El 80% de los negocios sigue sin saber qué va a pasar con la factura electrónica

A pesar de que sólo falta un año para que la factura electrónica sea obligatoria en España, un 79% de las pymes todavía desconoce los detalles relevantes sobre la misma e ignora los pasos a seguir para su adopción. Un dato que no resulta extraño, sabiendo que uno de cada diez negocios en España sigue empleando facturas en papel. Menos aún, teniendo en cuenta que la media de la Unión Europea, en lo que a empresas que declaran estar al tanto de esta norma, apenas alcanza el 28%, como mostró un reciente estudio elaborado por Sage.

A pesar de ello, la información sobre este cambio en la forma de emitir facturas en los pequeños negocios españoles (7%) está muy por encima de sus homólogos en economías supuestamente más potentes como la alemana (con un 4%) y la británica (3%).

Son datos que refleja el estudio-encuesta Informe Factura Electrónica en la pyme española, elaborado por Sage, antes de la implantación obligatoria de la factura electrónica en España, prevista para mediados de 2025. Un trabajo estadístico que ha contado con la participación de 10.000 empresas, de entre 1 y 999 empleados, pertenecientes a países continentales donde está implantada esta firma especializada en soluciones de contabilidad, facturación y recursos humanos (España, Francia, Alemania, Bélgica y Portugal). Contextualizados con opiniones provenientes de Australia, Finlandia y Singapur, tres mercados en los que la factura electrónica tiene ya un nivel de implantación muy elevado y una amplia aceptación por parte de sus empresas.

Y no sólo eso, los beneficios de la facturación electrónica empiezan a notarse en los países que ya la han adoptado, como por ejemplo Italia, primer estado miembro de la UE en requerirla para la declaración de impuestos digital, en 2019, que ha experimentado un aumento anual de los ingresos fiscales, en un afloramiento de su ingente economía sumergida, de aproximadamente 6.000 millones de euros.

Nueve de cada diez pymes españolas no utilizan todavía la factura electrónica en sus operaciones con otras empresas

Lo cierto es que la factura electrónica obligatoria está cada vez más cerca en España. A falta de publicación oficial, se prevé que su uso sea obligatorio para todas las empresas y profesionales españoles con un volumen de negocio anual superior a ocho millones de euros a mediados de 2025 (y un año más tarde, 2026, para el resto de autónomos y pequeños negocios), lo que da un margen de un año para su adopción.

Y lo cierto es que la mayoría de las pymes españolas está lejos de estar preparadas para adoptarla: casi 9 de cada 10 (86%) aún no la utilizan en sus transacciones con otras empresas (B2B), aunque sí es algo más común en los intercambios con la administración (B2G), con un 19% que sí la usa actualmente.

Un cambio como este, de gran calado, siempre conlleva reticencias iniciales. “Y la facturación es un área que genera muchos problemas a las pymes”, explicó José Luis Martín Zabala, managing director Sage Iberia. “Hay una parte de nuestro carácter, tanto humano como empresarial, que puede empujarnos a dejarlo para el último momento o esperar a la obligatoriedad y a una implementación generalizada para ponernos manos a la obra”.

Sin embargo, según opinó este experto, “incorporar la factura electrónica como parte del ADN de la empresa desde ya, con tiempo y dando pasos firmes y meditados, puede aportar beneficios a las pymes. De hecho, nuestra encuesta revela que, aquellas empresas que ya lo han hecho, están completamente satisfechas y han superado rápido las preocupaciones y retos que exponían antes de su adopción”.

El 39% de las pymes españolas siguen facturando por medio de PDF y correo electrónico

Y es que, según el informe de Sage, el 39% de las pymes españolas continúa facturando por medio de formatos tradicionales, esto es, documentos en PDF y el correo electrónico como medio de envío de la información. Y apenas un 24% de los negocios encuestados afirma emplear –a pesar de tratarse de procedimientos ampliamente estandarizados– sistemas de facturación profesionales como los de intercambio electrónico de documentos EDI o XML. Una de cada cuatro empresas reconoce emplear una combinación de ambos métodos. Y un resistente 9% sigue anclada en el pasado, empleando sólo el papel.

