¿Qué es una nota de crédito?
Toda empresa debe tener clara la aplicación de los distintos conceptos contables. Se trata de la única forma para que la administración, la facturación y la contabilidad cuadren sin ningún tipo de problema.
Sin embargo, existen conceptos que, pese a ser habituales, pueden generar dudas. Uno de estos conceptos es la nota de crédito que, por lo general, está vinculado a las compras. En este artículo analizaremos qué es una nota de crédito, cómo se utiliza y cuáles son sus diferencias respecto a una factura rectificativa.
- Qué es una nota de crédito
- Qué tipos de notas de crédito existen
- Cómo utilizar una nota de crédito
- Diferencias entre nota de crédito y factura rectificativa
Qué es una nota de crédito
Una nota de crédito es un documento administrativo de carácter comercial que, a su vez, tiene validez legal en el marco de una compraventa. Generalmente lo utilizan mucho los proveedores y las empresas, puesto que permite corregir errores cometidos en alguna factura o para introducir modificaciones como, por ejemplo, la devolución de parte de una compra, la incorporación de descuentos a la factura...
Por lo general, este documento lo emite el departamento de ventas, y, se entregan al cliente para las siguientes situaciones:
- Si ha recibido productos dañados
- Para arreglar posibles errores en una factura
- Para añadir un descuento posterior a la compra
Qué tipos de notas de crédito existen
Existen diferentes tipos de notas de crédito. No obstante, las más usuales son las denominadas comerciales y bancarias.
- Notas comerciales. Se realizan por operaciones comerciales entre una empresa y un proveedor, bien entre una empresa y el cliente. La finalidad es reflejar el saldo a favor.
- Notas bancarias. Se emiten por parte de las entidades financieras y tienen como fin registrar la entrega de un dinero a un cliente.
Cómo utilizar la nota de crédito
Como en España Hacienda no permite la eliminación o destrucción de facturas emitidas, si existe algún error en una factura ya realizada o la necesidad de modificar las cuantías de esta por una devolución o descuento posterior, hay que emitir una nota de crédito o en ciertos casos una factura rectificativa.
Con estas dos opciones es posible subsanar el error manteniendo la factura original intacta. En cualquier caso, al emitir una nota de crédito se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
- Generar una nueva factura en la que se especifique que es una nota de crédito.
- Incluir la numeración correlativa.
- Referenciar a la factura que se anula e incluir el número de la factura original.
- Los importes y cantidades se reflejan en negativo.
- La información reflejada debe ser la misma que contiene la factura modificada.
- No existe un formato obligatorio específico, por lo que cada empresa podrá tener un modelo con datos o apariencia diferentes.
Una vez emitida, toda nota de crédito debe enviarse al cliente para que pueda añadirla en sus registros contables. En caso de no hacerlo, estos errores pueden ser sancionados al descuadrar la contabilidad por la falta de la nota que modifica la factura original.
Diferencias entre nota de crédito y factura rectificativa
Sobre el papel, la función de la nota de crédito y la factura rectificativa es similar. Así las cosas, es habitual que surjan dudas sobre cuál utilizar a la hora de modificar una factura.
Un dato clave a tener en cuenta es que la Agencia Tributaria permite el uso indistinto de ambas en determinados supuestos, siempre que se haga de forma correcta. Entonces, ¿estamos hablando de lo mismo?
Lo cierto es que no. La gran diferencia entre nota de crédito y factura rectificativa está en que ésta última puede rectificar una factura después de haber sido liquidado el IVA en su declaración trimestral correspondiente. Con la nota de crédito esto es algo que no se puede hacer.
Por otro lado, las facturas rectificativas pueden ser positivas o negativas. Esto quiere decir que, permiten aumentar el importe original original y cobrar la diferencia. O bien rebajarlo, haciendo una factura rectificativa negativa y compensar lo que se ha cobrado de más.
En tanto que las notas de crédito siempre son negativas. Otra diferencia con la rectificativa es la posibilidad que tiene esta última de modificar facturas de trimestres anteriores.
