¿Qué es el Sistema RED, al que están obligados los autónomos a inscribirse, y cuál es su utilidad?

Tal y como regula la Orden ESS/214/2018, desde octubre de 2018, los trabajadores por cuenta propia tienen la obligación de darse de alta en el Sistema RED, una plataforma online a través de la cual los autónomos pueden realizar una serie de trámites y relacionarse de manera digital con la Seguridad Social. Aunque esta obligación existe desde hace casi un lustro, es común que los nuevos autónomos desconozcan qué es el Sistema RED, para qué tienen que utilizarlo y si resulta práctico o no. Estos son algunos de los puntos clave explicados por la propia Seguridad Social. 

“A través del Sistema RED, los autónomos y empresas pueden acceder de forma rápida a su información y a la de sus empleados, pero lo mejor y lo más práctico es que pueden gestionar, a través de un único espacio, algunos de los trámites más importantes para el desarrollo de su actividad”, explicó a este diario una asesora laboral.

Antiguamente, matizó la experta, “prácticamente todo tenía que hacerse de forma presencial”. Ahora, sin embargo, los trabajadores por cuenta propia “presentan a través de internet documentos y trámites relativos a su cotización, su afiliación a la Seguridad Social e, incluso, pueden tramitar altas o bajas médicas”.

En general, explicó, “aunque la inscripción en el sistema RED sea una obligación, para los autónomos supone una ventaja, ya que ganan tiempo e, incluso, reducen costes. Si bien es cierto que para las personas de mayor edad o las que no están tan hechas a la digitalización, en un primer momento, pudo suponer una traba, con el paso del tiempo ha dejado de serlo”. 

Otro punto positivo a destacar, añadió la asesora laboral, es que, “al tratarse de una comunicación digital, los trámites pueden hacerse a cualquier hora del día, cualquier día de la semana”. La limitación horaria a la que tenían que adaptarse los autónomos antes del sistema RED “sí que era un verdadero impedimento para los autónomos”, señaló la experta consultada.

Qué es el Sistema RED y quienes están obligados a inscribirse en él

El Sistema de remisión electrónica de datos en el ámbito de la Seguridad Social (Sistema RED), es una plataforma que permite acceder a los servicios electrónicos de la Seguridad Social. Desde 2013, estaban obligados a incorporarse a dicho sistema las empresas, agrupaciones de empresas “y demás sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar encuadrados en cualquiera de los regímenes del Sistema de la Seguridad Social”. 

En el caso de los trabajadores dados de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), únicamente estaban obligados a incorporarse en el Sistema RED “aquellos que, al mismo tiempo, tuviesen la condición de empresarios obligados a transmitir por dicho sistema los datos relativos a sus trabajadores, en cuyo caso también estaban obligados a transmitir por el mismos sistema sus propios datos”. 

Tras la publicación de la Orden ESS/214/2018, desde el 1 de octubre de 2018, todos los trabajadores autónomos están obligados a incorporarse en el Sistema RED, lo que, en palabras de la Seguridad Social significa que “tienen que realizar por esta vía los trámites relacionados con la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas”.

La obligatoriedad, explica la Seguridad Social a través de una guía oficial, “se extiende a la recepción de las notificaciones, por lo que para su consulta y firma se deberá acceder al servicio correspondiente en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS)”.

Los autónomos también pueden gestionar los trámites por medio de un representante

Según explica la Seguridad Social a través de su portal web, los trabajadores autónomos pueden, o bien realizar sus trámites directamente a través de la Sede Electrónica, “o bien optar por acogerse a dicho Sistema y gestionar sus trámites a través de un autorizado RED”. Es decir, los autónomos pueden nombrar a un representante para que realice los trámites correspondientes en su nombre. 

“Las actuaciones administrativas para el intercambio de datos o documentos a través del sistema RED podrá llevarse a cabo por los sujetos responsables del cumplimento de las obligaciones (empresas) en nombre propio o bien por medio de representante. En ambos casos, se requiere de la existencia de una autorización RED concedida por la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS)”, explica la Seguridad Social. 

