Todos los gastos en equipamiento que los autónomos pueden deducirse tanto en el IVA como en el IRPF

Los autónomos tienen derecho a desgravarse todo el equipamiento del que precisen en sus negocios siempre que sean necesarios para desarrollar su actividad. De hecho, varios expertos coincidieron en que la deducción de estos gastos suele suponer el importe más elevado en en el total de las deducciones de la mayoría de los trabajadores por cuenta propia. Se trata de materiales o productos indispensables para su trabajo, por lo que no es fácil precisar una lista exacta de lo que es o no deducible en este ámbito, ya que depende por completo del negocio que tenga el autónomo. No obstante, un gasto encuadrado en esta categoría que sí es común en muchos profesionales es el ordenador, que si bien es siempre un gasto de fácil deducción, algunos aseguran haber tenido problemas con Hacienda a la hora de desgravárselo debido a la marca del portátil: Como asegura un trabajador por cuenta propia al frente de una consultoría, "compré un ordenador de marca Apple y no pude deducírmelo, pero otro compañero que compró un HP sí que pudo".

No obstante, tanto el secretario general del Sindicato de Inspectores y Técnicos de Hacienda (Gestha), José María Mollinedo, como otros abogados expertos en deducciones consultados aseguraron que "ni la Ley de IVA ni la de IRPF recoge cuestiones institucionales, órdenes de servicio ni recomendaciones a los funcionarios que hagan alusión a las marcas de los productos que los autónomos puedan o no desgravarse". El único problema que puede surgir a la hora de deducirse un ordenador es "que la Administración dude de si la utilización es exclusiva de la actividad económica o, por el contrario, el profesional le da también un uso personal", explicó por su parte Luis del Amo, secretario técnico del Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF) del Consejo General de Economistas (CGE).

Lo que sí está claro es que la Ley especifica que sólo son deducibles los gastos que están directamente relacionados con la actividad del autónomo. Así el artículo 95 de la Ley del IVA establece en su punto uno que “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”. Pero si hablamos de la desgravación de gastos por equipar un negocio, Hacienda no suele presentarle ningún problema a los autónomos, lo único que importante tener en cuenta aquí es la actividad se desarrolla y, a partir de ahí, conocer qué gastos están directa y exclusivamente relacionados con la actividad que desempeña el trabajador por cuenta propia y se pueden justificar como tal. 

Deducción de materiales y bienes para el negocio 

Compra de un ordenador o material informático

Ni la adquisición de un ordenador, ni por tanto su deducción es exclusiva de actividades como comerciales, agentes de seguros, asesores o gestores, como cabría pensar. De hecho, prácticamente cualquier autónomo puede desgravarse el gasto por la compra de un ordenador y sus periféricos, o lo que es lo mismo, material informático. A día de hoy, los expertos aseguraron que podría justificarse como necesario para todo tipo de actividades, ya que todo trabajador por cuenta propia necesita visibilizar su marca o la de su negocio a través de Internet; llevar sus cuentas; emitir facturas o estar atento al correo electrónico. 

Además, esta deducción tiene cabida tanto en la declaración del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) como en la del Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas (IRPF). En el caso del IVA el autónomo lo incluiría como deducción en las casillas 30 y 31 de la declaración trimestral. Eso sí, como las demás compras, habrá que justificar mediante cualquier prueba admitida en derecho que el ordenador está directamente relacionado con la actividad, y se va a utilizar sólo para el negocio.  Cuestión que no es difícil de acreditar en la mayoría de actividades que utilizan el ordenador para casi cualquier aspecto contable, de relación con el cliente, de desarrollo del producto y hasta para prestar sus servicios. Si así fuera, el profesional podrá deducirse un 21% del importe pagado a la hora de adquirir el ordenador. 

En el IRPF, habitualmente, la deducción se hará mediante amortización. Lo más común es amortizarlo en la campaña de la RENTA del año que viene, que arrancará entorno al mes de mayo. Cabe recordar que Hacienda fija que la amortización de un ordenador se debe realizar al 26%. Por lo que en la declaración anual, en caso de que, por ejemplo, se gastara en la compra del portátil 749 euros, podrá incluir en concepto de amortización anual 194,7 euros. 

