Además debe ser objetivo, fiable y accesible

El registro horario es válido en un negocio si los empleados hacen una declaración unilateral de jornada

Una sentencia del Tribunal Supremo establece que una declaración unilateral de los trabajadores es suficiente para que el registro de la jornada sea válido. Al margen, establece que los autónomos deberán remunerar las horas extras que se incluyan.
Los autónomos y negocios deben aceptar la validez de un registro horario unilateral de sus asalariados.
Los autónomos y negocios deben aceptar la validez de un registro horario unilateral de sus asalariados.
El registro horario es válido en un negocio si los empleados hacen una declaración unilateral de jornada

El registro de jornada basado en la declaración unilateral de los asalariados es perfectamente válido a efectos legales. Así lo ha considerado una reciente sentencia del Tribunal Supremo, que desestima la demanda de los representantes sindicales de un gran banco que dejó en manos de sus empleados la responsabilidad de identificar el número de horas que trabajan cada jornada.  

En concreto, la sentencia alude a una demanda del sindicato de Deutsche Bank que se produjo después de que la empresa habilitara una aplicación para que sus empleados registraran cada día las horas de entrada y salida de su puesto de trabajo, así como el número total de horas realizadas, descontando los tiempos de descanso o los reservados para la comida.

En opinión del sindicato, el registro de jornada basado en una declaración unilateral de los asalariados supone un perjuicio para éstos, ya que “les condiciona al momento de reflejar con veracidad las horas que pudieren haber trabajado en cada jornada, ocultando la posible realización de un exceso de jornada, ante la manifiesta debilidad en la que pueda encontrarse para poder exigir al autónomo o empresario el ulterior abono de esas horas extraordinarias”, argumentaron. 

Sin embargo, el Tribunal Supremo no coincide con esta visión, ya que en ningún caso se discute la seguridad, trazabilidad y veracidad de los datos que aparezcan reflejados en la aplicación informática, “ni tampoco se le atribuye ninguna otra deficiencia técnica que pudiere hacer dudar de su fiabilidad.” 

Así, el Alto Tribunal da la razón a los autónomos con empleados y negocios que, para cumplir con la legislación en materia de registro horario, cedan a sus asalariados la responsabilidad de fichar e indicar los tiempos de descanso y las horas extraordinarias de manera unilateral. Los jueces consideran que esta autodeclaración no implica necesariamente una presión por parte de los empleadores para no declarar una jornada ampliada, y que esta situación podría darse en casi cualquier sistema de registro horario. 

En el sentido contrario, Luis San José, abogado laboralista del despacho AGM Abogados, explicó a este diario que la sentencia del Supremo supone que los autónomos con empleados “deben aceptar un registro horario de un empleado que establezca, de manera unilateral, la existencia de horas extras, las cuales deben pagarse.” 

¿En qué soportes y qué debe incluir el registro horario que los autónomos con empleados deben mantener actualizado? 

Tal y como indica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, es responsabilidad de los autónomos con empleados garantizar el registro diario de jornada, donde se debe incluir “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.” Este registro debe conservarse durante cuatro años, y permanecer disponible para los asalariados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.  

Sobre los soportes en los que los autónomos pueden documentar este registro horario, la legislación no especifica ninguno en concreto. El Estatuto de los Trabajadores cede esta decisión a la negociación colectiva o, en su defecto, al autónomo con empleados dueño del negocio, por lo que las posibilidades son diversas.  

Así, el formato más común sigue siendo el papel, según los expertos consultados por este medio. En este sentido, Luis San José recordó que éste sigue siendo un formato perfectamente válido para registrar la jornada laboral, “siempre y cuando la información sea objetiva, fiable y accesible.” Para ello, el registro en papel “debe contar con la letra y firma del trabajador.” 

No obstante, el abogado laboralista reconoció que cada vez son más los pequeños negocios que están implementando otro tipo de sistemas para registrar la jornada laboral, como la tarjeta de acceso, la huella dactilar o las aplicaciones. Sobre este último asunto, Luis San José recordó que los autónomos con empleados “no pueden obligar a descargar este tipo de software en un dispositivo propiedad del trabajador”, por lo que sólo es válido para negocios que pongan a disposición de éstos un ordenador o teléfono móvil de empresa. 

Muchos autónomos siguen sin contar con un sistema de registro de jornada, a pesar de las sanciones a las que se pueden enfrentar 

A pesar de las elevadas sanciones a las que se enfrentan los autónomos con empleados que no cuenten con un registro horario –hasta 7.500 euros en su nivel más grave-, muchos todavía no están poniendo en marcha este sistema, obligatorio desde 2019. En este sentido, hasta el pasado mes de noviembre se habían contabilizado 3.299 infracciones, y multas por valor de 4,7 millones de euros

Todo, en un contexto donde “la Inspección de Trabajo está acrecentando los procesos de vigilancia”, tal y como explicó a este medio Luis San José. Ante esta situación, “los autónomos con empleados y negocios deben poner hilo a la aguja y comenzar a realizar registros objetivos, fiables y accesibles.” 

Además, el abogado laboralista puso de manifiesto una situación habitual entre muchos autónomos con empleados a su cargo. Sobre todo, entre los más pequeños: que, a pesar de contar con un registro de la jornada laboral, éste no cumpla con los parámetros exigidos en la legislación. Así, el registro de la jornada debe contener la hora de entrada y salida, “pero también el tiempo efectivo de trabajo. Es decir, descontando las interrupciones para comer, tomar el café e, incluso, bajar a la calle para fumar un cigarrillo”, concluyó Luis San José.