Los autónomos tienen que enviar el certificado de retenciones a proveedores y asalariados antes del 2 de abril

La campaña de la RENTA de este año, la primera en la que todos los autónomos, sin excepción, tendrán que presentar la autoliquidación del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) correspondiente a 2023, ha adelantado su fecha de inicio al 3 de abril. Antes de este día, cientos de miles de autónomos tendrán que obtener y enviar a sus asalariados -y a algunos proveedores- sus certificados de retenciones, un documento en el que se recogen todas las aportaciones que se han ido haciendo a la Agencia Tributaria durante el año pasado.

Se trata de una obligación para todos aquellos autónomos y negocios con asalariados, pero también para aquellos que hayan retenido el IRPF en las facturas que hayan pagado a un proveedor, siempre que se les solicite. De igual forma, deberán recibirlo de sus clientes los trabajadores por cuenta propia que hayan emitido alguna factura con esta retención durante el año.

Ello es debido a que, como explicaron a este diario fuentes de la Agencia Tributaria, “la norma no distingue por asalariado, proveedor o cliente. Se debe entregar a aquellos a los que se hayan abonado rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta”, recordaron.

Como se recoge en la ley, el plazo para enviar a los asalariados y proveedores -y recibir de los clientes- concluye el día inmediatamente anterior a que comience la campaña de la RENTA, que este año será el 3 de abril. Por tanto, los autónomos deben obtener estos certificados y remitirlos antes del martes, 2 de abril. De lo contrario, podrían tener que hacer frente a una sanción de 150 euros por cada certificado no emitido.

Los asesores fiscales consultados por este medio explicaron que el certificado de retenciones para los autónomos sirve para comprobar, por ejemplo, que los clientes que hayan retenido su IRPF en las facturas del año pasado las han declarado correctamente a Hacienda, así como que no exista ningún descuadre entre sus libros de facturas y las cantidades ya abonadas a cuenta del IRPF que pudiera provocar una inspección por parte del Fisco.

Los autónomos deben obtener y enviar los certificados de los proveedores a los que hayan retenido IRPF

Los autónomos que hayan retenido IRPF en las facturas que han pagado a sus proveedores deben remitir a éstos sus certificados de retenciones, siempre que éstos se lo reclamen. Así lo afirmó a este diario Adolfo Jiménez, presidente de la Asociación Española de Asesores Fiscales y Gestores Tributarios (Asefiget), aclarando que, “aunque se trate de una obligación siempre que se solicite por parte del empleado o el proveedor, en los últimos años se ha perdido esta costumbre porque estos datos suelen aparecer directamente en el borrador de la declaración de la RENTA.”

Sin embargo, en estos casos, el asesor fiscal recomendó solicitarlo siempre, con el fin de “comprobar que las cantidades que se han retenido y las que figuran en los propios libros del autónomo o el negocio son correctas, subsanar los errores que correspondan y evitar así una sanción ante una posible Inspección”, explicó el presidente de Asefiget.

También deben recibir de sus clientes los certificados de las facturas que hayan emitido durante el año

Asimismo, la obligación de enviar a los proveedores a los que se haya retenido IRPF en las facturas a lo largo del año también se aplica en el sentido contrario. Es decir, los clientes que hayan aplicado retenciones en las facturas que han cobrado los autónomos también deberán enviar a éstos el certificado de retenciones correspondiente antes del 2 de abril, el día previo al comienzo de la próxima campaña de la RENTA.

Por otro lado, los autónomos que hayan percibido alguna prestación de la Seguridad Social durante el año pasado, como las de cese de actividad, maternidad o incapacidad temporal, también pueden solicitar y obtener el certificado de retenciones aplicadas por estos cobros antes de que llegue la fecha para presentar la autoliquidación de IRPF.

Todos los autónomos con asalariados deben entregarles sus certificados de retenciones antes del 2 de abril

Aunque se trata de una cuestión más conocida, así como de un trámite que a menudo realizan los gestores o graduados sociales que trabajan para los autónomos y negocios, cabe recordar que todos los trabajadores por cuenta propia con asalariados a su cargo están obligados a enviar a éstos sus correspondientes certificados de retenciones.

La fecha límite para enviarlos es la misma que en el resto de los casos -el 2 de abril-, y no hacerlo podría conllevar sanciones de 150 euros por cada certificado no remitido a los asalariados. Por ejemplo, si se trata de un negocio con ocho asalariados, podría tener que hacer frente a una multa de 1.200 euros.

Tal y como detalla la legislación, se entenderán como infracciones los casos en los que los autónomos “no pongan a disposición de los perceptores de las rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta, antes de los plazos de presentación de las declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones de datos o solicitudes de devolución del tributo al que se refiera dicha retención o ingreso a cuenta, el certificado que deben expedir en favor de dichos perceptores.” 

¿Cómo solicitar los certificados de retenciones para enviarlos a asalariados y proveedores?

En primer lugar, es necesario recordar que miles de autónomos -entre los que se encuentran todos los que tienen asalariados- están obligados a informar a Hacienda de las retenciones de IRPF que figuren en las sus nóminas y facturas emitidas a otros profesionales por cuenta propia de forma trimestral, a través del Modelo 111.  

Además, cada año deben presentar otro modelo, el 190, en el que, a modo de resumen, se informe al Fisco de todos los pagos del negocio en concepto de retribuciones, las deducciones por cotizaciones sociales y las retenciones aplicadas en concepto de IRPF. Una vez se haya presentado este modelo correctamente, la propia Agencia Tributaria pondrá a disposición de la empresa el certificado de ingresos y retribuciones del negocio, donde se incluyen las de sus asalariados.  

A partir de aquí, los autónomos deben preparar y remitir a cada asalariado su certificado de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF, donde se deben incluir los siguientes campos:

• Datos del perceptor: DNI o NIF y nombre y apellidos -o razón social- del trabajador o profesional al que se retuvieron cantidades a cuenta del IRPF durante 2022.
• Datos del pagador: DNI o NIF y nombre y apellidos -o razón social- del autónomo o negocio.
• Retribuciones dinerarias y en especie percibidas por el asalariado por su trabajo.
• Retenciones practicadas por cada concepto.
• En los casos en los que proceda, las aportaciones empresariales a planes de pensiones o mutualidades de prestación social durante 2022.
• En los casos en los que proceda, las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de atrasos de años anteriores o, en su defecto, los reintegros realizados por éste al negocio por haber percibido retribuciones superiores a las correspondientes durante ejercicios anteriores.