Muchos pequeños negocios ya están obligados a emitir facturas electrónicas dependiendo del cliente

El Gobierno aprobó a finales del año pasado la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, también conocida como Ley Crea y Crece. Esta norma fue la primera en España en establecer la obligación para todos los autónomos de emitir una factura electrónica cuando trabajen con otra empresa aunque con un periodo de adaptación. Sin embargo, a día de hoy y sin haber entrado todavía en vigor esta ley, ya hay negocios que están obligados a utilizar programas informáticos para facturar y tienen prohibido usar la clásica factura en papel al cobrar a sus clientes.

Según un aviso lanzado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, independientemente de la Ley Crea y Crece, hay algunas empresas que tienen la obligación de emitir facturas electrónicas al trabajar con ciertos clientes desde hace tiempo. "A  partir del 15 de enero de 2015, las facturas dirigidas a la Administración pública deben ser electrónicas". Esta obligación afecta a algunos "provedores de bienes o servicios" que facturan, por ejemplo, a ayuntamientos, delegaciones y hasta universidades. 

Cada año, las administraciones públicas españolas lanzan miles de concursos, una buena parte de ellos dirigidos a negocios. De esos concursos que se destinan al sector privado, el 62,9% de los contratos que las administraciones firman corresponden a pymes y autónomos, según los datos la Oficina Independiente de Regulación y Supervisión de la Contratación (OIReScon), un órgano colegiado dentro del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

Al empezar a trabajar con cualquier organismo público, el negocio que presta el servicio puede estar obligado desde la primera operación a utilizar un programa de facturación al cobrar a su cliente, en este caso la Administración. Que estas actividades estén obligadas o no a facturar por medios electrónicos dependerá de dos cuestiones: la forma jurídica del proveedor, es decir, si es autónomo o sociedad, y el importe de la factura.

¿Qué negocios deben siempre emitir factura electrónica cuando trabajan con la Administración?

Así lo explica el Ministerio de Asuntos Económicos a través de la página web que ha puesto en marcha exclusivamente para la factura electrónica. Según indica Economía, la obligatoriedad de emitir factura electrónica al trabajar con administraciones públicas viene recogida en el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.

Según prevé esta norma todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica. Ahora bien, en todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda las entidades siguientes: 

• Sociedades anónimas; 
• Sociedades de responsabilidad limitada; 
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española; 
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
• Uniones temporales de empresas;
• Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

La Ley no hace referencia en ningún momento a los autónomos persona física, por lo que sólo estarán obligadas a emitir este tipo de facturas cuando trabajen con la Administración: las Sociedades Anónimas (SA) y las Sociedades de Responsabilidad Limitada (SL).

Muchas administraciones tampoco exigen factura electrónica por debajo de 5.000 euros

Además, según apunta Economía a través de la web Factura-e, como excepción a esta obligatoriedad, "las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros".

Según apuntaron fuentes expertas a este diario, en la práctica, la mayoría de los organismos públicos han incluido en sus reglamentos este tipo de exención, por lo que a nivel práctico, casi todas las operaciones que hagan los negocios -aunque sean sociedades anónimas o límitadas- quedarán exentas de la obligación de facturar por medios electrónicos si se están facturando menos de 5.000 euros con IVA incluido.

¿Qué requisitos deben cumplir las facturas electrónicas con la Administración?

La factura electrónica con la Administración, tal y como recuerdan desde el Ministerio de Asuntos Económicos debe cumplir algunos requisitos, independientemente de que se emita por un programa de facturación electrónica o mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero.)

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones públicas tienen que cumplir tres requisitos específicos:

• Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
• Estar firmadas electrónicamente
• Indicar el destinatario de la factura electrónica, entre otros elementos comunes para cualquier factura, como base imponible, retenciones o impuestos.

Además, este tipo de facturas deberán enviarse siempre en los puntos generales de entrada de facturas electrónicas que ponen a disposición de los proveedores el Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales. Los métodos más habituales para el envío son: 

• a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
• mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

¿Cuándo deberán los autónomos emitir factura electrónica en sus operaciones con otros negocios?

La factura electrónica obligatoria para todas las operaciones entre empresas del sector privado es una de las grandes reformas a la que los trabajadores por cuenta propia tendrán que hacer frente en los próximos años. Se trata de una de las novedades incluidas dentro de la Ley Crea y Crece, aprobada por el Congreso de los Diputados el pasado 30 de junio y publicada en el BOE en septiembre de 2022.  Hasta la fecha no hay ningún negocio que esté obligado a emitir factura electrónica al trabajar con otra empresa.

Sin embargo, según la Disposición Final Octava de la Ley 18/2022 -de Creación y Crecimiento de Empresas-, la obligación de emitir facturas electrónicas "producirá efectos, para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros, al año de aprobarse el desarrollo reglamentario. Para el resto de los empresarios y profesionales, este artículo producirá efectos a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario".

Fuentes de la Administración confirmaron a este diario que el reglamento todavía se está terminando de perfilar. Una vez se apruebe, las empresas que facturan más de 8 millones anuales tendrán un año para empezar emitir factura electrónica con otros negocios (posiblemente en 2024) y el resto tendrán dos años para adaptarse (posiblemente hasta 2025).