Los jueces cuestionan que los autónomos y empresas puedan hacer el control horario en hojas de papel

La Audiencia Nacional emitió el pasado mes una sentencia que, según los expertos, pone en cuestión el registro horario en soporte de papel, que es el formato que utilizan la mayoría de los autónomos, por no estar suficientemente adaptado a la "lógica de los tiempos". 

Desde 2019, todos los autónomos con empleados a su cargo tienen la obligación de hacer un control con las horas de entrada, salida o descansos de cada uno de sus trabajadores. Hasta la fecha, el Estatuto de los Trabajadores, en su articulo 34.9 , donde regula esta obligación, no ha expresado en ningún momento en qué soporte se tiene que llevar a cabo este control de las horas de los trabajadores.

Es más, la única referencia respecto a dónde se tiene que realizar esta obligación aparece en la Guía del Ministerio de Trabajo, y precisa que "será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador".

La Justicia cuestiona el registro en papel por no estar adaptado "a la lógica de los tiempos"

Según los expertos, el problema de fondo de esta cuestión está en la segunda parte de la frase, y es la que implícitamente pone en relieve la Audiencia Nacional en su sentencia: ¿es apto un registro realizado en una hoja de papel para proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori por el autónomo o el empleado?

Concretamente, y según dice textualmente la sentencia "no expresa la norma el soporte en el que deben conservarse estos registros, papel o aplicación informática, aun cuando la lógica de los tiempos se inclina por esta segunda opción dado que esos datos han de estar a disposición de los trabajadores, de su Representación Legal y de la Inspección de Trabajo cuando así sean requeridos".

"No hay duda de que el registro en una hoja es, a priori, igual de válido que una aplicación si se hace correctamente. Lo importante aquí es que los jueces han dicho de alguna forma que la Ley podría no estar adaptada a los tiempos que corren y dice que, a día de hoy, sería recomendable decantarse por la segunda opción, es decir, registrar el horario por medios telemáticos", explicó José Carlos Piñero, Director del Área Jurídica de la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA).

Según Piñero, esta sentencia, de algún modo, está abriendo el melón de la idoneidad de registrar algo tan importante como es el tiempo trabajado por un empleado a bolígrafo y papel. De hecho, "recomienda hacerlo de manera telemática, a pesar de que la Ley no expresa nada al respecto. Por eso mismo es sólo eso, una recomendación, y en el fallo no obliga a la empresa a cambiar el soporte de registro. Al menos no explícitamente".

Lo mismo opina Luis San José, abogado laboralista de AGM abogados. Para el experto, "hasta que no haya un pronunciamiento claro y se reforme la ley, los autónomos pueden seguir haciendo su registro de jornada en papel". Ahora bien, no es menos cierto que este formato puede facilitar más que algunos cometan algún tipo de infracción, no por el soporte como tal, "si no por registrar el tiempo estimado de trabajo, y no el tiempo real trabajado, que es en lo que se basa realmente esta sentencia de la Audiencia Nacional", añadió San José. 

Lo ilegal no es el soporte, sino registrar el "tiempo estimado, en vez del tiempo real de trabajo"

La sentencia que falla en contra de Ferrovial, una empresa de más de 1.200 empleados que presta sus servicios a Renfe, y que condena a la mercantil a "implantar un sistema de registro de jornada fiable y objetivo, que mida el tiempo real de la jornada de trabajo de cada trabajador", nace de una infracción por estimar las horas de salida de los empleados y que éstas no fueran reales.

Algo que, "no tiene por qué suceder siempre cuando el formato de registro sea en papel. El tribunal se refiere al soporte en términos de recomendación y lo cuestiona porque, lógicamente, es más fácil de manipular un folio que un programa informático. Ahora bien, donde tienen que tener cuidado los autónomos es en que el tiempo registrado sea objetivo y real. Y, en este caso, no hacerlo sí es una infracción que conlleva sanciones", dijo Luis San José , abogado laboralista de AGM.

Sería el caso -relativamente frecuente-, de un autónomo que deja preparadas las hojas de control del horario a sus empleados desde por la mañana, con las horas de entrada y salida previamente rellenadas. "No es creíble que en un mes entero, todos los empleados entren y salgan exactamente a la misma  hora y hagan las pausas en el mismo momento todos los días", apuntó el abogado.

Eso sería un tiempo estimado y no real, y en este caso, sí habría sanciones. Hay que tener en cuenta que desde el 1 de octubre, las multas en materia laboral aumentaron un 20%, por lo que el incumplimiento de esta normativa, que es considerado como infracción grave, alcanza los 7.500 euros. 

Cinco aspectos que suelen tener en cuenta los inspectores sobre el registro horario

Tiempos de descanso.

Los tiempos de descanso son uno de esos aspectos fundamentales que muchos empleadores no tienen en cuenta a la hora de hacer el registro pero que los inspectores suelen revisar. Según la propia normativa, es conveniente que el registro de la jornada incluya las “interrupciones o pausas” que realizan los trabajadores y que no se consideran tiempo de trabajo efectivo. ¿Por qué es importante esta información para los inspectores? Con ella pueden calcular el número de horas reales que trabaja cada uno de los empleados. 

Disponibilidad. 

Es uno de los aspectos en los que la normativa no da lugar a confusiones. El documento del registro horario deberá estar disponible en todo momento para cualquier empleado del negocio, los representantes de los trabajadores y , por supuesto, los inspectores. Es muy recomendable que cualquier empleador lo tenga a mano en todo momento ya que, de lo contrario, puede entenderse que existe voluntad de ocultar alguna infracción con el control de las horas.

Periodicidad. 

La ley no es lo suficientemente clara en este aspecto. No especifica la periodicidad con la que el empleador debe entregar una copia a cada empleado detallando la información sobre su jornada. No obstante, desde B+ SAFE explicaron que el negocio sí tiene la obligación de demostrar que se han ido facilitando dichos documentos al trabajador, bien con una copia firmada por parte del empleado o a través de un correo personalizado. Los técnicos de la Seguridad Social prestarán especial atención a que el empleador haya facilitado esto documentos de forma periódica a su plantilla.

Privacidad.

Por supuesto, el sistema de registro -sea manual o biométrico- deberá respetar las recientes actualizaciones en la Ley  de Protección de Datos. Por esto, es esencial " informar al trabajador del método empleado, la finalidad y alcance de la medida implantada. El uso de funciones más sofisticadas como la geolocalización deben estar debidamente justificadas y argumentadas." según explicaron desde B+Safe.

Conservación de datos

Muchos empleadores tienen serias dificultades para guardar los registros de años anteriores. Esto es de vital importancia. Es probable que al inspector le salten las alarmas si solicita algunos documentos y el negocio es incapaz de facilitarlos. Además, la norma obliga a conservar los registros de la jornada durante, al menos, cuatro años y tenerlos disponibles ante la inspección. Por eso, desde B+SAFE recomendaron, para evitar problemas con la Seguridad Social, digitalizar los documentos aunque el control se haga en papel. Conservar la información en perfecto estado, y reducir los procesos evitará más de un problema" concluyeron desde la empresa de sistemas de fichaje.