Es fundamental saber cómo utilizarla

La firma electrónica: cómo pueden obtenerla los autónomos y para qué trámites es necesaria

La firma electrónica es imprescindible para que los autónomos puedan gestionar toda su documentación a través de Internet, tanto con la Administración pública como con otros autónomos o empresas.
La importancia de la firma electrónica para los autónomos: cómo presentar documentos originales a través de Internet
La importancia de la firma electrónica para los autónomos: cómo presentar documentos originales a través de Internet
La firma electrónica: cómo pueden obtenerla los autónomos y para qué trámites es necesaria

En un momento marcado por la digitalización, cada vez es más frecuente realizar todo tipo de gestiones a través de la red. No solo con otras personas físicas o empresas, sino también con la propia Administración. Desde que se pone en marcha una actividad económica, los trabajadores por cuenta propia están obligados a mantener un contacto continuo con entidades públicas como la Seguridad Social o la Agencia Tributaria. Y cada vez es más común que los trámites se realicen de forma telemática.  

De hecho, uno de los temas de los que más se ha hablado en los últimos meses es la digitalización de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT), que supondrá un cambio radical para muchos pequeños negocios, que tendrán que afrontar a través de la red distintas obligaciones fiscales como el uso de la factura electrónica o los softwares de facturación. Este tipo de trámites implicará de forma obligatoria una autentificación de la persona que realice el trámite correspondiente, ya que es la única manera de demostrar que el autónomo es quien dice ser. En este punto entra en juego la firma electrónica que, tal y como explican desde la propia Administración, permite “identificar al firmante de manera inequívoca y asegurar la integridad del documento firmado”.  

¿Qué es la firma electrónica y cuál es su objetivo? 

Grosso modo, la firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan un documento o que están asociados al mismo. Su base legal está recogida en la Ley 59/2003 de Firma Electrónica y está desarrollado en más profundidad en la sección “Base legal de las firmas”. Tal y como explica el Portal de Administración Electrónica del Gobierno de España (PAe), “la sección también explora bajo qué circunstancias la ley equipara la firma electrónica a la firma manuscrita, añade notas respecto a la normativa europea y hace distintas referencias legales a firmas con sellos de tiempo y avanzadas”.  

Según su base legal, la firma electrónica ha sido desarrollada principalmente con tres objetivos:  

  • Identificar de manera inequívoca a la persona que firma el documento 

  • Asegurar la integridad del documento firmado (asegura que el documento es exactamente el mismo que el original y que no ha sido alterado o manipulado) 

  • Asegurar el no repudio del documento firmado (los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente no se puede negar la firma del documento)

¿Qué utilidad tiene para los autónomos la firma electrónica? 

La firma electrónica se ha convertido en una herramienta imprescindible para que los autónomos puedan gestionar todo tipo de documentos, sobre todo en un momento en el que estar al día en materia digital resulta cada vez más necesario. Antiguamente todo se firmaba mediante la personalización del autónomo para que tuviera validez, pero hoy en día esa forma de proceder se está quedando atrás. Hay que entender que, para la Administración, la firma electrónica tiene la misma validez que una firma manuscrita

A esto hay que sumar que la Administración cada vez está más digitalizada y, como consecuencia, los autónomos ya tienen la obligación de gestionarlo prácticamente todo a través de la red. De ahí la importancia y repercusión que están teniendo distintas ayudas para la digitalización de los negocios, como puede ser el Kit Digital. Una de estas obligaciones, y de la que más se está hablando en los últimos meses, es la futura facturación electrónica, para la cual será imprescindible contar con una firma electrónica y tener los conocimientos para saber utilizarla con éxito.  

Tal y como explicaron desde el Portal de Administración Electrónica (PAe), la firma electrónica, además de aportar la identificación del firmante, la integridad de los datos y el no repudio del documento firmado, también permite llevar a cabo “muchas y variadas” prácticas que, en general, “están orientadas a realizar operaciones por Internet que en la vida cotidiana requieren de una firma para validarla”. Así, según indican, algunos de los ejemplos de operaciones que se pueden realizar actualmente a través de la firma digital son:  

  • Realización de la Declaración de la Renta a través de Internet 

  • Solicitudes en los registros electrónicos administrativos 

  • Petición de la vida laboral 

  • Recepción de notificaciones electrónicas 

  • Firma de correos electrónicos 

  • Firma de facturas electrónicas 

Es decir, gracias a la firma electrónica, los autónomos pueden mantener la comunicación con la Administración de forma diaria, sin depender de cartas, papeles o citas presenciales.  

