Guía para que los autónomos gestionen los gastos de viaje y dietas para sus empleados
Los autónomos y pymes con empleados a su cargo deben abonar a los trabajadores los gastos que realizan cuando se tienen que desplazar en horario laboral. Sin embargo, la mayoría afirman tener miedo al fraude interno por no contar con una política definida. Esta guía repasa los aspectos más importantes a considerar.
- Informar con antelación a los empleados de la política de gastos es importante para los autónomos
- ¿Qué debe incluir una política de gastos de viaje y dietas para los empleados del negocio?
- ¿Qué cuestiones relevantes debe incluir una política de gastos para los asalariados?
Contar con una política de gastos definida dentro de los negocios es una cuestión más importante de lo que a priori pudiera parecer. Sobre todo, para los autónomos con asalariados dedicados a sectores en los que éstos están acostumbrados a desplazarse a otros lugares y tienen que percibir por ello el abono del kilometraje o las dietas.
En este sentido, un reciente estudio elaborado por Emburse Captio mostró cómo alrededor del 79% de los negocios donde concurren estas circunstancias cuenta con una política de gastos. Sin embargo, el 72% de éstos deja el cumplimiento de la normativa en manos de sus asalariados.
Ante esta situación, desde la compañía han elaborado una guía para los autónomos y pymes que quieran crear una política de gastos atractiva para sus empleados, pero que también sea eficiente y mejore la organización de las cuentas del negocio. Todo, sin ser demasiado restrictivo con los asalariados.
Se trata de una cuestión que preocupa especialmente a los autónomos y pequeños negocios, el 59% de los cuales se mostró preocupado por la posibilidad de sufrir fraude interno por parte de sus asalariados. Por ejemplo, al pasar gastos antiguos, facturar gastos en fin de semana o editar la información del justificante para elevar sus cuantías.
Informar con antelación a los empleados de la política de gastos es importante para los autónomos
En primer lugar, desde Emburse Captio explicaron que el primer punto a tener en cuenta antes de elaborar una política de gastos de viaje y dietas para los asalariados es informar a éstos con tiempo de su existencia y las normas a seguir. “A nadie le gusta ser informado sin preaviso, por lo que debe asegurarse que todo el personal conozca la política antes de incurrir en el cargo y presentar sus informes. Es importante asegurarse de que todos los empleados reciben y reconocen la política tan pronto posible”, afirmaron.
Por otro lado, las mismas fuentes valoraron que es importante evitar ambigüedades dentro del plan que puedan generar conflictos entre los asalariados y los autónomos. En este sentido, consideraron que la política de gastos debería aplicarse para todos los empleados por igual, independientemente de su cargo dentro del negocio.
Además, antes de comenzar a redactar o negociar la política de gastos con los asalariados, los autónomos deben estar predispuestos a automatizar o simplificar el máximo de gestiones posibles. “Cuanto menos trabajo se dé al equipo, más focalizados estarán los empleados con sus objetivos”, valoraron.
¿Qué debe incluir una política de gastos de viaje y dietas para los empleados del negocio?
Desde Emburse Captio recordaron que “cada empresa según el sector, tipo de negocio y cultura empresarial precisa una política de gastos adaptada a su día a día. Por este motivo es importante conocer primeramente cómo es el negocio para después implementar una correcta política de gastos”, aseguraron.
A partir de aquí, el proceso para crear una política de gastos de viaje y dietas para los empleados y los negocios cuenta con varias fases, que los expertos explicaron de la siguiente forma:
Analizar los datos y las propias características del negocio
En primer lugar, cada negocio debe analizar sus propios datos para definir correctamente qué áreas o aspectos debe incluir en su política de gastos de viaje o dietas, dependiendo de su propia idiosincrasia. Para ello, Emburse Captio recomendó realizar algunas consideraciones previas:
- ¿Cuál es nuestro objetivo con la nueva política de gastos?
- ¿Y el alcance?
- ¿Cuánto se está invirtiendo actualmente en gastos de viajes?
- ¿Quién gestiona los gastos?
- ¿Cómo se pasan los gastos a día de hoy?
- ¿Quién se encarga de revisar los gastos?
- ¿Cuánto tiempo emplean?
- ¿Hay coches de empresa?
- ¿Existen tarjetas corporativas?
- ¿Permitimos invitar a clientes u otros?
- ¿Qué tipología de gastos no permitimos?
El precio medio por kilómetro asciende a 26 céntimos
Uno de los principales aspectos, común en prácticamente todas las políticas de gastos para empleados, es el método y las cuantías que el negocio debe abonar a los empleados cuando viajan en representación de la empresa, tanto en el kilometraje como en las dietas.
Fuentes de Emburse Captio explicaron, en este apartado, que se entiende por kilometraje “todos los costes de servicios de avión, costes de taxi o billetes de transporte público, así como los gastos de consumo y mantenimiento de un vehículo, incluyendo el combustible, el desgaste o los seguros.”
En este sentido, el precio medio que los negocios españoles pagaban por kilómetro a sus asalariados en 2022 ascendió a 0,26 euros. Aunque, dependiendo del caso, este importe puede ser más o menos elevado.
Como ya publicó este diario, esta misma cantidad es el límite exento de tributar por estas cantidades en el IRPF, después de la subida del año pasado tras 18 meses congelada por parte de Hacienda.
¿Cuánto deben pagar los autónomos a sus asalariados en concepto de dietas?
Por su parte, en concepto de dietas se suelen abonar todos los gastos de manutención del asalariado mientras este se encuentra desplazado con motivo del trabajo. Por ejemplo, la comida que consumen, pero también los gastos de estancia cuando el viaje se produce durante varios días.
Sobre las cuantías, Emburse Captio cifró el importe medio entre ocho y 25 euros diarios cuando el asalariado tiene que pasar el día fuera, y entre 33 y 90 si tiene que hacer noche en el lugar de destino, dependiendo del precio del alojamiento.
¿Qué cuestiones relevantes debe incluir una política de gastos para los asalariados?
Una vez se hayan definido los importes que el negocio pagará a sus asalariados cuando viajan o reciben dietas, es necesario concretar ciertas cuestiones para evitar problemas en el futuro. Entre ellas, el modo de abonar los tiques, así como el pago de ciertos gastos especiales que pueden darse bajo determinadas circunstancias. Desde Emburse Captio destacaron algunas cuestiones:
- Los justificantes: definir si se quiere solicitar un justificante o en qué casos hacerlos.
- Gastos atrasados: determinar si se quieren reembolsar los gastos declarados con retraso.
- Gastos en fin de semana y festivos: en este punto, es necesario definir “si se quiere permitir la realización de gastos en fin de semana.”
- Restringir las formas de pago: desde Emburse Captio afirmaron que los negocios deben preguntarse si se quiere “restringir la forma de pago de cada empleado según la categoría del gasto, así como limitar el máximo de gastos permitidos para cada categoría.”