Entre los motivos que llevan a esta lenta introducción de la factura electrónica, el 25% aduce que sus clientes cuestionan la falta de información al respecto, que alegan que se producen errores de datos o que el formato recibido es incorrecto... Lo cierto es que un 39% sí que admite abiertamente que el departamento financiero dedica no pocas horas extra al cabo del mes a resolver problemas de facturación (impagos, vencimientos...). Y tres de cada diez le ponen nombre y apellido al principal de estos problemas: las facturas se cobran fuera de plazo. Bien sea por dificultades financieras de los clientes (52%), por retrasos en la aprobación de los pagos (49%) o por la peregrina razón de que es quien paga quien impone un momento específico para hacerlo (final de mes) o agrupa las facturas para pagarlas todas juntas (48%).

Así las cosas, no es de extrañar que un 60% de las pymes consultadas vean en la implantación de la factura electrónica una aportación beneficiosa que va a contribuir a solventar sus problemas, a pesar de los inconvenientes que conlleve su establecimiento. De ellos, uno de cada cuatro intuye que permitirá una mayor precisión en la financiación y una reducción de errores. Un 19% un procesamiento más ágil de los cobros y los pagos. Un 17% una reducción de los costes arcaicos, tales como impresión o franqueo postal. Y un 8% vaticina una mejora en el flujo de caja.

Tres de cada diez pymes solicitan incentivos financieros y subvenciones para establecer la facturación electrónica

Entonces, ¿qué factores están impidiendo su implantación, más allá de la momentánea indefinición de la Administración, ya no sólo española, sino del resto de países de la UE? Según el Informe Factura Electrónica en la pyme española, un establecimiento difícil y costoso (39%), un esperar a que el proceso se estandarice (37%), una falta de comprensión sobre cómo y por qué adoptar el sistema (35%) y un “hasta que los proveedores, clientes... no lo empleen” (35%) son las excusas aducidas por las pymes encuestadas.

Sage ha preguntado también a las pymes qué creen que ocurriría si la decisión de las autoridades llegase de inmediato. A lo que un 44% ha respondido que cambiaría sustancial y definitivamente su forma de trabajar. Esta decisión del Gobierno satisfaría a seis de cada diez autónomos y pequeños empresarios, que aseguran estar de acuerdo (37%) o totalmente de acuerdo (25%) con la implantación de la facturación electrónica. En tanto que sólo un 3% se muestra en total desacuerdo con la norma.

Eso sí, un 35% solicita incentivos financieros y subvenciones para su establecimiento, un 20% programas de capacitación y formación al respecto, por el desconocimiento reinante, y un 19% campañas de sensibilización sobre las ventajas y beneficios de implantar definitivamente la factura electrónica. Las empresas de los países que ya tienen estandarizado este sistema de cobros y pagos lo recomienzan encarecidamente (88%), pues ha satisfecho sus necesidades muy por encima de sus expectativas (78%), con reducciones de costes, mejora de las comunicaciones con los clientes y proveedores, mayor rapidez en la resolución de consultas y un aumento sustancial en la transparencia del proceso.

Para las pequeñas empresas, el ahorro calculado con la implantación de la factura electrónica es de 13.518 euros al año

A Diego Vizcaíno, socio director de Analistas Financieros Internacionales (AFI) le correspondió presentar cómo el ahorro de tiempo que supone la facturación electrónica se traduce en valor monetario. “Las pymes que utilizan la factura electrónica ahorran importantes cantidades de dinero cada año. En concreto, para las más pequeñas, las menores de 50 empleados, estaríamos hablando de 13.518 euros, en el caso de la media europea, lo que bajaría a los 10.200 euros entre los negocios españoles”.

Pero es que, según este experto en de Economía Aplicada, el coste de la inversión no solo se amortizaría en poco tiempo, sino que la facturación electrónica “reduce drásticamente los incidentes de morosidad en un 20%. Lo que significa en un flujo de caja más rápido y una mayor liquidez, que a su vez se traduce en una reducción de cuatro días en los plazos medios de pago”.

Está además el aumento de la eficiencia al reducir casi a la mitad el tiempo de procesamiento de las facturas. “La facturación electrónica elimina la necesidad de introducir datos manualmente y perseguir los pagos, liberando a los empleados para que se puedan centrar en tareas más estratégicas”. Tras la adopción del nuevo sistema, concluyó a este diario Diego Vizcaíno, “las empresas informan de una reducción del 44% en el tiempo requerido para procesar las facturas. Y el 30% experimenta una espectacular mejora de entre el 75% y el 100%”.