Los negocios irán menos al notario a partir de otoño: estos son los nuevos trámites no presenciales

La aprobación de la Ley de transposición de directivas de la UE, que incluye la digitalización de actuaciones notariales, “supone un antes y un después para los negocios”, afirmó el Consejo General del Notariado. A partir del próximo otoño, los trabajadores por cuenta propia podrán realizar telemáticamente “contratos ante el notario que elijan sin necesidad de desplazarse, pero con la misma seguridad jurídica que cuando acuden a una notaría”, añadieron.

El Consejo General del Notariado explicó que los documentos que se podrán autorizar telemáticamente – a través del Portal Notarial del Ciudadano, herramienta creada ex professo para formalizar las actuaciones fedatarias -  serán: las pólizas mercantiles; todos los actos societarios; las cartas de pago y las cancelaciones de garantías; testamentos; declaraciones de obra nueva o testimonio de legitimación de firmas.

“Para que esos servicios se puedan realizar de forma online el notario requiere de la existencia del protocolo electrónico, que convivirá con el protocolo notarial en papel”, aclararon desde el Consejo.

¿Qué actos actuaciones notariales podrán autorizarse telemáticamente?

Gracias a la nueva normativa, explicaron desde el Consejo General del Notariado, “también posible constituir sociedades limitadas ante un notario por vía online”. Sin embargo esto sólo es la punta del iceberg. A continuación te explicamos – y traducimos – cuáles son las actuaciones notariales que los autónomos y negocios podrán realizar telemáticamente el próximo mes de noviembre:

Constitución de sociedades

Actualmente la constitución de una sociedad anónima o limitada se formaliza a través de un notario presentando los documentos necesarios y el mismo día de la firma de la escritura se podrá llevar una copia de la misma y obtener el NIF provisional. 

“Pero el proceso de constitución de la sociedad no solo exige el otorgamiento de la escritura notarial, sino también su inscripción en el Registro Mercantil. Se requieren además trámites posteriores, inherentes al inicio de la actividad empresarial”, explicó la notaría Pablo Carbajo.  A partir de noviembre, todo este proceso se podrá formalizar telemáticamente.

Nombramiento de cargos

Es el documento notarial mediante el cual una sociedad formaliza la decisión de sus socios de cesar y/o nombrar a un nuevo administrador, “a los efectos de inscribir dicho cambio en el seno del órgano de administración en el Registro Mercantil, para que así despliegue todos sus efectos”, aclaró la notaria Jesús Benavides Lima.

Apoderamientos mercantiles

Se trata de otro documento notarial por el cual “una empresa confiere una autorización a favor de una persona (que puede ser física o también jurídica), que recibe la denominación de apoderado, para que esta, en nombre y representación de la sociedad, pueda realizar toda clase de actos y contratos en el marco del objeto social de dicha compañía”, agregó la notaría Jesús Benavides Lima.

Ampliación y reducciones de capitales

En este caso, matizó la notaría, “es el documento notarial mediante el cual los socios de una sociedad mercantil pueden reducir su aportación en la misma aminorando en consecuencia el capital de la compañía”.

Traslado de domicilio social

También, señalaron desde la notaría, se podrán tramitar el traslado de domicilio social de una empresa. “Es el documento notarial mediante el cual una sociedad deja constancia formal del cambio de ubicación del lugar en el que se halla su centro efectivo de administración y dirección, haciendo constar ese cambio a su vez en el Registro Mercantil correspondiente para darle la publicidad pertinente frente a terceros”, afirmaron.

Disolución y/o liquidación de una sociedad

Es el texto notarial “al cual debe recurrir una sociedad que quiera poner fin a su actividad y ver extinguida su personalidad jurídica, pues mediante la misma podrá, desde un punto de vista legal, cesar su actividad económica de forma ordenada, saldando las deudas que, en su caso, tuviere con sus acreedores y, en última instancia, si lo hubiere, reintegrando el patrimonio social restante a sus socios”, señalaron.

Pólizas mercantiles

Una póliza, en general “es el documento fedatario en el que se recoge un contrato de carácter financiero (normalmente un préstamo o crédito) entre una entidad bancaria y un particular o empresa. Dicha intervención notarial dota al contrato de fuerza ejecutiva ante un eventual o posible incumplimiento”.

¿Qué otros actos jurídicos podrán autorizarse de forma online?

Los notarios podrán autorizar en la sede electrónica notarial los siguientes negocios y actos jurídicos:

• Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.

• Los poderes de representación procesal para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos.
• La revocación de poderes, excepto los preventivos.
• Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
• Los requerimientos iniciales de las actas y aquellas diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
• Los testimonios de legitimación de firmas.
• Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
• Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
• La conciliación en los casos que el notario lo considere conveniente.
• Actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.

Los notarios entregarán copias electrónicas de los documentos

El BOE también explica que los notarios podrán entregar copias electrónicas autorizadas de los documentos notariales a los ciudadanos y autónomos, “con el consiguiente ahorro de papel y desplazamientos”, añadieron desde el Consejo. Se calcula que las copias electrónicas autorizadas emitidas podrían superar los 17 millones al año, con el consiguiente “ahorro en tiempo y papel”. Trámites online, como el envío de copias electrónicas autorizadas a las Administraciones Públicas, al Catastro o a los registros, liquidaciones telemáticas, emisión de certificados o remisión de datos.  

Otra de las novedades que trae la ley es la puesta en marcha del protocolo electrónico notarial (archivo electrónico de las escrituras), que permitirá una mayor agilidad en la transmisión de información a las Administraciones públicas y a particulares y empresas.

Los protocolos electrónicos notariales estarán depositados en el Consejo General del Notariado y solo podrán acceder a ellos y ser utilizados por el notario titular de cada uno, al igual que ocurre con los protocolos en papel, que seguirán estando en las notarías.