¿Cómo se puede verificar la firma de un documento? 

La firma electrónica no solo permite que los autónomos puedan preparar, firmar y enviar una serie de documentos sin necesidad de salir de casa, también permite que puedan recibir y verificar que la información que reciben por parte de los distintos organismos, proveedores u otras personas físicas o jurídicas es real y legítima.  

“Si recibimos un documento firmado nos interesa validar la firma. Es decir, comprobar que los datos firmados se corresponden con los originales, que el certificado con el que se ha firmado es válido y que la estructura del fichero es correcta”, explicaron desde la Administración. Para ello, todos los ciudadanos pueden acceder al portal oficial “VALIDe”, donde se les permite comprobar la validez del documento en cuestión. 

¿Es lo mismo la firma electrónica que el certificado digital?  

La conexión entre la firma electrónica y el certificado digital es uno de los puntos clave que se deben tener en cuenta a la hora de realizar cualquier gestión a través de Internet. Y es que para poder firmar un documento primero será necesario disponer o bien de un certificado digital o de un DNI electrónico.  

“El certificado electrónico o el DNI electrónico contiene unas claves criptográficas que son los elementos necesarios para firmar. Los certificados electrónicos tienen el objetivo de identificar inequívocamente a su poseedor y son emitidos por Proveedores de Servicios de Certificación”. Explicaron desde el Portal de Administración Electrónica del Gobierno de España (PAe).  

En definitiva, el certificado digital tiene como misión validar y certificar que una firma electrónica se corresponde con una persona o una entidad concreta, ya que contiene la información necesaria para firmar de forma electrónica e identificar a su propietario con sus datos.  

¿Cuál es el procedimiento que debe seguir el autónomo para firmar electrónicamente un documento? 

Como bien indica su nombre, la firma electrónica debe realizarse siempre y obligatoriamente por medios electrónicos. Para ello, el autónomo podrá hacerlo de dos formas posibles:  

  • Descargando una aplicación de Firma en el ordenador: las aplicaciones de Firma son los programas que permiten firmar un documento electrónico. Existen algunos programas de uso cotidiano, como Adobe Acrobat o Microsoft Word que permiten firmar el mismo documento que se genera. Sin embargo, acarrean una serie de inconvenientes que dificultan el procedimiento y pueden generar errores a la hora de verificar la firma. Por este motivo, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas desarrolló la aplicación AutoFirma, con la que se puede firmar cualquier documento de forma fácil y sencilla.  

  • Firmando el documento en línea: esta opción es la utilizada sobre todo a la hora de firmar formularios y solicitudes, por ejemplo, con la Administración Pública. Aun así, a través de la página web VALIDe también se pueden firmar documentos personales.  

A la hora de firmar un documento digitalmente, el proceso que se lleva a cabo es rápido y sencillo. En primer lugar, la persona firmante deberá disponer del certificado electrónico o DNI electrónico y del documento en cuestión que se quiere firmar. La aplicación o dispositivo digital realizará un resumen del documento, que será único. En ese momento, la aplicación utilizará la clave privada para codificar el resumen y, a continuación, se creará de forma automática otro documento electrónico que contiene ese resumen codificado. Dicho nuevo documento es la firma electrónica

“La firma electrónica es el archivo o documento electrónico resultante. Es el documento válido a efectos legales y el que se debe conservar. Cualquier impresión o representación gráfica que se haga de él solo es válido en los términos que determine el destinatario de la firma. En general, la firma impresa deberá contener un Código Seguro de Verificación (CSV) que permite contrastar la copia impresa con la original electrónica”, explicaron desde la Administración. 

La firma electrónica: cómo pueden obtenerla los autónomos y para qué trámites es necesaria