Facturas rectificativas: ¿qué son y cómo usarlas?
Para todos los autónomos y también pymes es de gran importancia mantener ordenada su situación contable. Por eso conocer qué son y cómo usar las facturas rectificativas es uno de los datos claves para no incurrir en errores ante Hacienda.
Se trata de una de las dudas habituales entre profesionales y pequeñas o medianas empresas, por eso en este artículo proponemos entrar en detalle en este asunto.
- Qué es una factura rectificativa
- Cuando emitir una factura rectificativa
- Cómo hacer una factura rectificativa
- Existe un plazo para emitir facturas rectificativas
Es que este documento permite corregir la factura original emitida en los momentos que sean necesarios, como por ejemplo, cuando ésta se haya confeccionado con algún dato incorrecto.
Qué es una factura rectificativa
Una factura rectificativa es un documento contable que se utiliza para cuando la factura original necesita ser matizada o modificada. Esto sirve para salvar errores u omisiones, teniendo en cuenta que una vez emitida, una factura no puede cambiarse.
Con todo, en la mayoría de los casos las facturas rectificativas son emitidas para hacer una corrección de errores en los datos de la factura como número, razón o denominación social del destinatario o emisor, número de serie; nombre, también para enmendar errores sobre el NIF o CIF e incluso para rectificar el domicilio de cualquiera de las partes y hasta la descripción de las operaciones.
También se puede utilizar para reflejar una renegociación de condiciones, en general, como una rebaja en el precio, fecha de entrega, corregir un error fiscal o recuperar el IVA abonado por una factura impagada.
Cuándo emitir una factura rectificativa
Existen diferentes motivos por los que se puede emitir una factura rectificativa. Pero los más usuales son los siguientes.
- Errores en los datos profesionales de la factura.
- Errores en relación al cálculo de los importes expuestos.
- Ausencia de información relevante en el documento.
- Tipo de IVA o cuota mal calculada.
Para modificar el importe, es importante hacerlo dentro de los cuatro años desde la fecha de devengo. En este sentido es importante saber que la factura rectificativa incluirá exclusivamente el importe de la modificación, que puede ser positivo o negativo.
Para estos casos ambas facturas, es decir la original y la rectificativa, son válidas en términos contables.
También se puede emitir una factura rectificativa con todos los datos correctos. En estos casos se entenderá que la factura rectificativa sustituye a la original, anulándola.
Es posible además rectificar varias facturas en una sola factura de este tipo. Esto se puede hacer siempre y cuando se identifiquen todas las facturas que se quieren rectificar.
Cómo hacer una factura rectificativa
En relación a cómo hacer una factura rectificativa de forma correcta, hay que tener en cuenta las siguientes condiciones, esenciales para poder emitir este documento de forma correcta.
- Debe constar de forma completa los datos identificativos de la factura que rectifica.
- Todos los contenidos generales de una factura rectificativa se corresponden con los contenidos de una factura ordinaria. Estos están recogidos en los artículos 6 y 7 del Reglamento de facturación.
- Toda factura rectificativa sólo se debe realizar en los supuestos indicados más arriba y que son los que constan en los apartados 1) y 2) del artículo 15 del Reglamento de facturación.
Para cuando se trate de emitir una factura rectificativa de una factura simplificada, entonces debe emitirse con los mismos contenidos de dicha factura simplificada.
Existe un plazo para emitir facturas rectificativas
En relación al plazo indicado para emitir facturas rectificativas, el mismo que está establecido por normativa vigente y expresa que se deberá efectuar “tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias” que obligan a su expedición.
Siempre que no hayan transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto afectado.
