¿Qué gastos pueden repercutir los autónomos a sus clientes y cómo deben tributarlos según su naturaleza?

A menudo, los autónomos deben acometer una serie de gastos cuando trabajan para sus clientes. Por ejemplo, si tienen que desplazarse en el ejercicio de su actividad o si realizan en su nombre determinadas gestiones, como acudir al notario para que firme cualquier documento. Estos gastos deben ser repercutidos en sus clientes, aunque, dependiendo de la naturaleza del gasto, podrán o no ser deducibles en sus declaraciones de IVA e IRPF.

Según explicaron a este diario los expertos, lo primero que deben tener en cuenta los autónomos es la titularidad del gasto. Así, no es lo mismo realizar una gestión en una notaría -un servicio a nombre del cliente- que pagar un billete de tren o el alojamiento de un hotel durante el desempeño del servicio -a nombre del autónomo-, aunque en ambos casos el trabajador por cuenta propia no sea quien abone las cantidades finalmente.

Si se trata de un suplido, éste debe incluirse en la factura, y el autónomo no podrá deducirse el IVA o el IRPF de las cantidades correspondientes, ya que será el cliente quien aplique las deducciones. Por el contrario, si se trata de un gasto reembolsable, aunque éste abone al trabajador por cuenta propia la cantidad adelantada, sí podrían deducirse.

Se trata de una cuestión que ha creado cierta confusión entre los autónomos y negocios, después de que el Gobierno aumentara de 0,18 a 0,26 euros por kilómetro las cantidades exentas de tributar en el IRPF en concepto de gastos de locomoción. Así, cabe recordar que este asunto sólo afecta a los asalariados, por lo que los autónomos no pueden minorar estas cantidades en sus declaraciones de Renta.

¿Cómo diferenciar un suplido de un gasto reembolsable?

Los suplidos afectan directamente al cliente y no son deducibles

Por definición, un suplido es un gasto que los autónomos tienen que adelantar a sus clientes por mandato expreso de éstos, pero cuyo pago corresponde al cliente y se trata de un trámite que le afecta directamente. Tal y como explicaron los expertos consultados por este diario, se trata de una práctica común entre trabajadores por cuenta propia dedicados, por ejemplo, a la abogacía o las gestorías.

Según señaló a este diario el abogado especializado Alberto Ara, un caso común se da “cuando el cliente te pide que acudas al notario. El profesional realiza el trámite y adelanta el dinero, que posteriormente incluye en la factura, con IVA incluido. Por eso no pueden deducirse, ya que será el cliente quien realmente lo haga posteriormente al ser un gasto que le afecta directamente”, explicó.

Así, los suplidos son todos aquellos gastos que “el autónomo adelanta al nombre del cliente. No se puede deducir, porque el gasto no es realmente del autónomo, sino del cliente. Éste te lo paga, y es él quien lo deducirá. Lo que estás haciendo es simplemente adelantarle el dinero”, aclaró el abogado.

Siguiendo este ejemplo, un gestor que cobre 200 euros por acudir a la notaría y adelante 121 euros por el trámite -100 euros más 21 de IVA-, deberá incluir en su factura los 121 euros para que el cliente los abone, sumando un total de 363 euros. Sin embargo, sólo podrá incluir en su declaración de IVA la parte correspondiente a los 200 euros abonados por el servicio, 42 euros.

Así, los suplidos no suponen ningún ingreso ni gasto adicional para el autónomo. Sin embargo, para no verse obligados a pagar IRPF por ellos, es imprescindible que se incluyan desglosados en la factura. Además, los expertos recomendaron a los trabajadores por cuenta propia guardar, junto a la factura, el recibo del pago por adelantado, de modo que puedan “justificar la naturaleza y necesidad de pago ante una inspección tributaria.”

Los gastos reembolsables se realizan a nombre del autónomo y sí deben incluirse en las declaraciones de IVA e IRPF

Por el contrario, los gastos reembolsables son todos aquellos que los autónomos realizan a su propio nombre, aunque sea el cliente quien termine pagándolos. Por ejemplo, los costes del transporte y alojamiento, en los casos en los que el trabajador por cuenta propia deba viajar para cumplir con un servicio.

“Los gastos reembolsables son propios de la actividad, aunque se abonen por parte del cliente. Por ejemplo, los desplazamientos los hace realmente el autónomo, por lo que irán a su nombre”, explicó, en este sentido, Alberto Ara.

Por ejemplo, en el caso de un abogado autónomo que deba trasladarse de ciudad durante unos días debido a la celebración de un juicio. “Le cobrará a su cliente la tarifa por el servicio y, además, el billete de tren o avión, las dietas o el alojamiento. En estos casos, aunque el cliente sea quien finalmente los abone, la base imponible es del trabajador por cuenta propia, por lo que sí se podrá deducir el IVA y deberá incluirlos en su declaración de IRPF”, explicó el abogado.

En estos casos, el autónomo deberá añadir el IVA del gasto reembolsable dentro de la factura para después poder deducirlo en su autoliquidación trimestral. Así, en el caso de un servicio por valor de 100 euros, en el que el trabajador por cuenta propia haya tenido que adelantar gastos reembolsables por valor de 50, el importe total debería ascender a 181,50 euros.

Así, la diferencia entre un suplido y un gasto reembolsable se encuentra “en quién es el sujeto pasivo del impuesto, si se trata del autónomo o de su cliente. Los gastos asociados al servicio se incluyen dentro de los honorarios, por lo que son considerados costes del negocio que realiza el servicio”, concluyó a este diario Alberto Ara.