Herramientas que permiten a los autónomos elaborar el presupuesto ideal para sus clientes

Las herramientas de gestión en la nube son una parte cada vez más importante para los negocios, ya que les permiten llevar al día la contabilidad o los impuestos, de manera que pueden simplificar los trámites, automatizarlos y disminuir el riesgo de perder algún documento. Sin embargo, las posibilidades de digitalización no sólo se limitan al ámbito contable.

Cada vez hay más opciones para digitalizar distintas áreas de la actividad y gestionar a través de Internet aspectos como la organización del personal y producción del negocio, la atención al cliente o la carta de presentación de un producto, Una de las herramientas que puede ayudar a los autónomos y pequeños negocios a ahorrar tiempo y captar mayor clientela es un programa para hacer presupuestos online.

En el mercado existen diferentes softwares para generar presupuestos online como Billin, que ayudan a que los autónomos y pequeños negocios hagan estos documentos de manera sencilla y sin errores, para lograr así una mejor gestión comercial.

Estas herramientas multiplican las posibilidades a la hora de hacer un presupuesto de un producto o servicio que genera interés para el cliente. Por ejemplo, autorrellenando distintos conceptos, completando fácilmente las retenciones, las unidades o los impuestos, e incluso vinculándolos a la facturación, para simplificar la llevanza de la contabilidad.

¿Cómo funcionan las herramientas para elaborar presupuestos online para un cliente?

Las herramientas de presupuestos online, como por ejemplo la de Billin, permiten realizar distintas acciones que no serían posibles al elaborar un presupuesto tradicional. Algunas de ellas son:

• Buscar en la herramienta los productos o servicios y autocompletar la plantilla con su información, para crear un presupuesto online más rápido y evitando errores.
• Autorrellenar los datos de clientes de manera automática e inteligente, si están dados de alta en el programa.
• Tener un control de la emisión de los presupuestos y poder hacerles un seguimiento.
• Vincularlos con la factura correspondiente.
• Presupuestos guardados en la nube de forma segura, y accesibles siempre desde cualquier lugar y dispositivo.

Además, estas herramientas cuentan con algunas funcionalidades que permiten a los pequeños negocios generar presupuestos de manera más eficiente y personalizada.

Creación, supervisión y envío de presupuestos

Una de las claves de las herramientas de presupuestos online es que permiten crear, descargar y enviar un presupuesto de manera sencilla, ya que están diseñados especialmente para tener una interfaz clara e intuitiva.

Tan sólo hay que rellenar los huecos con los datos que se van indicando, siendo incluso algunos de ellos autocompletables como los datos del cliente y los relativos a productos y servicios.

En el caso de Billin, por ejemplo, este programa tiene la capacidad de supervisar en tiempo real el estado de los presupuestos enviados: si están pendientes o recibidos, si han sido devueltos, etc.

Esto proporciona una visión inmediata del progreso de la operación y permite tomar medidas de respuesta rápida. Esta característica agiliza la comunicación y garantiza la transparencia en las transacciones comerciales, ya que da detalles del estado de cada presupuesto.

Personalización de presupuestos

Una parte fundamental de un negocio es la marca y eso se tiene que trasladar no sólo a la página web sino también a los demás aspectos del negocio, incluidos los presupuestos que se generan.

Para ayudar en eso, estas herramientas facilitan la personalización de los presupuestos para poder incluir colores de marca, logotipo, etc. y transmitir así una imagen integral y coherente del negocio.

Disponibilidad de diferentes plantillas

Existen diferentes estilos y formas con los que se puede realizar un presupuesto. Por ejemplo, en Billin tienen una gran variedad de modelos para elegir el que más se adecúe a los gustos y necesidades de cada autónomo o empresa.

Estos modelos también pueden descargarse y personalizarse con el logotipo y colores de empresa para que sean más corporativos.

Cálculo automático de variables

Al igual que ocurre dentro de las herramientas de generación de facturas, en los softwares para hacer presupuestos online se pueden realizar cálculos automáticos de variables, como retenciones, impuestos, gastos suplidos, descuentos, etc.…

Tan sólo hay que introducir la cantidad y la herramienta hace el resto por ti con la información que dispone sobre los productos y servicios. 

Configuración de distintos métodos de pago

Una de las funcionalidades más atractivas de los generadores online de presupuestos es la posibilidad de especificar qué tipo de pago quiere el negocio que lleve a cabo su cliente.

En ese caso, algunas herramientas permiten activar o detallar el sistema de pago que quieren de entre algunos como: transferencia bancaria, domiciliación, efectivo o contra reembolso.

Permite exportar presupuestos a diferentes formatos

Una vez realizado el presupuesto, las herramientas permiten descargarlo en formato Excel o PDF para su envío al cliente.

En el caso de que realices varios, además de la descarga individual, facilitan poder hacerlo de manera masiva en grupo y se suelen almacenar en un archivo ZIP para facilitar su envío.

Otros servicios y funcionalidades de programas para hacer presupuestos online

Las herramientas de generación de presupuestos online suelen contar de manera complementaria con otros módulos como los de generación de facturas, tickets, proformas o gestores de clientes y productos.