¿Cuál es la diferencia entre albarán y factura?
Puede que sobre el papel sean muy parecidos, pero existen diferencias entre un albarán y una factura que debes reconocer si estás al frente de un negocio.
Si trabajas como autónomo o como profesional para una pyme, es importante que conozcas las características de ambos documentos, para no cometer errores de forma involuntaria, que puedan acarrear problemas.
- Qué es un albarán
- Qué tipos de albaranes existen
- Qué información debe contener el albarán
- Qué es una factura
- Diferencias entre un albarán y una factura
- En qué casos utilizar albarán o factura
¿Qué es un albarán?
Un albarán es un documento mercantil que confirma que un producto llegó a su destinatario, o la correcta realización de un servicio. Se trata de un documento que emite el proveedor y firma el cliente y que, por tanto, deja constancia de que los servicios contratados se han llevado a cabo.
Gracias a los albaranes, los vendedores pueden corroborar que su producto llegó a destino y que, por tanto, puede emitir la factura correspondiente a la venta o la contratación. También se trata de un documento útil para los clientes, ya que les permite corroborar que la mercancía o el servicio se ha prestado en buenas condiciones.
Eso sí, debes tener en cuenta que aunque un albarán sirve como justificante de una transacción, no justifica que se haya realizado el pago por dicho servicio o mercancía, ya que no tiene validez fiscal.
Qué tipos de albaranes existen
El albarán puede ser de 2 tipos, en función de si va o no acompañado de una factura. En principio, el tipo de albarán que se debe utilizar en cada caso dependerá de aspectos como la información que solicite el cliente, la política de facturación del vendedor, etc. A continuación, repasamos ambos formatos:
- Albarán valorado: este tipo de albarán no suele ir acompañado de la factura. Contiene además de la descripción y cantidad de productos, el precio individual de cada producto, descuentos, impuestos e importe total del pedido. Con este tipo de albarán la facturación se hace posteriormente a la entrega del producto o servicio realizado.
- Albarán sin valorar: en este caso sí va acompañado de la factura. Por este motivo sólo contiene los datos relativos a la descripción y a la cantidad de productos y no deja constancia del precio de cada producto ni del importe final del pedido. Estos datos se especifican en la factura que acompaña al albarán.
Qué información debe contener el albarán
El albarán debe contener datos completos tanto del proveedor del producto o servicio como del cliente. No obstante, hay veces que los datos del cliente aparecen incompletos, mencionando tan solo el nombre.
Además debe incluir la siguiente información:
- La fecha de emisión del albarán.
- La fecha y lugar de entrega de la mercancía.
- El número del documento. Los albaranes deben ir numerados con una serie propia. Esto es igual que en las facturas.
- La descripción de los productos entregados, indicando su número.
- Lo normal es que también incluyan el precio de la compra, sin desglosar los impuestos, para evitar equívocos.
Qué es una factura
Una factura ordinaria, también denominada factura completa, es un tipo de documento mercantil que acredita la realización de una operación comercial.
En la factura se plasma el precio de los productos o servicios ofrecidos por un proveedor y por los que el cliente debe pagar en la fecha indicada en ella.
A diferencia del albarán, las facturas sí tienen validez fiscal y, por tanto, deben conservarse. Además son obligatorias para las empresas y profesionales, ya que permiten justificar cada operación económica que se realiza.
Diferencias entre un albarán y una factura
Ahora que ya conoces los detalles de ambos documentos, vamos a analizar cuáles principales diferencias entre una factura y un albarán.
- Validez fiscal. El albarán no tiene validez fiscal por lo que no es posible utilizarlo para justificar impuestos o exenciones fiscales. La factura sí posee validez fiscal.
- Precio e impuestos. Las facturas deben incluir los precios e impuestos por el producto o servicio. En los albaranes estos datos únicamente aparecen en los albaranes valorados.
- Emisión. La factura siempre se emite después del albarán.
- Constancia de pago. El albarán no permite acreditar un pago, sólo sirve para constatar la entrega del servicio o la mercancía.
- Contabilidad. Las facturas son necesarias para la contabilidad del profesional o del negocio. En cambio los albaranes son útiles para el control de stock y el inventario.
- Conservación. Un albarán no tiene por qué conservarse. En el caso de la factura sí debe permanecer guardada al menos durante 5 años.
En qué casos utilizar albarán o factura
Ahora que ya conoces los pormenores de ambos documentos, sabrás que no pueden utilizarse indistintamente. Veamos en qué casos utilizar albarán o factura, según la situación mercantil.
El albarán debe utilizarse siempre que se haga el envío de una mercancía o se brinde un servicio.
Se envía junto a esos productos o tras realizar el servicio, para que el cliente firme el documento e indique que está conforme. Es decir que da su conformidad de que todo ha llegado como debía, o que el servicio cumple con las condiciones establecidas.
Por su parte, la factura llega una vez que se ha validado el albarán. A partir de ese momento, se debe emitir una factura para que el cliente pague por los productos o servicios contratados.
