6 claves de un sistema de productividad personal para autónomos
A la hora de establecerse por su cuenta, la mayoría de los autónomos intentan asesorarse. Antes de la irrupción de internet, los consejos provenían de su entorno y de algún libro que otro. Ahora son las páginas web las que ofrecen recomendaciones de todo tipo. En aquellos artículos, blogs, opúsculos y decálogos que se ocupan de las actitudes, más allá de los puros trámites, hay una constante: casi todos aconsejan al autónomo adoptar un sistema de productividad personal.
¿Y eso qué es? En general, se trata de una lista de consejos que pretenden dotar al interesado de unos hábitos para enfrentarse a sus nuevas tareas. El más conocido, recurrente y, a decir de los que lo han seguido, más útil es el GTD (Getting Things Done), nacido, como el mismo concepto, en Estados Unidos. Es válido para cualquier ámbito de la vida pero, sobre todo, para el que se enfrenta por primera vez a un trabajo en solitario.
La base de este sistema es cambiar de costumbres en el quehacer diario. Para ello, el primer consejo es delegar en una herramienta externa a la propia memoria. Tener siempre a mano una relación de tareas, contactos, llamadas pendientes y, especialmente, prioridades. Es como la famosa “lista de cosas” que nuestras madres llevaban a la compra. Por muy experimentadas que fueran, esa lista era -y continúa siendo- su herramienta básica, prueba de que fiar todo a la memoria tiene sus desventajas.
Una vez realizada la lista, hay que saber utilizarla adecuadamente. Con todo lo que hay que hacer por delante, el trabajador por cuenta propia decide qué hacer con lo apuntado. Decidir es el paso siguiente a recopilar. Todos los que han seguido los consejos de GTD coinciden en que las dos cosas juntas son muy beneficiosas. Realizar la lista no cuesta tanto tiempo, y menos si se hace con regularidad, y sirve para organizar el trabajo diario. Muchos dicen que ayuda a liberar del estrés que se cree inherente a montar un negocio.
Organizar y priorizar
Ante la vista de lo que hay que hacer, lo siguiente es organizar. En definitiva, se trata de priorizar. Hay autónomos que quieren abarcarlo todo y en un mismo día, quieren realizar tres gestiones por la mañana, captar un cliente y quedar a comer, intentar después solucionar cualquier imprevisto, volver al local o a la oficina, etc, etc. Puede que haya días en que se junten varias tareas y se cargue la agenda pero lo normal es que, si existe organización, estas jornadas intensas y movidas se reduzcan cada vez.
Priorizar es difícil y así lo reconocen todos los autores de las listas de productividad personal, el primero David Allen, autor del GTD. No es que la dificultad provenga de escoger lo más importante, sino que en muchísimas ocasiones lo que más importancia tiene no es lo que más apetece. De esa manera, muchos comienzan el día haciendo algo que les gusta y aplazando lo esencial. Si, por ejemplo, se quiere montar un negocio de ropa, será más importante buscar antes un local que detenerse en escoger determinadas prendas apetecibles.
El sistema de productividad personal recoge también un consejo de puro sentido común: no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy, muy conectado con el anterior. El verbo que define esta actitud es procrastinar, aunque mejor seguir con el dicho popular. De nada sirve anotar las tareas y subrayar las importantes, o lo que es lo mismo, recopilar, organizar y priorizar, si después se va dilatando el momento de empezar. No diferir el comienzo es fundamental.
Una recomendación básica en este sistema es no ver el conjunto del trabajo que hay que realizar como un bloque monolítico, imposible de abordar. Es importante trocear ese bloque. Esto implica, una vez más, organización, palabra mágica para el que quiere emprender. Organizar supone igualmente revisar periódicamente lo pendiente, lo prioritario, lo nuevo.
A la vista queda que se trata de una recopilación de consejos de actitudes humanas, los cuales pueden parecer de Perogrullo. Pero no son pocos los autónomos y emprendedores que dejan constancia en la red de la utilidad de seguir este sistema de productividad personal. Porque a nadie le viene mal que le ayuden a empezar. Y si es con orientaciones personales, mejor que mejor.
