¿Cómo elegir el mejor gestor para mi negocio?: diez cualidades que debe tener en cuenta el autónomo

1. En qué debe fijarse un autónomo antes de escoger a su asesor o gestor
   • Un asesor sin seguro de responsabilidad civil es un peligro para el autónomo
   • No es solo gestionar, también es asesorar 
   • Disponibilidad y posibilidad de sustitución
   • Apoyo integral en las necesidades del autónomo
   • Experiencia en gestionar a autónomos y empresas
   • Digitalización, tanto para los procesos de trabajo como para las comunicaciones
   • La gran diferencia de precios entre asesorías
   • Visibilidad y transparencia
   • Opiniones en plataformas de valoración de servicios

“Un buen gestor debe ser como un médico de cabecera, debe conocer todos los síntomas de una actividad por cuenta propia”, resumió Fernando Jesús Santiago Ollero, presidente del Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos de España como clave de lo que debe ser un buen asesor de un autónomo. El líder de los gestores españoles considera esencial que un autónomo evalúe correctamente a su asesor antes de contratar sus servicios. De lo contrario, podría dejar al descubierto aspectos “muy relevantes” para su negocio.

“No sólo se trata de saber sobre temas fiscales y laborales – que son los fundamentos básicos para cualquier gestor en España- también debe tener nociones de protección de datos, de igualdad, seguridad laboral o cada nueva normativa que surja en el ámbito empresarial”, aseveró Santiago Ollero.

El presidente de los Gestores Administrativos instó a los autónomos a buscar un asesor de plena confianza. “Si un gestor despacha a un emprendedor en 10 minutos no merece la pena. Debe ser alguien de confianza, un confesor e incluso un buen amigo”, agregó Santiago Ollero.

Los trabajadores por cuenta propia – continuó el presidente de los gestores de España – deben mantener “una relación profunda” con su gestor y mostrar “confianza mutua”. Los autónomos se acercan a diario con inquietudes que para el asesor “pueden parecer una nimiedad”. Sin embargo, el gestor “debe resolverlo como si fuera un asunto de estado”, expuso Santiago Ollero. Incluso, matizó, debe prestar especial atención a todos los aspectos que el autónomo cree tener resueltos.

También, destacó el presidente, “es importante encontrar a un profesional que sea autónomo como tú”. La propia experiencia dentro del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) “permitirá una mayor empatía y aplicará al negocio u actividad todo lo que aprendió como trabajador por cuenta propia”. Para ello, concluyó Santiago Ollero, el cliente debe mantener una “charla profunda” con su gestor para no dejar “ningún aspecto de su negocio al azar”.

En qué debe fijarse un autónomo al escoger a su asesor o gestor

Durante el tiempo en que se desarrolla una actividad por cuenta propia, los autónomos deben resolver miles de trámites burocráticos que, por norma general, son complicados y conllevan un riesgo, dado que el titular de un negocio responde ante las Administraciones, sus proveedores y sus clientes. Hacerlo mal puede suponer recargos, multas e, incluso responsabilidades penales. Por otro lado, el autónomo no suele tener tiempo -y a veces los conocimientos- para encargarse de los trámites mensuales, trimestrales y anuales que exige una actividad. De ahí la necesidad de encontrar un buen asesor o un buen gestor en donde descargar todo este peso.

Por todo esto, es recomendable contratar a un gestor que se encargue de todas las gestiones burocráticas de la actividad y así evitar sustos ante Hacienda o la Seguridad Social. Además, el gestor debe acompañar al autónomo a lo largo de toda su trayectoria profesional, incluso  ayudarle en la solicitud de las posibles ayudas y subvenciones disponibles y llevarle las cuentas ante Hacienda.

El presidente de los gestores y la asesoría Ayuda T Pymes proponen un decálogo donde se repasan los aspectos más importantes que un autónomo debe tener presentes para escoger a su gestor.

