Los autónomos pueden rectificar el informe de su vida laboral, si contiene errores o carencias

Un trabajador autónomo suele estar muy pendiente de su vida laboral y solicitar, al menos, una vez al año este informe que emite la Seguridad Social. Pero el error está en pedir dicha rectificación a la Tesorería General de la Seguridad Social, a pesar de que es el organismo que entrega el informe. Los gestores recuerdan que se avecinan cambios en cuanto a jubilación y cotización y que, por ello, habrá que estar pendiente de revisarla de vez en cuando.

La información que revela un informe de vida laboral es clave por muchos motivos:

• El informe o certificado detalla todos los días cotizados desde el primero en que un trabajador se ha dado de alta en su vida, así como las fechas de las bajas. Además, incluye un dato esencial: la fecha efectiva de alta en el régimen del que se trate. Y hay que tener en cuenta que, para aquellos autónomos que gestionan con cierta frecuencia altas y bajas en la Seguridad Social, saber cuánto tiempo se ha cotizado es importante.
• Cuando un autónomo sufre una baja por enfermedad o por accidente, necesita saber cuándo y durante cuánto tiempo ha tenido lugar. Hay que recordar que la cotización por Incapacidad Temporal de los autónomos da lugar a prestaciones cuya cuantía se obtiene aplicando porcentajes siguientes a la base reguladora. Un informe de vida laboral muestra estos periodos que también se incluyen como cotizados o, en caso contrario, habrá que subsanar errores. No hay que olvidar que los trabajadores por cuenta propia siguen abonando su cuota a la Seguridad Social cuando están de baja.
• Al acercarse la edad de jubilación, conocer años, meses y días cotizados servirá para calcular la cuantía de la pensión. Y, además, ir tomando decisiones de cara a la misma.
• Para que un autónomo pueda pedir ayudas al SEPE o bien a la Seguridad Social es necesario saber cuántos días ha cotizado en su vida laboral.
• Algunas administraciones autonómicas y locales exigen entre la documentación necesaria para solicitar ayudas y becas un informe de vida laboral.

Hay que solicitar la rectificación del Informe de la Vida Laboral con una reclamación ante el INSS

Es conveniente revisar este historial de vez en cuando, ya que no está exento de alojar errores en sus datos o de que el autónomo eche en falta períodos cotizados, lo cual podría afectar a la jubilación. Para ello hay que saber que se tiene derecho a rectificar el informe de vida laboral.

A este respecto, el Tribunal Supremo ya se ha pronunciado en tres ocasiones, en 2019, en 2020 y una tercera en el presente año: para corregir los datos de la vida laboral hay que presentar una solicitud de rectificación ante el Instituto Nacional de la Seguridad Social, en vez de  impugnar este informe ante la Tesorería General de este mismo organismo estatal.

Así, la Sala de lo Contencioso del Tribunal Supremo, en una sentencia de 2023 se expresa de la siguiente forma: “partiendo de que los informes de vida laboral tienen un mero carácter informativo, pues no constituyen en sí mismos actos administrativos que creen para el interesado derechos y obligaciones en materia de Seguridad Social sino que se limitan a hacer constar los datos sobre afiliación, altas y bajas y cotización que le constan a la Tesorería de la Seguridad Social, el trabajador no puede impugnar ante dicha Tesorería el informe de vida laboral por no comprender este determinados periodos de cotización sino que a tal efecto debe formular la correspondiente reclamación ante el Instituto Nacional de la Seguridad Social”.

Por lo tanto, si faltan períodos de cotización o existen errores, la reclamación tiene que ser presentada ante el Instituto General de la Seguridad Social y no ante la propia Tesorería, a pesar de que sea quien entrega el informe.

¿Cómo se puede rectificar el informe de vida laboral?

Para solicitar algún cambio en el informe de vida laboral hay que entrar en la Sede Electrónica (sede.seg-social.gob.es), seleccionar el apartado 'Ciudadanos' en el menú y después pulsar en 'Afiliación, Inscripción y Modificaciones'. Por último, hay que elegir el servicio 'Rectificación de informe de vida laboral' e identificarse con certificado electrónico, Cl@ve o SMS.

