Los autónomos podrán obtener por primera vez copias autorizadas de documentos sin pasar por la notaría

Los autónomos ya pueden solicitar, de manera telemática, copias digitales de escrituras autorizadas extraviadas o antiguas en custodia por las notarías. Esto se debe a la entrada en vigor, el pasado 9 de noviembre, de las medidas incluidas en la Ley 11/2023, de creación del protocolo electrónico notarial, con la que los notarios pueden, por primera vez en la historia, tramitar contratos, constituir sociedades o nombrar administradores telemáticamente.

La Portavoz del Consejo General de Notariado, Teresa Barea, explicó a este diario que “el nuevo sistema digital a través del Portal Notarial del Ciudadano permite que los usuarios puedan solicitar a sus notarías copias digitales autorizadas de escrituras pasadas, previas a la aprobación de esta nueva ley". Al ser un servicio instaurado por ley, “está disponible en todas las notarías del país”, y los trámites se pueden formalizar mediante videoconferencia, con los beneficios que ello conlleva para las múltiples gestiones de los autónomos y empresarios.

Además, por primera vez, los notarios enviaran copias autorizadas de cualquier gestión telemática, aparte de las copias simples electrónicas (copias informativas para los usuarios) que ya existían. Como subrayó Barea, “ahora también enviarán a los usuarios las copias autorizadas, que son las que acreditan jurídicamente, mientras que antes solo era posible obtenerlas en papel". Esto otorga diversas ventajas, “ya que a través del Portal Notarial del Ciudadano, las personas pueden recurrir a sus escrituras, guardadas y ordenadas, en el momento justo en que las necesiten”. 

Según el Consejo del Notariado, los ciudadanos podrán acceder a diferentes funciones por medio del servicio, desde elegir por vía online al notario que prefieran hasta localizar al que tenga los originales de sus escrituras para solicitar esas copias, así como examinar e intercambiar documentación necesaria con anterioridad a la firma de la escritura pública, gracias a la Ley 11/2023, de trasposición de Directivas de la Unión Europea. Desde el consejo calculan que las copias electrónicas que solicitarán ciudadanos y empresas podrían superar los 13 millones al año.

Los autónomos ya pueden solicitar copias autorizadas de documentos en formato digital previos a la aprobación de la ley

Como relató la portavoz, los ciudadanos y las empresas disponen, por primera vez en la historia, “de las copias electrónicas autorizadas de sus documentos notariales”, es decir, “aquellas que acreditan jurídicamente a los usuarios”, y pueden ser "intercambiadas o enviadas a los organismos que se las soliciten de manera telemática". En ese sentido, como explicó Barea, las nuevas copias también incluyen “cualquier protocolo en custodia en la notaría”. Como ejemplo, “si un usuario firmó hace veinte años una compra-venta, y necesita ahora las copias autorizadas para otras operaciones, puede solicitar y volver a generar su copia digital autorizada, que quedará archivada en la nube”. 

Esto conlleva ventajas, como la comodidad de disponer de los documentos cuando se necesiten, además del ahorro en tiempo y en papel. “Como autónomo, voy a tener todos mis documentos en formato electrónico en la nube, de manera ordenada y segura, y siempre a mi disposición”. Además, estas operaciones pueden solicitarse “desde el Portal Notarial del Ciudadano, a cualquier notaría de España por ley”, detalló Barea. 

Es decir, todos los ciudadanos pueden acceder a este portal, y desde éste “solicitar al cualquier notario una copia autorizada de un documento suyo”, así, el notario, a través del mismo portal, en respuesta a su solicitud “le adjuntará su copia con el coste que tenga, igual que el que tendría en papel y, por supuesto, sin coste añadido”, destacó Barea. 

¿Qué cambios presenta esta ley para los usuarios?

Según especificó la portavoz, “la gestión telemática nace como una vía alternativa para aquellos que puedan necesitarlo, solventando muchos inconvenientes”. Este servicio dotará de calidad, agilidad y cercanía a los procedimientos notariales, “cumpliendo las máximas garantías de seguridad y protección jurídica, que es de lo que se trata”. 

Para ello, los notarios pondrán en marcha el protocolo electrónico por vez primera, según mencionó Barea. Es decir, cualquier documento firmado ante notario tendrá doble formato, tanto el formato en papel como una versión electrónica, que quedará depositada en el Consejo General del Notariado de forma encriptada. Estas versiones electrónicas podrán obtenerse, desde ahora, a través del Portal Notarial del Ciudadano. Además, estas comunicaciones abreviarán y eliminarán trámites para los usuarios. “Por ejemplo, los cambios del catastro, que ya se están dando desde la notaría”, aclaró Barea. El proceso digitalizador ahorra las gestiones adicionales que los ciudadanos tienen que hacer. 