Un asesor sin seguro de responsabilidad civil es un peligro para el autónomo

Todos los profesionales de la asesoría son humanos y pueden cometer errores. Y un error con Hacienda o la Seguridad Social pueden suponer sanciones capaces de arruinar un negocio. Un asesor que no tenga detrás un seguro de responsabilidad está mandando un mensaje muy claro a cualquier cliente: no voy a destinar ni un solo céntimo a proteger tu negocio ante cualquier error por mi parte.

“El seguro de responsabilidad civil cubre hasta 1,5 millones de euros en caso de que el gestor u asesor haya cometido un error”, explicó el presidente del Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos de España. Por ello, destacaron los expertos, es recomendable que todos los trámites que un autónomo realice con su gestor queden por escrito y también cerciorarse de que el asesor tiene el seguro de responsabilidad civil en caso de que se dé un error.

Además, “es evidente que si evita gastar su dinero en un seguro de responsabilidad civil, más difícil será aún que asuma su propia responsabilidad y el coste de cualquier sanción impuesta a su cliente por una supuesta negligencia o despiste”, explicaron los expertos de Ayuda T Pymes.  “Asegurarse de que exista un seguro de responsabilidad civil es mucho más que una buena idea antes de contratar cualquier servicio de gestoría o asesoría. Y que no exista dice mucho de cualquier asesor”, concluyeron.

No sólo gestionar, también asesorar 

Un asesor, además de gestionar, asesora. Un autónomo busca tener un apoyo en su gestor no sólo en su difícil relación con las administraciones públicas. El gestor debe asesorar, aconsejar, e incluso proponer. Avisa de oportunidades y de mejores opciones ante cualquier petición o acto del autónomo relacionado con el servicio contratado. Por tanto, un gestor tiene que estar bien formado en diversas materias y al corriente de las últimas novedades legislativas para ser útil a su cliente.

Disponibilidad posibilidad de sustitución

A la hora de busca un gestor o asesor también es importante tener en cuenta un punto vital: la disponibilidad. Cuando un autónomo se queda sin asistencia puede llegar a perder mucho dinero. Es importante que en el caso de que el gestor responsable no esté disponible por enfermedad, vacaciones o motivos de fuerza mayor, se lo comunique directamente al autónomo y le busque una alternativa para poder solventar el problema que en ese momento tiene el trabajador por cuenta propia.

Apoyo integral en las necesidades del autónomo

Cualquier autónomo o pyme está obligado a realizar cuatro tipos principales de trámites: fiscal, contable, laboral y jurídico. Cuando se comienza desde cero puede bastar con la gestión fiscal y contable, pero todo negocio está destinado a crecer. Llegará un momento en que contrate a trabajadores, o pase a crear una sociedad limitada, o tenga que solventar una incidencia de tipo legal.

Cambiar de asesor es una opción, pero se pierde toda la experiencia acumulada del anterior profesional con el proyecto empresarial. No es óptimo. “Lo ideal es escoger un servicio de asesoría que te cobre por lo que realmente necesitas, para no pagar innecesariamente de más. Pero que disponga de acceso a otros servicios que cualquier emprendedor pueda necesitar en un momento dado”, agregaron los especialistas de Ayuda T Pymes.  

Experiencia en gestionar a autónomos y empresas

La experiencia es aún más importante para los gestores y asesores que en muchos otros oficios. Un solo error administrativo puede suponer graves consecuencias para el autónomo. “Poner la gestión de un negocio en manos de alguien con poca o nula experiencia fiscal o laboral es convertir un proyecto empresarial en un conejillo de indias”, añadieron los expertos.

A veces es interesante una cierta especialización en el sector donde trabaja el autónomo o que pueda disponer de servicios especializados si se trata de una gran asesoría.

Cada negocio tiene sus particularidades fiscales. Hay pequeñas asesorías que se especializan en un sector determinado y es una gran decisión que aumenta su reputación entre los autónomos de ese ámbito. 