Este trámite está dirigido a las personas físicas que tienen asignado número de afiliación a la Seguridad Social (NAF), cualquiera que sea el Régimen al que estén adscritas. A través del mismo se puede solicitar la rectificación de los datos de las diferentes situaciones que constan en los informes de vida laboral o incorporar situaciones inexistentes en estos informes. Para ello hay que:

•  Incorporar en la solicitud la mayor cantidad posible de información sobre las situaciones que se desea corregir o incorporar: fechas, nombre de empresa, provincia, actividad realizada, etc.
• Proporcionar una cuenta de correo electrónico para la confirmación de la tramitación.

Una vez realizada la rectificación de los datos, el ciudadano recibirá de forma inmediata un correo electrónico con el número identificativo asociado a la solicitud presentada, así como la confirmación de recepción de la solicitud por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). La finalización de la tramitación de la solicitud por parte de la TGSS será comunicada por correo electrónico.

Los asesores fiscales advierten que el proceso de modificación desde la web del INSS resulta muy difícil

Pero todo esto no resulta ni mucho menos fácil para el trabajador autónomo o para cualquier ciudadano dado al funcionamiento de los portales electrónicos en Internet de la Seguridad Social, según explica Juan Ramón Fernández Gancedo, vocal del comité ejecutivo de la Asociación Española Asesores Fiscales y Gestores (ASEFIGET): “los sistemas informáticos, ahora mismo, están adaptados. La página de Hacienda funciona muy bien desde hace, al menos, diez años; mientas que las páginas web del SEPE, INSS y Comunidad de Madrid no funcionan tan bien, por poner un ejemplo. Estas últimas han avanzado mucho en el caso de la Comunidad de Madrid y del INSS, pero el tema del SEPE sigue siendo horrible, es imposible hacer nada, ni vía online y vía presencial. Eso sí, con la forma digital se puede solicitar el paro, pero poco más”.

Y, ya en referencia al INSS, continúa: “hay que tener firma digital para hacer las gestiones, pero es una página compleja. Una persona que no conozca los conceptos de alta, variación, modificación, sistema de renta, etc., todo lo que supone el tema y los conceptos jurídicos de la Tesorería, a la hora de meterse en vidas laborales se perderá. La página web del INSS no tiene una navegación amigable, cuesta entenderla. Si se tiene paciencia, se puede hacer, pero es difícil”.

Y señala que lo más importante a la hora de reclamar, y entrar de lleno en un procedimiento como este, hay que tener pruebas. Y en caso de que no se rectifique, pues hay que iniciar un proceso con la Administración. “Y el problema que tiene la Administración es que muchas veces se llega a un juzgado o bien por falta de profesionalidad de los funcionarios o por dejadez; la mayoría es por dejadez. Es una pena, pero es la realidad: porque pierden papeles, porque no lo encuentran, porque no ha llegado la solicitud al departamento correspondiente, porque no han grabado los datos y está encima de alguna mesa. Este es el problema que tenemos en la Administración, que se ha degradado, por desgracia, el hecho de ser funcionario; antes era un prestigio ser funcionario”.

“Nuestra recomendación final desde ASEFIGET- añade Juan Ramón Fernández Gancedo- es que se acuda a un especialista en materia laboral, para que asesore sobre cómo hacer el procedimiento y que también lo lleve a cabo, porque el proceso se puede alargar meses cuando, si lo hace un profesional, pues puede estar resuelto en un mes o mes y medio”.

Con los cambios que prepara la Administración, habrá que comprobar el informe de vida laboral

En el futuro próximo habrá "bastantes cambios por parte de la Administración", recuerdan desde ASEFIGET: “sobre todo en el tema de las pensiones. Así pues, lo mejor es que este tipo de gestiones lo haga un especialista, abogado o asesor laboralista, porque agiliza mucho el trabajo. Y porque, si no se hace bien, la Tesorería enviará una carta y al recibirla, posiblemente, el ciudadano no sabrá lo que le quieren decir y, al final, tendrá que acudir a un especialista para que le presente el recurso o los recursos, y el proceso se irá alargando. Todo lo que lleve un procedimiento se puede alargar muchísimo. Estos cambios que se van a producir se llevarán a cabo de manera automática. Se supone que no darán problemas, pero habrá estar atentos para comprobar la vida laboral”.