Cinco años del registro horario obligatorio: estos son los errores que siguen cometiendo los negocios

Este mes se cumplen cinco años desde que entró en vigor la obligación de realizar un registro horario para los empleados de los negocios y autónomos. Sin embargo, muchos todavía siguen cometiendo errores que, dependiendo de su gravedad, pueden suponer cuantiosas sanciones para los trabajadores por cuenta propia.

Prueba de ello son los últimos datos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que mostraron un incremento del 45% en las multas para los negocios por incumplir el registro horario obligatorio durante el año pasado.  En concreto, los inspectores impusieron sanciones por un valor total de 15,5 millones de euros, mientras que la multa media superó los 1.000 euros.

Ante estas cifras, el ministerio de Trabajo, cuya titular es la vicepresidenta del Gobierno, Yolanda Díaz, ha anunciado que está preparando una modificación en la ley, que obligaría a todos los autónomos con empleados y negocios a elaborar el registro horario en formato digital, eliminando el papel que todavía muchos usan como formato válido para dejar constancia de las horas de trabajo de sus asalariados. Además, este registro digital podría tener que estar conectado directamente con la Inspección.

Cinco años después de su puesta en marcha, diferentes expertos han repasado a este diario los requisitos que debe cumplir el registro horario en los negocios, así como las sanciones y la jurisprudencia más importante alrededor de esta obligación.

¿Qué información debe incluir el registro horario obligatorio para los negocios y autónomos con asalariados?

Como estableció recientemente el Tribunal Supremo, después de una aclaración de la justicia europea, el registro horario debe cumplir una serie de factores que demuestren su autenticidad y que realmente hagan efectivo el cumplimiento del horario de los empleados en los negocios. Son los siguientes:

• Objetivo: en este punto, “lo que dice el Supremo es que los datos no pueden dar lugar a la duda, y que los asalariados deben tener claro el sistema y cómo deben registrar su jornada. Además, se tiene que dejar claro cómo contabilizar, por ejemplo, las pausas para la comida o cualquier otra pausa que no sea retribuida”, explicó a este diario Estela Martín, abogada laboralista de la asesoría SincroGO.
• Fiable: “es verdad que la norma española no impide que se haga en papel, pero es más difícil de probar la fiabilidad del sistema”, afirmó.
• Accesible: la empresa debe poner los medios para facilitar que los asalariados fichen.

Así, tanto si se realiza en papel como en formatos digitales, el registro horario de los negocios debe indicar el horario de entrada y de salida de los empleados, así como las horas de descanso, en caso de que se trate de una jornada partida o se descanse una hora dentro de la jornada para comer.

Además, los asalariados deben ser responsables de registrar su horario de la forma adecuada, identificándose mediante su firma -en caso de que se realice en papel- o accediendo con sus credenciales, si se hace a través de una aplicación o con un software específico, como explicaron a este diario los abogados laboralistas.

La Justicia ha ido aclarando diferentes aspectos alrededor del registro horario

Además de los requisitos contemplados en la legislación, diferentes tribunales y organismos han ido aclarando algunos aspectos alrededor del registro horario que deben cumplir los negocios, pero también los asalariados.

La protección de datos impide a los negocios obligar a fichar con la huella dactilar

Hace unos meses, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aclaró que los negocios y autónomos con empleados no pueden obligar a éstos a registrar su horario mediante la identificación biométrica. Por ejemplo, a través de un lector de huellas dactilares, un sistema que muchas empresas implementaron en los accesos a sus instalaciones.

Según explicaron, los datos biométricos han pasado a ser considerados como una información valiosa, por lo que los negocios que usen estos datos en el control horario estarían cometiendo una ilegalidad que podría ser sancionada por la AEPD.

El registro horario en papel podría tener los días contados

Aunque no está prohibido actualmente, realizar el registro horario en papel podría tener los días contados, después de que la ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, anunciase su intención de obligar a todos los negocios a hacer el control horario en formatos digitales que, además, estarían conectados directamente con la Inspección.

Ello es debido a que se trata de un formato más manipulable, según la Inspección, y que puede dar lugar a errores. “Cuando se analizan estos registros, en muchos casos todos los asalariados tienen todos los días la misma hora de entrada y salida, lo cual es prácticamente imposible”, explicaron a este diario los abogados laboralistas.

En paralelo, la vicepresidenta del Gobierno aseguró que, además de la prohibición del papel como soporte válido para realizar el registro horario, su ministerio incrementará la cuantía de las sanciones por no realizarlo correctamente.

Las sanciones por no realizar correctamente el registro horario podrían suponer el cierre del negocio

En el apartado de las sanciones, la legislación contempla multas para los autónomos y negocios que incumplan el registro horario que pueden ir desde los 751 euros hasta los 7.500 euros. Además, varias sentencias judiciales han aclarado que, dependiendo del caso, no realizar el registro -o hacerlo mal- puede conllevar otras serias consecuencias.

Por ejemplo, “si se entiende que se han hecho horas extras que no se han abonado o compensado con descansos”, el negocio tendría que abonar al asalariado estos periodos de trabajo, una consecuencia aún más gravosa para las empresas, como explicaron desde SincroGO.

Además, el incumplimiento del registro diario de jornada puede conllevar otras sanciones. Por ejemplo, la Inspección de Trabajo podría entender como incumplidas otras obligaciones laborales, “como es el caso, por ejemplo, del derecho a la desconexión digital”, valoraron.