Algunos ejemplos de colectivos, sectores y tipos de negocios que tienen una fiscalidad especial son los siguientes:

• Agricultores
• Autónomos y empresas canarias
• ecommerce
• Transportistas
• Cooperativas
• Asociaciones y fundaciones
• Autónomos con facturaciones extracomunitarias
• Criptomonedas

Que esté debidamente digitalizada, tanto para los procesos como para las comunicaciones

Una particularidad del sector de la asesoría y gestorías es su retraso tecnológico. Siguen existiendo muchos y buenos asesores que se resisten a los beneficios de las nuevas tecnologías.

Existen ya asesorías que trabajan con software 100% en la nube, y en todo momento el cliente puede acceder a todos los comunicados y documentos tramitados con su asesoría; e incluso, que no tramitan ninguna presentación de modelos fiscales sin una aprobación expresa final de su cliente.

Un aspecto muy a valorar por cualquier autónomo que deba escoger a su proveedor de servicios de gestoría es la flexibilidad para contactar con su asesor, ya sea a través de videollamada, teléfono o correo electrónico.

“Cualquier autónomo que vaya a contratar este tipo de servicio debe tener en consideración la apuesta por la digitalización de su proveedor de servicios de asesoría”, aseguraron los expertos de Ayuda T Pymes.

La gran diferencia de precios entre asesorías

No es fácil valorar el precio a la hora de contratar un asesor o una empresa de asesoría, pero detrás de toda tarifa hay un por qué. Hay que preguntarse qué necesita tu negocio de esa asesoría antes de contratarla, y qué te ofrece exactamente por lo que se va a pagar. Un buen consejo es no pensar solo en el presente, sino, como mínimo, en las necesidades que pueden surgir al menos a medio plazo.

¿Podrán gestionar todo lo laboral si contrato a mi primer trabajador? ¿Quién se encarga de digitalizar las facturas? ¿Existe un software de contabilidad exclusivo? ¿El software también está preparado para la gestión de los trabajadores? ¿Me avisarán si salen ayudas o bonificaciones? ¿Subirá el precio si genero más facturas? ¿Qué incluye exactamente el servicio? ¿Puedo cambiar a otro asesor si no conecto a nivel personal o profesional? ¿Si tengo un asunto legal necesito buscar un abogado, o tienen uno en la asesoría?. No hay que escatimar en preguntas antes de escoger una asesoría, porque en las respuestas suele estar el porqué de una tarifa extremadamente económica o cara.

Visibilidad y transparencia en el entorno web

Que una asesoría tenga una web o esté presente en la redes sociales es un factor a considerar a la hora de escoger este servicio. Puede que no tenga nada que ver con su desempeño, pero demuestra que no le importa ser encontrada ni interactuar con el público. Algunas, incluso, ofrecen directos, grabaciones y masterclass gratis a todos los autónomos incluso no siendo clientes. Así que es evidente que tendrán que ofrecer mucho más a los que sí lo son y pagan por sus servicios.

Suele ocurrir que muchos profesionales evitan al máximo su presencia en las redes, o no crear una ficha de empresa en Google, para dificultar el desahogo de exclientes con una mala experiencia.

Opiniones en plataformas de valoración de servicios

La mejor forma de comprobar si estamos eligiendo a la asesoría adecuada es consultar las reseñas y opiniones en la web. Casi todas las asesorías están reseñadas por usuarios de Google, y además existen otras plataformas con mayor fiabilidad por su sistema de verificación de reseñas como es el caso de TrustPilot.

En cualquier caso, para no caer en trampas, lo mejor es guiarse por estos tres consejos para decidir entre dos opciones de asesoría mediante las valoraciones:

• Solo sacar conclusiones si hay muchas opiniones, ya que es el primer indicio de que hay una gran masa de autónomos gestionados y, por tanto, experiencia y bagaje.
• Leer las valoraciones individualmente, y desechar tanto las valoraciones positivas menos creíbles como las negativas que solo buscan hacer daño a la empresa y no encontrar soluciones.
• Buscar en las opiniones patrones comunes que no se den en otras asesorías tanteadas.