Las siete causas por las que te puede sancionar con el registro de jornada
Todavía son muchas las lagunas sobre cómo deben fichar los empleados tras la nueva nueva normativa sobre el registro de jornada. Los autónomos a veces pasan por alto detalles que pueden acarrear multas. Según un estudio de B+Safe, no registrar las pausas y descontarlas de las horas de trabajo efectivas, dejar en manos de las gestorías el control de las horas o elaborar informes incompletos son algunos de los siete errores más comunes.
Dos meses después de que entrase en vigor la normativa sobre el registro de jornada y a pesar de las pautas que se recogen en la guía que publicó el pasado 14 de mayo el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social ,continúan surgiendo dudas entre los autónomos. Muchos incluso -principalmente los que llevan el control en papel- desconocen a qué se están exponiendo con la Inspección de Trabajo. Las multas pueden alcanzar los 6.250 euros.
La razón son los “errores aparentemente sin importancia que incumplen algún aspecto de la norma pero que son sancionables”, explica Nuño Azcona, CEO de B+Safe, empresa especializada en sistemas de fichaje biométricos -los que reconocen las huellas dactilares, la geometría de palma la mano, el iris o la voz-.
La compañía ha identificado siete errores que se comenten de forma habitual a la hora de fichar:
- Descontar periodos de descanso y pausas sin haberlas registrado. La normativa no exige de forma expresa que las interrupciones, descansos o pausas que se producen entre el inicio y la finalización de la jornada diaria queden registradas. Ahora bien, hay que tener en cuenta que, si no se contemplan estos tiempos en el registro, no se podrán descontar del cómputo total de horas trabajadas del mes. Es decir, si un empleado se toma media hora cada día para tomarse un pincho de tortilla a media mañana, las diez horas que destina al mes contarán como horas de trabajo efectivas.
- Los informes con el cómputo de horas trabajadas son poco claros e incluso confusos. Es conveniente que el método utilizado en la empresa ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo.
- Se cumple con la normativa una vez entregados los registros. La normativa exige que los registros de las jornadas diarias de todos los trabajadores se conserven durante cuatro años. Tanto en el punto anterior como en este el método manual, es decir, el papel complica el cumplimiento de la norma, ya que es susceptible de pérdidas, robos o destrucción, a lo que hay que añadir que el autónomo o la pequeña empresa ha de disponer de un espacio específico para el archive de los registros. “Además de ayudar al registro, un soporte digital, contribuye a la sostenibilidad del medio ambiente”, aclaran en B+Safe.
- No facilitar los informes con el cómputo total de horas trabajadas a los empleados cuando estos lo solicitan. Según se recoge en el reglamento, los informes “deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”. Asimismo, los empleados deben poder acceder a dichos registros en cualquier momento, siempre que lo soliciten. De igual manera que sus representantes y la propia Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Dejar en manos de las gestorías o empresas terceras el control de las horas. Los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.
- Informes de registros con información incompleta. Pese a que la normativa no especifica los campos que debe incluir el informe de registro horario, para evitar posibles sanciones los expertos recomiendan incluir unos conceptos mínimos. En opinión de B+Safe éstos son: nombre de la empresa, nombre del trabajador, tipo de la jornada recogida en el contrato de trabajo (completa o parcial), detalle de las horas -laborales, ordinarias y complementarias-, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo, firma del representante legal de la empresa y firma como “recibido” del trabajador. La información registrada debe permanecer en un documento individual por trabajador. El informe de datos debe ser fiable y no modificable.
- Las personas con movilidad no tienen que fichar. Al igual que el resto de la plantilla, los empleados que teletrabajan, desarrollan su labor en la sede de los clientes, pertenecen al equipo comercial… sí tienen que registrar la jornada. La diferencia es que éste deberá estar en poder del trabajador, debiendo darle traslado a la empresa.
