¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Entre las obligaciones que deben cumplir tanto los empresarios como autónomos está la de guardar las facturas, una tarea imprescindible para evitar sobresaltos legales.
Sin ir más lejos, en una inspección de Hacienda, te solicitarán las facturas emitidas en un determinado periodo e, incluso, una factura podría llegar a utilizarse como prueba en un juicio.
También es necesario contar con los comprobantes de todas las facturas y tickets tanto de ingresos como de gastos para incluso poder desgravar. Pero... ¿durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
- ¿Qué facturas debo guardar?
- ¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
- ¿Cómo se deben guardar las facturas?
¿Qué facturas debo guardar?
La obligación de guardar las facturas se ciñe a la Ley General Tributaria. Pero, ¿cuáles deben guardarse según la norma?
Es obligación de autónomos y empresarios guardar todas las facturas frente a posibles y eventuales inspecciones de Hacienda o de declaraciones de impuestos.
Aunque hay que tener en cuenta las siguientes pautas.
- Deben guardarse las facturas emitidas por autónomos a terceras personas o recibidas por autónomos.
- Los justificantes de pago y de cobro.
- Los albaranes cuando en las facturas se hace alusión expresa a los mismos.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Los plazos dependen del criterio que se tenga en cuenta: criterio tributario, criterio mercantil y criterio penal, especialmente este último frente a lo que pueda ocurrir en un juicio donde las facturas pueden servir como prueba, por ejemplo. A continuación se detalla cada uno de estos criterios mencionados.
Criterio tributario
El plazo de prescripción de los impuestos es de cuatro años, de acuerdo a la Administración Tributaria, desde que se declaró ese impuesto. Es por eso que se hace necesario conservar todas las facturas y la documentación relacionada en caso de que Hacienda decida realizar una inspección administrativa.
Criterio mercantil
Todo empresario tiene la obligación de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. Así se estipula de acuerdo al artículo 30 del Código de Comercio. Salvo lo que pueda establecerse por disposiciones generales o especiales.
Criterio penal
Como se mencionó anteriormente, todas las facturas pueden ser utilizadas como prueba en un juicio, por un posible delito fiscal. Es aconsejable guardar estos documentos durante un período de 10 años ante un eventual conflicto judicial. Si bien el delito fiscal prescribe a los cinco años, según el artículo 305 del Código Penal, la versión agravada del mismo se amplía a 10 años.
¿Cómo se deben guardar las facturas?
La AEAT da libertad a las empresas y autónomos para guardar las facturas. En ese sentido, es posible guardarlas en papel o en formato electrónico, siempre y cuando esté garantizada la autenticidad de su origen, su legibilidad y la integridad de su contenido.
La ley establece para la conservación de las facturas que deben estar guardadas de forma ordenada y conservando su contenido original, lo cual es clave más allá del formato de guardado.
Esto significa que una factura está correctamente custodiada si conserva indefectiblemente su forma original: en los casos de las facturas en papel, no se admiten fotocopias y, en los documentos digitales, tampoco sirven las facturas escaneadas.
Si se guardan de esta manera las autoridades las consideran copias, y no originales y sólo serán válidas las facturas creadas desde cero ya sea en papel o bien desde alguna herramienta digital.
Como método, la mejor manera de emitir y guardar las facturas es mediante un software de facturación en línea. De esta manera se asegura una preservación del contenido de forma ordenada, conservando su integridad y evitando que la empresa se exponga a posibles situaciones fraudulentas.
También permite ahorrar espacio físico, se reduce el riesgo de fuga o deterioro de los documentos, y se garantiza una disponibilidad inmediata de las facturas si algún organismo oficial las requiriese.
La Ley Antifraude (entrada en vigor en octubre de 2021) obliga a las compañías a emplear programas informáticos que impidan llevar una contabilidad B, es decir, que no se puedan eliminar facturas ni asientos contables a voluntad.
