Muchos autónomos desconocen aún los requisitos que deben cumplirse en el registro horario o de jornada

Todos los autónomos con empleados tienen obligación de realizar un registro de jornada laboral, donde debe incluirse de forma detallada la hora de entrada y salida de los trabajadores, así como un registro salarial, donde se muestre de forma separada las retribuciones de hombres y mujeres de su plantilla. 

En los últimos años, la Inspección de Trabajo ha impuesto numerosas sanciones a todos aquellos negocios que, tras someterse a una inspección, no estuvieran cumpliendo correctamente con sus obligaciones en esta materia. Unas sanciones que, en su falta más grave, pueden alcanzar los 7.500 euros.

Lo que es muchas veces desconocido por una gran parte de los autónomos es que, tal y como explicaron desde el Ministerio de Trabajo y Economía Social, estos registros “suponen un tratamiento de datos, porque permiten identificar a una persona en concreto”. Es decir, la mala praxis con este tipo de información podría suponer una infracción del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). 

Según aseguraron desde la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), resulta “imprescindible” saber cómo se deben tratar tanto los registros de jornada como los registros salariales para cumplir con la legislación. 

El registro de jornada supone un tratamiento de datos al contener información personal de cada empleado

Desde hace más de tres años, todos los negocios con empleados tienen la obligación de realizar el registro de jornada, independientemente de su tamaño. En caso de no cumplir con esta obligación y recibir una inspección, los autónomos pueden verse gravemente perjudicados al tener que afrontar elevadas sanciones económicas que podrían hacer tambalear la continuidad del negocio.

Según aseguró a este diario el abogado laboralista y gestor administrativo de AGM Abogados, Luis San José, “en el momento en el que la Inspección de Trabajo solicita alguna información, aunque sea sobre otro asunto, solicita tanto el registro de jornada como el registro salarial”. 

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), junto con el Ministerio de Trabajo y Economía Social, publicó una guía en la que se recuerda el correcto tratamiento que los autónomos y empresas deben hacer sobre ambos registros. 

“Los registros de jornada deben ser conservados durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, siendo válido cualquier medio de conservación siempre que se garantice su preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori de su contenido, ya se trate de soporte físico o cualquier otro que asegure idénticas garantías”, explicó la AEPD.

Estos registros, añadieron, suponen un tratamiento de datos, “ya que permiten identificar a una persona en concreto”. No obstante, según aclararon desde la AEPD, el derecho a la protección de datos “no limita las opciones de una empresa en relación con el sistema de registro horario”, aunque sí es recomendable “que se adopte el sistema menos invasivo posible”. 

Obligaciones con las que tienen que cumplir los autónomos en lo que respecta al registro de jornada

Las reglas de protección de datos, según recoge la guía elaborada por la AEPD y el Ministerio de Trabajo, “no pueden impedir la transmisión de la información pertinente a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”. Desde la perspectiva del derecho a la protección de datos de los empleados, deben tenerse en cuenta y cumplirse las siguientes obligaciones:

• El registro de jornada debe estar incluido en el Registro de las Actividad del Tratamiento (artículo 30 del RGPD).
• Los empleados tendrán derecho a ser informados y, en su caso, a ejercitar los derechos de acceso, rectificación, oposición y supresión, “con independencia de que el registro sea más o menos sofisticado”. 
• Según el número de trabajadores y el formato utilizado, podría llegar a ser necesario realizar una evaluación de impacto.
• El registro de jornada no debe incluir más datos personales que los imprescindibles.
• El registro no puede ser de acceso público ni estar situado en un lugar visible para cualesquiera personas trabajadoras, clientes o proveedores. 
• La empresa o el negocio actuará como responsable del tratamiento, “sin perjuicio de que los proveedores externos de los sistemas de registro se conviertan en encargados del tratamiento”.
• Los datos del registro no pueden ser utilizados con finalidades distintas al control de la jornada de trabajo.
• Las medidas de seguridad de los datos recopilados dependerán siempre del sistema utilizado y del tipo de datos. “Deberá evitarse el acceso de personas no autorizadas si ese acceso permite comprobar datos de otros compañeros”, señaló la AEPD.
• Los negocios y empresas deben respetar la confidencialidad de los datos. La publicidad de dicha información “está limitada a las personas autorizadas por ley”. 

“El registro horario es un instrumento para verificar la jornada laboral diaria realizada por cada persona trabajadora, y su finalidad es crear un marco de seguridad jurídica en las relaciones entre trabajadores y empresas, así como posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”, explicó el Ministerio de Trabajo y Economía Social. 

Asimismo, añadió, la empresa o el autónomo, tras analizar los datos del registro de jornada, “podrá conocer si alguna de las personas trabajadoras ha incumplido su horario”. Por este motivo, destacó, “no es necesario que los empleados hayan sido informados específicamente sobre los resultados de dicho control”. 

Eso sí, “el registro horario no podrá ser utilizado para fines diferentes, “como por ejemplo comprobar la ubicación de una persona trabajadora”. 

El registro salarial no debe contener información personal

Desde abril de 2021, todos los negocios y empresas con empleados tienen la obligación de realizar el registro salarial, en el que deben mostrar de forma separada las retribuciones de hombres y mujeres de su plantilla. 

Según explicó la Agencia Española de Protección de Datos, al tratarse de una obligación legal, los autónomos no requieren el consentimiento de sus empleados. 

No obstante, el registro salarial “no justifica el tratamiento de datos personales, ya que en dicho registro no ha de constar el salario de cada persona trabajadora, sino los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de la plantilla”. 

Es decir, en este registro deben figurar datos disociados y no datos personales o información que permita identificar a una persona en concreto. Así, al contrario de lo que sucede con el registro de jornada, no se contempla un derecho a la información ni el ejercicio de derechos de acceso, rectificación, oposición o supresión, ya que no debe producirse un tratamiento de datos personales. 

En lo que respecta a la consulta del registro salarial, las empresas que tengan representación legal de las personas trabajadoras deberán facilitarlo a dicha representación, “teniendo derecho a conocer el contenido íntegro del mismo”. Si los trabajadores no disponen de representación legal, se deberán facilitar únicamente las diferencias porcentuales que pudieran existir entre hombres y mujeres. 

Las empresas con plantillas reducidas deberán tomar medidas extraordinarias

El registro salarial no tiene porqué implicar el tratamiento de datos. Sin embargo, según explicó la AEPD, el dato disociado podría convertirse en dato personal en situaciones en las que el número de personas trabajadoras sea reducido. 

Ese sería el caso, por ejemplo, de una empresa cuya plantilla esté compuesta por tres hombres y una mujer, ya que los datos “serían perfectamente identificables por mera deducción”. 

En este caso, los autónomos deben tomar las siguientes acciones específicas: 

• El registro deberá contar con las medidas de seguridad basadas en el análisis de riesgos conforme al RGPD.
• El autónomo o empresa deberá informar a sus empleados del tratamiento de datos personales y de su finalidad.
• Los representantes de los trabajadores estarán obligados a respetar la confidencialidad de la información.