¿Qué deben tener en cuenta los autónomos a la hora de elegir una impresora profesional para su negocio?

La tecnología que utiliza el autónomo determina la calidad de su trabajo y también su rentabilidad. A día de hoy, casi todos los trabajadores por cuenta propia cuentan con equipos tecnológicos en su negocios, desde ordenadores de sobremesa, hasta portátiles e impresoras. A la hora de elegir cualquiera de estos equipamientos, es clave valorar factores como el tipo de actividad que se desempeña, el momento de la compra, el precio y, por supuesto, las características del producto.

Antes de hacer cualquier inversión en el negocio, no hay que perder de vista tampoco que estos equipos son deducibles tanto en IVA como en IRPF, por lo que es recomendable adelantar la compra antes de diciembre para que el gasto pueda incluirse como deducible en la RENTA de 2021. De lo contrario habría que esperar hasta 2023. 

Y más importante todavía es el precio y las prestaciones que ofrece el equipamiento. En cuestiones de tecnología, elegir un ordenador o una impresora destinado al hogar, siendo autónomo, puede suponer un pequeño ahorro en un primer momento pero un gran gasto y pérdida de rentabilidad para el negocio a medio y largo plazo. Los expertos recomiendan a las empresas optar siempre por equipos profesionales, más aún si se trata de tecnología, ya que de ello puede depender la productividad y los costes del negocio. 

Es el caso de los ordenadores de sobremesa y portátiles, pero también de las impresoras. Antes de optar por uno u otro modelo y decidir si se necesita una impresora de grandes dimensiones o más pequeña, de tinta o láser, el autónomo debe optar por marcas especializadas en equipamiento profesional, ya que las necesidades de impresión de un hogar no son las mismas que las de una oficina. Del mismo modo que tampoco se necesitarán las mismas prestaciones en una empresa de diseño gráfico o un despacho de abogados, que en una empresa de alquiler de vehículos o un pequeño hostal. 

Claves para que los autónomos elijan la mejor impresora para su negocio 

A la hora de elegir una u otra impresora, independientemente del tamaño del negocio, los expertos recomiendan elegir siempre marcas fiables. Además, muchas suelen hacer campañas de descuentos en esta época. Una de ellas es HP, que reúne varias ofertas de impresoras profesionales, así como descuentos en impresoras inteligentes HP+, que están conectadas a la nube y permiten imprimir desde cualquier lugar.

Algunas de las claves que hay que tener en cuenta antes de optar por una u otra impresora son: si se trabaja desde casa o desde la oficina; si se necesitan grandes cantidades de folios impresos en poco tiempo para el negocio, o si el producto depende directamente de estas impresiones, como sucede con los diseñadores o arquitectos.

Mientras que un pequeño negocio que necesita una gran cantidad de informes para gestionar dentro del negocio, quizás podría priorizar el precio de la impresión por encima de la precisión, ya que el texto sigue siendo legible y está destinado al uso dentro de la empresa, un diseñador o arquitecto no podría permitirse impresiones sin un alto grado de precisión. 

Así pues, independientemente de la marca, hay que elegir siempre en función de las necesidades y objetivos de la empresa para optar por una buena relación calidad -precio de las impresiones. 

Ahorro de costes

Por ejemplo, en el caso de HP y sus impresoras profesionales, se ofrece a los pequeños negocios una gama de impresoras asequibles y profesionales HP Office JetPro. Esta oferta, por ejemplo, podría ir destinada a negocios que no necesitan un alto grado de precisión a la hora de imprimir pero que sí pueden necesitar servicios como la impresión a doble cara automática, que supone un ahorro importante; la impresión en A3; la función de fotocopiadora y escáner; y hasta la posibilidad de imprimir desde el teléfono móvil. Estos equipos permiten una calidad aceptable en la impresión y suponen hasta un 50% de ahorro en costes respecto a las impresoras laser, por lo que son ideales para muchos autónomos y microempresas.

Número de impresiones 

Por supuesto, también puede darse el caso de que se necesite un gran número de impresiones en el mínimo tiempo posible, como sería el caso de algunas medianas o grandes empresas, con más de 50 trabajadores en plantilla. En este caso habría que buscar familias de impresoras compactas o grandes, pero con una capacidad de, como mínimo, 25.000 impresiones.

Sería el caso, por ejemplo, de la gama de impresoras HP Laserjet, que ofrecen gran capacidad de impresión en poco tiempo, y menos consumo energético.

Calidad de la impresión

Y aunque todos los autónomos necesitan reducir gastos en su negocio, en algunos sectores que necesiten realizar impresiones profesionales, podría ser más adecuado un equipamiento con precisión y calidad superiores a las de otros, aunque el precio también sea algo mayor.

Por ejemplo, sería el caso de las impresoras HP Designjet, que tiene de los trazadores gráficos más pequeños y sencillos de utilizar del mundo y, a la vez, de los más precisos a la hora de imprimir. Estos equipamientos están especialmente diseñados para autónomos como diseñadores, arquitectos, fotógrafos o cualquier profesional que dependa de la calidad de sus impresiones.