¿Qué es una orden de compra o de pedido?

La eficacia de la comunicación en los negocios es esencial para asegurar el funcionamiento fluido de los procesos tanto internos como externos en tu empresa.

En el ámbito de las compras, la comunicación clara y precisa es crucial para evitar malentendidos.

Para lograr esta transparencia, se emplean órdenes de compra, documentos que se convierten en herramientas valiosas para la comunicación formal entre empresas y proveedores.

En este artículo, exploraremos a fondo cómo es una orden de compra, también conocida como orden de pedido, y proporcionaremos ejemplos de orden de compra para ilustrar su estructura y contenido.

1. Qué es una orden de compra
2. Características de una orden de compra
3. Para qué sirve una orden de compra
4. Tipos de órdenes de compra
5. Qué elementos debe incluir una orden de compra
6. Cómo hacer una orden de compra
7. Ejemplo de una orden de compra

Qué es una orden de compra

La orden de compra es un documento esencial que formaliza y registra el pedido de una transacción, especificando tanto los productos o servicios solicitados como su precio acordado. Este documento actúa como un acuerdo vinculante entre el comprador y el vendedor, estableciendo las condiciones de la adquisición.

Emitida por el proveedor y dirigida al consumidor, la orden de compra desempeña un papel crucial en la transparencia y seguridad de la transacción comercial.

En el ámbito del comercio electrónico, se conoce también como "orden de compra web", ya que se utiliza ampliamente en este contexto.

Su utilidad radica en plasmar por escrito los términos y condiciones de la operación, incluyendo detalles específicos como cantidades, descripciones de productos, precios y fechas de entrega, brindando así un respaldo documentado para ambas partes durante el proceso de compra.

Características de una orden de compra

Una orden de compra posee características distintivas que la convierten en un elemento fundamental en el ámbito comercial:

• En primer lugar, se destaca como un documento legal y oficial, brindando validez jurídica a la transacción.
• Además, funciona como garantía y constancia tangible de la operación comercial, proporcionando a ambas partes seguridad y respaldo.
• Sirve como acreditación formal de que la transacción ha sido realizada con éxito.
• Este documento también actúa como un respaldo mercantil detallado, exhibiendo minuciosamente los términos acordados para la operación.

Su capacidad para presentar en detalle los elementos que componen la transacción, como productos, cantidades y precios, lo convierte en una herramienta crucial para mantener el orden y la claridad en las ventas del negocio.

En resumen, la orden de compra no solo simplifica el proceso de adquisición, sino que también aporta seguridad, formalidad y organización a las operaciones comerciales.

Para qué sirve una orden de compra

Su función primordial es actuar como un fiel testigo de la operación, constatando y acreditando que tanto el comprador como el vendedor están en sintonía respecto a los detalles del acuerdo.

Para el vendedor, esta herramienta se convierte en el paso previo inicial para el proceso de facturación de la venta, transformando la transacción en una realidad contable tangible.

Por otro lado, para el comprador, la orden de compra funciona como un comprobante sólido, una garantía de que la operación se va a realizar.

En términos prácticos, este documento agiliza el control financiero, el seguimiento de la orden y la gestión administrativa del negocio, convirtiéndose en una pieza clave que simplifica y da seguridad a las complejidades del comercio.

Tipos de órdenes de compra

Cada tipo de orden de compra se adapta a distintas situaciones y necesidades comerciales, brindando flexibilidad y estructura en el proceso de adquisición.

• Orden de compra estándar: La más común, detalla precio, cantidad, fecha de solicitud y condiciones de pago, utilizada para adquirir bienes o servicios de forma regular.
• Orden de compra planificada: Se emplea cuando la fecha de entrega es incierta, pero se anticipa la necesidad futura. Se puede ajustar posteriormente.
• Orden de compra abierta: Utilizada cuando se desconocen detalles de la solicitud, establece un plazo y cantidad máxima de bienes, permitiendo al comprador solicitar productos en ese período sin exceder la cantidad máxima.
• Orden de compra por contrato: Se aplica cuando se establece un contrato específico para bienes o servicios, con precios acordados entre comprador y proveedor, más allá de las fuerzas del mercado.

Qué elementos debe incluir una orden de compra

Una orden de compra debe contener varios elementos esenciales para garantizar la claridad y precisión en la transacción comercial. Entre los datos fundamentales se encuentran:

1. Nombre y dirección de la compañía compradora
2. Número de orden de compra
3. Lugar y fecha de emisión del pedido
4. Nombre y dirección del proveedor
5. Términos de entrega y de pago
6. Cantidad de artículos solicitados
7. Descripción detallada de los artículos o servicios solicitados
8. Precio por unidad de cada artículo o servicio
9. Coste de envío y relacionados
10. Coste total del pedido
11. Firma autorizada

Una vez creada, el documento original se entrega al proveedor, mientras que las copias se archivan internamente y se remiten al departamento de contabilidad para su adecuado registro y seguimiento.

Cómo hacer una orden de compra

Descubre el proceso paso a paso de cómo realizar una orden de compra de manera efectiva, desde la solicitud inicial hasta la entrega, garantizando transparencia y eficiencia en tus transacciones comerciales.

1. Enviar solicitud

   • Inicia el proceso identificando la necesidad de adquirir bienes o servicios.
   • Genera una solicitud al departamento de compras, detallando la compra y su propósito empresarial.

2. Encontrar proveedor

   • Tras la aprobación de la solicitud por el departamento de compras, emite la orden de compra.
   • Localiza un proveedor adecuado y obtén los datos necesarios, incluyendo la autorización financiera.

3. Confirmar la orden

   • El proveedor revisa la orden de compra, asegurándose de poder proveer en tiempo y forma.
   • Aprueba la orden, comúnmente a través de una plataforma de contratación.

4. Proceder a la entrega

   • Una vez aceptada la orden de compra, aguarda la recepción de los bienes o servicios solicitados.
   • Al recibirlos, verifica que la cantidad y los artículos coincidan con los datos de la orden.

Ejemplo de una orden de compra

Si aún no has tenido la experiencia de crear una orden de compra, pero consideras que este documento podría ser beneficioso para optimizar tus procesos de gestión, este ejemplo resulta relevante para ti:

Imagina que tienes un gimnasio llamado  y necesitas que alguien repare la maquinaria y se encargue del mantenimiento de tus equipos.

Para hacer esto de manera formal y organizada, decides enviar una solicitud a una empresa especializada en servicios de electricidad y mantenimiento, que en este caso se llama X

La orden de compra es como una especie de "carta" que le envías a X para pedirles oficialmente que realicen esos servicios para tu gimnasio.

En esa "carta", detallas qué servicios específicos necesitas: en este caso, electricidad y mantenimiento. También incluyes información importante como cuándo necesitas que se realicen esos servicios.

Además, en la orden de compra se especifica cuánto estás dispuesto a pagar por esos servicios. Es decir, colocas el precio acordado para que X sepa cuánto le vas a pagar por hacer el trabajo.

En resumen, una orden de compra de servicios es como una solicitud formal que una empresa envía a otra para pedirle que realice ciertos trabajos o servicios.

En este ejemplo, tu gimnasio está solicitando a X que realice servicios de electricidad y mantenimiento en su equipo, y están acordando el precio que se pagará por esos servicios.