Facturas impagadas: todos los pasos que debe dar un autónomo para prevenirlas o lograr su recobro

No se puede prevenir un impago, aunque sí es posible tener en cuenta una serie de conceptos que facilitarán la recuperación de una factura no cobrada y, si no puede evitarse, el desarrollo de una posible acción judicial. El experto Jorge de Gonzalo, de UB Consultores, explica todo lo que hay que tener en cuenta cuando un negocio se encuentra con una o varias facturas impagadas.

 Acciones que pueden prevenir el posible impago de una factura

Prevenir un impago es muy difícil, pero el autónomo puede realizar una serie de acciones para, en lo posible, evitarlo.

• Todo lo que quede por escrito en correos electrónicos, en cuanto a comunicaciones entre las partes, previos al trato empresarial es clave: presupuesto aceptado y firmado, indicaciones, especificaciones, etc. Constituye una trazabilidad en caso de impago.
• Emitir albaranes de aceptación de presupuestos con copia y firmados por el cliente.
• Acordar un porcentaje del importe de la factura, para cobrar inicialmente a cuenta.
• Desarrollar la factura correctamente, con fecha y modo de pago y vencimiento. Ese documento va a ser el que, en caso de impago, constituya el soporte de la relación comercial y el documento para exigir y hacer valer ante un juzgado en el peor de los casos.
• Los informes de riesgos, no terminan de ser totalmente útiles para autónomos y pequeñas empresas. Esos datos se obtienen con la información pública que una empresa facilita, conforme a la legislación, de sus cuentas anuales. Dicha información es bastante sesgada, no porque se falsifiquen datos, sino porque "el papel todo lo soporta". Nadie va a publicar unas cuentas negativas ni va a dar la imagen real de su empresa. Para conocer la capacidad de pago de un cliente se necesitaría otro tipo de documentación, que no es pública ni se puede tener acceso a ella. No es posible conocer el extracto de la cuenta bancaria de un cliente, ni el Libro Mayor o Menor, etc.
• Clásicos listados de morosos. Pueden dar cierta información, pero las deudas entre dos empresas o entre personas físicas no suelen aparecer. Suele reflejar deudas con empresas suministradoras de servicios (luz, de teléfono,..). Existen otros listados de morosos, que manejan firmas de carácter privado, pero más complicadas de acceder.

Acciones que puede emprender un negocio cuando ya se ha producido un impago.

El experto en recuperar deudas de morosos Jorge de Gonzalo, socio de UB Consultores, aconseja varios procedimientos si el autónomo o pequeño negocio ha sufrido un impago: 

• Contactar con el deudor en los cinco primeros días del impago. Hablar amistosamente para recordarle que la factura ya tenía que haber sido abonada. En esa acción se intuirá cómo va a proceder el deudor, es decir, si ha sido un despiste o, bien, si empieza a dar excusas. Es aconsejable hacerlo también mediante el envío de un correo electrónico recordatorio y dejarlo por escrito. Se podría hablar, igualmente, del envío de una carta certificada o burofax con certificación de texto, pero el burofax tiene su correspondiente gasto.
• Si está dispuesto a retomar el pago, concertarlo con seriedad en nueva fecha de abono, o fraccionarlo y pautar un calendario de pagos, etc. El problema es cuando el deudor guarda silencio, no puede pagar o no tiene voluntad de ello.
• Si se trata de un cliente en el que se observa cierta recurrencia al retraso o al impago, hay que tener en cuenta que puede llegar un momento en el que la deuda acumule una cantidad significativa. En ese caso, lo mejor es cortar la relación con el cliente, pues lo que va a ocurrir es que va a aumentar esa deuda y, además, que habrá que soportar los gastos que conllevará esa reclamación.
• Si la deuda es menor de 2.000 euros, es posible interponer un procedimiento monitorio, que se puede presentar en los juzgados mediante un modelo normalizado. Si hay buen manejo burocrático, lo puede hacer uno mismo; si no es el caso, hay despachos jurídicos especializados y empresas de recobros de deudas.
• Si la deuda supera los 2.000 euros, siempre es aconsejable un despacho de abogados.
• En estas cuestiones económicas y civiles, el arbitraje no es recomendable. Entre consumidores y empresa, sí; pero entre profesionales es más ágil el juzgado, porque crea cierta presión al recibir una notificación oficial, que tiene unos plazos a cumplir y, si no se respetan, conllevará consecuencias. Adherirse al arbitraje, además, no es obligatorio para los autónomos. Y si se acepta el laudo arbitral, y sus acuerdos, se pierde la oportunidad y el derecho de acudir a un juzgado.

El cobro dependerá de la situación de deudor y de donde se produzca la deuda: al menos, recuperar el IVA

Al final, la posibilidad de cobro va a depender únicamente de la situación del deudor. Si el deudor es insolvente totalmente, sólo se conseguirá una sentencia o resolución judicial que ha costado dinero o tiempo. Cuando esto se produce, por lo menos hay que tener en cuenta la posibilidad de recuperar el IVA de las facturas impagadas. La Agencia Tributaria informa sobre ello en su página web:

https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/necesito-rectificar-iva-repercutido_iva-soportado/puedo-recuperar-iva-impagado-clientes/que-procedimiento-debe-seguirse-modificar-imponible.html

Si el deudor es solvente, se podría recuperar el 100% de la deuda, Pero siempre hay que pensar que más vale un mal acuerdo que un buen pleito. Si el cliente es controvertido y existe la posibilidad de recuperar un 50% o un 60%, quizá haya que hacer cuentas sobre los gastos que supone recuperar la deuda totalmente. Es mejor cobrar una parte que no obtener nada.

El proceso de cobro al deudor depende de la ciudad donde se desarrolle, así como las fechas, tiempos y densidad de procedimientos de los juzgados. Por ejemplo, un caso de impago en Zaragoza puede estar solucionado en los juzgados en unos seis meses, mientras que en Madrid sería ya de un año.

El planteamiento de Jorge de Gonzalo, de UB Consultores, no es derrotista, ni negativo: “mantener una organización y unos protocolos ordenados de documentación va a ayudar, de inicio, a la buena marcha del negocio. Y, si se presenta el caso de un impago, también va a ser clave. Pero, por muy bien que se hagan las cosas, siempre se va a estar al arbitrio de la otra parte. Sí que es verdad que yo diferencio entre deudores que no pueden pagar y que no quieren. Hay auténticos profesionales que saben financiarse a costa de sus proveedores, dejan una factura impagada, les entra dinero, pagan la siguiente y siempre mantiene ese método. Estos casos de deudores suelen terminar pagando, mal y tarde, pero paga. El problema es cuando un cliente está en una situación precaria, problemática o, incluso, concursal; en estos casos va a ser muy complicado que se puedan recuperar las cantidades pendientes. Ahí es conveniente consultar el registro de empresas concursales y comparecer en ese concurso como un deudor más”.