Sin embargo, algunos autónomos afirman que Hacienda denegó esta deducción por la marca del ordenador

• Autónomo al frente de una consultoría: este trabajador por cuenta propia vio frustrado su derecho a desgravarse el gasto por la compra de su ordenador, exclusivamente afecto a la actividad, debido a que era de marca Apple. "Cuando presenté la factura me dijeron que no podía deducírmelo a causa de la marca. Algo que constaté cuando a un compañero de profesión, que adquirió un portátil de otra marca, si se lo permitieron", explicó Adolfo Sánchez.
• Autónoma publicista: en este caso, una profesional dedicada al sector del marketing digital explicó como cuando fue a comprarse un ordenador de marca Apple y pidió a la dependienta una factura, fue ésta quien la advirtió en un primer momento de que no se iba a poder deducir ese gasto debido a la marca de portátil que había adquirido. "Posteriormente cuando intenté presentar esta factura ante Hacienda y deducirme así una parte del coste del ordenador que había comprado y que es imprescindible para el desarrollo de mi actividad, la Administración me lo denegó", aseguró Isabel Díaz.
• Autónomo dueño de una tienda de ropa: el dueño de una boutique de moda se encontró con el mismo problema al tratar de deducirse su ordenador, también Apple. "Me lo echaron para atrás debido a la marca, dijeron que si el portátil hubiera sido de otra distinta, sí habría podido desgravar el gasto", apuntó por su parte Pedro Espina.

A pesar de estos testimonios de autónomos que aseguraron que Hacienda no les permitió deducirse el gasto por la compra de un ordenador para llevar a cabo su actividad por la marca de la que se trataba, los expertos insistieron en que "no hay ninguna cuestión institucional ni de orden de servicio que haga referencia a la denegación de una deducción por la marca de los productos", explicó el secretario general de Gestha. "En este caso, el único punto donde existe una frontera difusa es la sospecha por parte de la Administración de que ese material sea utilizado exclusivamente para la actividad económica, o se comparta con el uso en la vida personal del trabajador por cuenta propia", añadió.

Ojo, Hacienda sólo acepta deducciones si la compra es necesaria para la actividad y con factura

Los materiales y productos deducibles dependen en gran medida del tipo de actividad económica que se realice, de ahí que los ejemplos en de materiales desgravables puedan ir desde una mesa hasta un secador de pelo. Pero Hacienda vigila si ese equipo o producto es necesario para la actividad. De esta forma, y a modo de ejemplo, para el dueño de un bar, la compra de productos de alimentación estaría perfectamente justificada. No así para un autónomo que se dedique al transporte, o a la moda. Por otro lado, un trabajador por cuenta propia al frente de una agencia de viajes -al igual que casi cualquier negocio- podrá deducirse materiales de oficina como libretas, bolígrafos o carpetas, pero Hacienda no le aceptaría el gasto de una cámara frigorífica.

Se han dado casos de autónomos que han querido deducirse la compra de joyas, ropa, muebles que no son de oficina, artículos para el deporte y hasta piscinas..

Lo único que deben tener en cuenta los autónomos para poder deducirse estos gastos es que sean necesarios para la actividad y presentar una factura de todos y cada uno de ellos ante Hacienda. Es un error frecuente por parte de los profesionales que quieren desgravar gastos "como el material en una papelería o productos de limpieza en una droguería, que su única justificación sea el ticket emitido por el negocio donde lo han adquirido. Esto no se admite en ningún caso porque no contienen los datos de la empresa que vende ni los del autónomo que compra", señaló el secretario general de Gestha. "Necesitan siempre una factura", aseguró José María Mollinedo.

Además, añadió el experto, es muy común que los autónomos deduzcan gastos "teniendo sólo un albarán, por ejemplo, para justificar la compra. Esto no es válido a ojos de Hacienda, ni tampoco lo es un recibí".