Guía de las herramientas más útiles para gestionar todos los aspectos de un negocio

El uso de herramientas digitales ofrece un valor añadido a las empresas a la hora de mejorar la administración integral del negocio gracias a las prestaciones que ofrecen. La automatización, la rapidez de los procedimientos, la simplificación en la toma de decisiones o en análisis en tiempo real gracias a los sistemas en la nube son algunas de las ventajas que presentan estas herramientas. Para los expertos, "saber cómo mejorar la gestión" o contar con sistemas que permitan "mejorar la relación con el cliente" son claves. Esta gestión abarcar la facturación, el control de clientes, el marketing y hasta el cobro de impagados

Entre los sistemas que recomiendan destacan los ERP, las herramientas de gestión de proyectos y los CRM.

Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning)

Los expertos consultados siempre inciden en que los negocios requieren de sistemas que permiten mejorar su organización y la administración, así que una herramienta ERP que permita integrar en ella diferentes áreas dentro de la misma permite una optimización de la gestión en tanto que aúna los diferentes departamentos, funcionando como hilo conductor. Las áreas que integra un ERP son variadas, pero entre las más populares se encuentran aquellas que permiten gestionar el apartado de facturación y contabilidad. Algunas herramientas populares de ERP que recomiendan los expertos son:

• Sage 50

Es un sistema integrado que permite agilizar el proceso de facturación obteniendo informes acerca de nuestros resultados a partir del seguimiento enfocado a diferentes áreas: contabilidad analítica y presupuestaria y seguimiento de existencias. Parte de su sencillez y optimización radica en que se integra con Microsoft 365 para realizar los procedimientos. Cuando la gestión basada en la nube, como es el caso de este sistema, permite integración con Microsoft, optimiza las funcionalidades a las que podemos acceder desde cualquier lugar, lo que puede ser interesante en las tareas de trabajo colaborativo en tiempo real. La herramienta ofrece, entre otros, analíticas sobre las desviaciones entre los objetivos de negocio y los resultados, tratamiento del stock y los procesos de facturación en tiempo real y seguimiento de cobros Aging, que permite gestionar las cuentas pendientes de cobro según antigüedad de vencimiento.

• Holded

Este software concentra, además de la herramienta de contabilidad y facturación, gestión empresarial general que incluye gestión de proyectos, sistema de gestión de clientes y gestión de recursos humanos. Permite un seguimiento de todo el proceso comercial desde la creación del presupuesto hasta el proceso de cobro. Tiene un sistema intuitivo que automatiza las tareas repetitivas para colaborar con el ahorro de tiempo; su inventario coordina todo el ciclo del producto y su sistema para administrar el equipo permite agregar empleados y manejar sus nóminas. Los asientos contables permiten configurar libros de cuentas de pérdidas, ganancias, y balances. Este software tiene a su disposición, además, webinars gratuitos y el recurso Academy, una página con guías de inicio y video tutoriales para resolver dudas acerca del uso del sistema.

• Invisible Collector

Es una plataforma online en la nube, que se vale de la Inteligencia Artificial para gestionar el cobro de facturas. Esta plataforma pionera optimiza los impagos de manera transversal; atrás queda el sistema mecánico para gestionar los flujos de cobro ya que otorga un valor añadido con IA: permite analizar datos de comportamiento del deudor gracias al algoritmo, lo que logra obtener un perfil de comportamiento para que el deudor pueda ser tratado con la opción más óptima. Es decir, gestiona la estrategia de comunicación más inteligente para facilitar la relación con él. La plataforma permite que el deudor pueda renegociar la deuda y también abonar el pago correspondiente por medios digitales.

• Anfix

Recomendada también por el EAE Bussines School, es una herramienta que vincula la facturación, la contabilidad y la tesorería. Al igual que Holded, combina todas estas herramientas con otros aspectos administrativos como la gestión de clientes y proovedores o la gestión de proyectos. Entre otras prestaciones, el usuario puede crear todos los asientos contables que necesite o digitalizar todo el sistema contable a través de la tecnología CleverScan, un sistema de inteligencia artificial que automatiza la lectura de facturas con precisión para no tener que picar los datos a mano.

Herramientas de gestión de proyectos

Estos sistemas permiten englobar la información pertinente de un proyecto para organizar los recursos y tareas de los equipos y darles un seguimiento, es decir, organiza los flujos de trabajo en base a unos objetivos. Algunas de las herramientas más recomendadas por los expertos para esta gestión son Anfix, mencionada anteriormente, o Trello.  

Herramientas para interrelacionarse con los clientes

Otras herramientas útiles son los CRM o herramientas de gestión de clientes, según los expertos, sistemas que permiten administrar a través de las bases de datos nuestra relación con los clientes y las interacciones con ellos, tanto de los existentes como de los potenciales. Aunque también integran diferentes módulos con la finalidad de tomar decisiones en base a la información que recaban, los ERP están enfocados a recursos empresariales (como sería la gestión de la contabilidad, la producción o la logística) y los CRM están enfocados en la gestión de las ventas y la productividad a partir de la relación con los clientes.

Recoger la información de los clientes para poder personalizar su experiencia más tarde es una de las funciones básicas de este tipo de herramientas, que tienen por objetivo simplificar el tratamiento de los datos. La clave del CRM es que tiene que ayudar al emprendedor a simplificar toda la gestión de datos sobre el cliente que intervienen en el proceso de venta, así como de los leads, optimizando dichos procedimientos. Algunos de los CRM recomendados por los expertos son:

• Zoho Desk.

Sus funcionalidades van desde la administración de tickets a través de formatos multicanal hasta la medición del servicio a través de su seguimiento mediante variables métricas, lo que permite obtener informes y estadísticas de nuestros resultados para analizar a los clientes. Permite combinar la gestión de bases de datos, historial de clientes, ventas y marketing. Entre sus herramientas exclusivas contiene un sistema de organización de tickets automático según diferentes factores (como la prioridad, hora de vencimiento, estado,...) que ayuda a simplificar el trabajo a la hora de decidir qué ticket atender en primer lugar.

• Salesforce

Este sistema CRM ofrece, entre sus funcionalidades, integración con diferentes aplicaciones, lo que permite optimizar los flujos de trabajo, y seguimiento de la ruta de venta de cada cliente desde un único lugar gracias a una herramienta de marketing automatizada, Marketing Cloud.