Por primera vez se permite, también, como se ha mencionado anteriormente, el envío de copias autorizadas electrónicas desde la notaría a particulares. Hasta la aprobación de la ley, la copia autorizada solo se entregaba en papel, mientras que ahora, cualquier persona que realice la solicitud previa puede recibir electrónicamente la autorizada. “Lo que sucede con cualquier escritura es que las copias que se entregan a los usuarios son copias simples. La copia buena, por así decirlo, es la autorizada, aquella que acredita tu título de propiedad, ya que lleva el sello y firma del notario. Hasta ahora, esa copia solo se entregaba a los particulares en formato papel, no podíamos enviarles una copia autorizada electrónica. Ahora, con la nueva ley, sí". 

En el caso de los autónomos, este aspecto presenta una ventaja fundamental, ya que, como aclaró Barea, suelen tener que lidiar con un número mayor de operaciones frente al notario (constituir o disolver la sociedad, cambiar domicilios, ampliar capital, cambiar de administrador, etc.). En este caso, los emprendedores “necesitan tener un espacio seguro y ordenado en el que puedan disponer de las copias sin perderlas o extraviarlas”, lo que se resuelve con el formato electrónico. Así, los autónomos dispondrán de dos copias, una en formato papel y otra en formato digital. Y las copias digitales podrán, por fin, "ser autorizadas además de simples". 

En tercer lugar, toda la gestión podrá llevarse a cabo por medio del Portal Notarial del Ciudadano, “con garantía de seguridad total”. Por medio de esta sede electrónica, el usuario puede registrarse y acreditarse para el intercambio de información. “Funciona como cauce de comunicación con la notaría, siendo interesante especialmente para particulares como autónomos y empresas. Si tengo una empresa, solo tengo que pedir al momento las copias que necesite de la notaría, y puedo dejarlas ahí guardadas (en la nube) de forma segura, para obtenerlas en el preciso momento que un agente externo (por ejemplo, los bancos), me las solicite”, explicó Barea. Según los datos del consejo, ya se han dado de alta en el portal más de 300.000 personas físicas y jurídicas.

Por último, como aclaró Barea y adelantó este medio, la ley incluye desde el pasado jueves una serie de actuaciones jurídicas concretas, que se pueden otorgar online, de las cuales Barea destacó los actos mercantiles, ya que su gestión telemática se ideó con la finalidad de dar flexibilidad al otorgamiento para solventar posbiles casos complejos en la constitución. 

“La constitución de sociedades es uno de los actos principales, porque el formato online no elimina el formato presencial, pero entrega una mayor libertad de gestión. Cabe mencionar, por ejemplo, los casos en los que los socios que constituyen la sociedad viven o se encuentran en diferentes partes del país, o en diferentes países, por los motivos que sea”. Con ello, nace también la posibilidad de “constituir una sociedad limitada en otro país miembro sin necesidad de presencia física”, como respuesta a la exigencia de la Unión Europea recogida en la Directiva comunitaria 2019/1151. 

La constitución de sociedades mercantiles podrá llevarse a cabo siempre que sea mediante aportación dineraria

La creación de sociedades mercantiles se podrá llevar a cabo online siempre que el capital se constituya mediante aportación dineraria. “Si el autónomo o empresario constituye una sociedad aportando como capital una casa, o en definitiva, cualquier otro tipo de aportación que no sea dineraria, en ese caso no sería posible y se tendrían que llevar a cabo de manera presencial”, detalló Barea. 

La portavoz apuntó que cualquier acto “como son las constituciones o aumento de capital que implican aportación, han de ser dinerarias” para poderse realizar telemáticamente con la nueva ley. A partir de ahí, el resto de actos mercantiles, una vez que se cumpla ese requerimiento, “se podrían hacer online”, un aspecto que Barea resalta teniendo en cuenta la seguridad, agilidad y flexibilidad “que necesitan los autónomos”.

Cabe recordar que la constitución de una sociedad implica “no solo el otorgamiento de la escritura notarial”, sino también “su inscripción en el Registro Mercantil”, además de los trámites posteriores propios de la creación de actividad empresarial. “Todo esto ya se puede realizar telemáticamente”, aclaró Barea. 

¿Cuáles son los actos jurídicos que ya pueden realizarse telemáticamente?

Los notarios podrán autorizar en la sede electrónica notarial los siguientes negocios y actos jurídicos:

• Nombramientos de cargos.
• Apoderamientos mercantiles. 
• Ampliación y reducción de capitales.
• Traslado de domicilio social.
• Disolución y/o liquidación de una sociedad.
• Pólizas mercantiles.
• Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
• Los poderes de representación procesal para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos.
• La revocación de poderes, excepto los preventivos.
• Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
• Los requerimientos iniciales de las actas y aquellas diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
• Los testimonios de legitimación de firmas.
• Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
• Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
• La conciliación en los casos que el notario lo considere conveniente.
• Actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.