Qué tramites deben realizar los autónomos a través del Sistema RED

Desde que la inscripción en el Sistema RED se convirtiera en obligatoria para los autónomos en octubre de 2018, la Seguridad Social ha ido incorporando nuevos trámites a la lista de tareas y documentos que deben presentarse a través de dicha plataforma, como la modificación de domicilio o la generación online de informes de incapacidad temporal.

Actualmente, los trabajadores autónomos cuentan con “un amplio catálogo de servicios” para la gestión de los trámites relacionados con la afiliación y la cotización a la Seguridad Social. Según uno de los manuales del Sistema RED publicados por la propia Seguridad Social, grosso modo, el sistema integra los trámites relacionados con los ámbitos de: 

• Cotización: presentación de liquidaciones; ingreso de las cuotas mediante domiciliación en cuenta o pago electrónico; cambio de domiciliación bancaria; etcétera.
• Afiliación: altas; bajas, variaciones de datos de trabajadores; consultas y petición de informes relativas a trabajadores y empresas; etcétera.
• Tramitación de partes de altas y bajas por incapacidad temporal
• Remisión de certificados por nacimiento y cuidado de hijos
• Gestión de autorizaciones

Asimismo, a través del Sistema RED, los autónomos tienen la posibilidad de presentar a través del nuevo servicio “CASIA”, introducido en el propio Sistema Red, “las solicitudes de muchos de los trámites que hasta la fecha se tenían que realizar de forma presencial en las administraciones de la Seguridad Social”.

Cuáles son las ventajas que ofrece el Sistema RED, según la Seguridad Social

Según explica la Seguridad Social a través de uno de los manuales sobre el Sistema RED publicados en su portal web, la utilización de esta plataforma supone una serie de ventajas para los trabajadores por cuenta propia:

• Eliminación de las gestiones administrativas por el procedimiento convencional en papel, “con las consiguientes ventajas en comodidad, ahorro de tiempo y costes”.
• Conexión directa para la realización de trámites con carácter telemático, tanto de afiliación como de cotización.
• Posibilidad de transmitir información 24 horas al día, 365 días al año.
• Respuesta inmediata de la TGSS.
• Los documentos transmitidos a través del Sistema RED “no tienen que ser presentados a otras entidades gestoras de la Seguridad Social”.
• Mínima dotación informática.
• Comunicación de las últimas modificaciones de normativa que le afecten y otra información de su interés a través de los Boletines de Noticias RED y de los avisos publicados en el apartado correspondiente de la página web de la Seguridad Social.
• Posibilidad de impresión de documentos, con la huella que da validez legal ante terceros, desde su propia oficina, “en el momento que quiera y tantas veces como desee”.
• Garantía de seguridad y privacidad con el uso del certificado digital.

¿Qué debe hacer un autónomo para darse de alta y operar en el Sistema RED?

Los autónomos pueden utilizar el Sistema RED en nombre propio o a través de terceros y de profesionales colegiados. En los tres casos, el primer paso es acceder al portal web de la Seguridad Social y acceder al apartado “Sistema RED/Sistema de Liquidación Directa”. Una vez dentro, se deberá acceder al apartado “Incorporación Sistema RED. Autorizaciones”. 

Una vez finalizada la presentación a través del Registro Electrónico, la solicitud se hará llegar a la oficina de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) correspondiente, según la provincia del domicilio postal que tenga la autorización RED. Esta información se puede encontrar en el apartado “Destino”, que se encuentra en “Datos genéricos” del justificante de presentación. 

El interesado recibirá de la TGSS información sobre las condiciones de utilización de la autorización para operar en el Sistema RED. La resolución expresa ha de recibirse en el plazo de tres meses desde la solicitud. Si no se recibe nada y hay silencio administrativo, es que la resolución ha sido desestimada. En el número de teléfono 901 50 20 50 se puede obtener información sobre toda la tramitación.