede ser que el cliente sea quien pida la factura proforma. Esto, por ejemplo, muchas veces sucede porque los bancos, para conceder determinados préstamos, solicitan a sus clientes que justifiquen el motivo por el que se pide dicha cantidad. La factura proforma es una buena manera de demostrarlo”, explicó. 

Por ejemplo, señaló, una persona quiere reformar su cocina. “Acude a un negocio que se dedica a ello y pide el presupuesto. Después, sabiendo lo que le costaría, recurre a una entidad bancaria para solicitar un préstamo, y allí se le solicita un justificante de la operación. Solo con el presupuesto, no podrá justificar para qué quiere ese dinero, sin embargo, a través de la factura proforma sí podrá hacerlo, ya que es un pacto entre el cliente y el negocio, y por tanto da veracidad a la relación comercial”, concluyó. 

¿Cuáles son los elementos que deben figurar en una factura?

Independientemente del motivo por el que se emita una factura, todos los documentos deben tener una serie de datos básicos y comunes que recogen los principales elementos de la transacción por la compra/venta de un bien o un servicio. 

Estos elementos están regulados por el artículo 6 del Real Decreto-ley 1619/2012, de 30 de noviembre, y, por tanto, el autónomo deberá incorporarlos en cada factura que emita. En el caso de que se emita una factura proforma, debe especificarse en la parte superior del documento.

• Datos del autónomo: nombres y apellidos de la persona que emite la factura; domicilio; y NIF o CIF. También puede añadirse un teléfono de contacto o un correo electrónico.
• Número de factura: número correlativo de la serie de la factura. Deben ir ordenados desde el uno (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante todo ese ejercicio fiscal. Se trata de uno de los elementos que más problemas causa a los autónomos, bien por error o bien por omisión. Es imprescindible vigilar la correlación, ya que Hacienda suele prestar especial atención a este punto.
• Fecha: día de emisión de la factura. Debe ser correlativa con el número de la factura.
• Datos del remitente: nombre y apellidos del remitente de la factura; dirección; y NIF o CIF de la persona que recibe la factura.
• Concepto: en este punto debe describirse la factura, por lo que tiene que especificarse el motivo por el que se emite dicho documento, ya sea un producto o un servicio.
• Base imponible: cuantía de la factura sin incluir los impuestos (IRPF e IVA).
• Retención de IRPF: retención para autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tenga.
• IVA: cantidad de Impuesto sobre el Valor Añadido que corresponde cobrar en la factura. En la mayoría de facturas se emitirá a un 21%, salvo que el tipo de IVA del producto o servicio sea reducido (10%), superreducido (4%) o exento.
• Método de pago: medio por el que se va a recibir el cobro de la factura en cuestión.

Caso práctico de cómo preparar una factura

Tomando como ejemplo un trabajador por cuenta propia que se dedica a la comunicación y al diseño gráfico, a continuación pasaremos a elaborar una factura. En primer lugar, será necesario incluir los datos tanto del autónomo que emite la factura como de la persona o entidad que la recibe. 

En la parte superior izquierda se incluirán los datos del emisor (nombre, dirección y CIF). En la parte superior derecha se incluirán los mismos datos, pero del receptor de la factura. A continuación, se especificará el número de factura, la fecha y el concepto, seguido de la cantidad y unidades del producto o servicio.

Una vez detallados estos datos, incluiremos la información fiscal y monetaria. Este autónomo prestó sus servicios a un cliente por un importe (base imponible) de 909,09 euros. Aplicando un tipo de IVA del 21%, el autónomo tendrá que sumar a esa base, la cantidad de 190,91 euros. Cabe destacar, que aunque el autónomo haya recibido el IVA de esa factura, él será el encargado de entregarle la cantidad correspondiente a la Agencia Tributaria en su autoliquidación trimestral correspondiente.

Además, dependiendo de la retención sobre el IRPF que tenga el autónomo, se calculará el total final de la factura. En este caso, al tener una retención del 15%, se restará a la base imponible la cantidad de 136,36 euros, dejando un total de 963,64 euros (909,09 euros + 190,91 euros - 136,36 euros), que será lo que el cliente tendrá que abonar. Además de los datos fiscales y el coste del producto o servicio, el autónomo tiene la obligación de incluir el resto de elementos que se regulan en el artículo 6 del Real Decreto-ley 1619/2012, de 30 de noviembre.