Deben ser conservadas, al menos, cinco años

¿Cuál es la sanción que impone Hacienda por no guardar o haber perdido una factura?

Los autónomos deben conservar sus facturas, justificantes de gastos o documentos sustitutivos durante al menos cinco años si no quieren ser sancionados por la Agencia Tributaria. Estas son las multas a las que se exponen.
¿Cuál es la sanción que impone Hacienda por no guardar o haber perdido una factura?
  1. La pérdida de una factura puede ser considerada como una falta muy grave por Hacienda
  2. Los expertos explican cómo sanciona Hacienda por la pérdida de una factura
  3. ¿Cuánto tiempo debo guardar un autónomo sus facturas?
  4. ¿Qué facturas deben conservar los autónomos para evitar sanciones?
  5. Pruebas que pueden aportar los autónomos para justificar que un gasto es deducible
  6. ¿Conservo las facturas en formato digital o impreso?

El Centro de Estudios Financieros (CEF) ha recordado a los autónomos que deben conservar y archivar cuidadosamente cada trimestre sus facturas, tickets y recibos para evitar problemas con Hacienda. Durante cinco años los afiliados al RETA deben archivar cuidadosamente cada una de estos extractos si no quieren enfrentarse a una sanción tributaria de hasta el 4% de la facturación

El régimen sancionador del deber de facturación contempla la obligación de los autónomos de conservar “facturas, justificantes o documentos sustitutivos”. El gabinete jurídico de CEF explicó que los trabajadores por cuenta propia “pueden enfrentarse a distintos tipos de sanciones si falsean, pierden o declaran incorrectamente una factura que luego no puedan justificar”.

Los trabajadores por cuenta propia están obligados durante cinco años a conservar todos los documentos que hayan incluido en sus autoliquidaciones y declaraciones trimestrales del IVA o IRPF.

La pérdida de una factura puede ser considerada como una falta muy grave por Hacienda

Los autónomos tienen que ser muy meticulosos a la hora de emitir y guardar sus facturas. Es común que a final de cada trimestre la cartera de los trabajadores por cuenta propia esté repleta de tickets y recibos de proveedores que tienen relación con los gastos necesarios para su actividad y con los ingresos recibidos.

Como establece el artículo 201 de la Ley General Tributaria, la infracción se califica como grave o muy grave, añadieron desde el gabinete jurídico de CEF. “Cuando el incumplimiento consista en la falta de expedición o en la falta de conservación de facturas, justificantes o documentos sustitutivos. La sanción consistirá en multa pecuniaria proporcional del 2% o 4% del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción. Cuando no se conozca el importe de las operaciones a que se refiere la infracción, la sanción será de 300 euros por cada operación respecto de la que no se haya expedido o conservado la correspondiente factura o tique”, afirmaron desde CEF.

Los expertos explican cómo sanciona Hacienda por la pérdida de una factura

El Centro de Estudios Financieros (CEF) expuso un caso práctico para que los autónomos sepan cómo puede afectar la perdida de facturas o tickets a su negocio. “El restaurante «MAC» ha sido citado para una comprobación general de su situación tributaria del último ejercicio no prescrito. El volumen de facturación ha sido de 2.000.000 de euros”, expusieron los expertos.

“En la primera visita por el inspector acerca de la conservación de las copias de los tiques, el contribuyente ha manifestado que no guarda copia de ninguno de ellos”, añadió CEF a su explicación.

El incumplimiento en la falta de conservación de las facturas constituye una infracción grave que se sanciona con multa pecuniaria proporcional del 2% del conjunto de operaciones (2.000.000 de euros).

Como en este caso, además, no se ha conservado ninguna factura, se ha producido un incumplimiento sustancial de la obligación de facturación (afecta a más del 20% del importe de las operaciones sujetas al deber de facturación), en cuyo caso se incrementará la cuantía de la sanción en el 100%. “Es decir, la sanción resultante es el 4% de 2.000.000; 80.000 euros por el último ejercicio”, concluyeron desde CEF.

¿Cuánto tiempo debo guardar un autónomo sus facturas?

Hacienda establece que todos los contribuyentes deben conservar sus documentos fiscales hasta su prescripción, es decir:

  • Cuatro años para documentos asociados al IVA.
  • Cinco años para documentos asociados al IRPF

El Código de Comercio establece que toda la documentación relacionada con una transacción comercial debe conservarse por un mínimo de seis años. Guardar esta documentación es importante por si Hacienda decide realizar una inspección y también porque protege frente a conflictos legales.

¿Qué facturas deben conservar los autónomos para evitar sanciones?

El autónomo debe conservar todas las facturas que haya emitido a terceros, así como aquellas que haya recibido. Las facturas forman parte de ese tipo de documentos exigibles legalmente.

Incluso, en algunos casos, existe la obligación de guardar los albaranes junto con sus correspondientes facturas, cuando en ellas se hace referencia expresa a los albaranes, siendo la primera un mero resumen de ellos pero sin especificar su contenido. Si la propia factura recopila toda la información de las operaciones realizadas durante el periodo tratado, no será necesario conservar esos albaranes.

Pruebas que pueden aportar los autónomos para justificar que un gasto es deducible

Según el artículo 95 de la Ley del IVA en su punto uno: “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”.

El problema viene a la hora de discernir lo que de verdad está directa y exclusivamente relacionado con la actividad del autónomo y lo que se puede justificar como tal. Para acreditarlo, la ley hace referencia a la factura como un medio prioritario, pero no absoluto para acreditar un gasto. Una factura, a fin de cuentas, no deja de ser un documento privado de Word o PDF. Un documento esencial, pero la mayoría de las veces insuficiente para Hacienda. Casi siempre, en las comprobaciones se piden otras pruebas complementarias a la factura.

Éstas serían algunas de las pruebas que se podrían aportar, según los expertos consultados: 

  • Un mensaje de Whatsapp o SMS
  • Un email en el que se comunica a un cliente , por ejemplo, que se le va a enviar un detalle o invitarle a comer/cenar
  • Una llamada telefónica
  • Una fotografía, por ejemplo, comiendo con un cliente o de un despacho para demostrar que un determinado mobiliario comprado se encuentra en el negocio
  • Un vídeo para demostrar que el autónomo estuvo en un determinado lugar o con una determinada persona
  • Un mensaje de voz en el que se informa, por ejemplo, de una próxima cita al abogado o gestor
  • Un ticket de aparcamiento con registro de matricula 
  • Geolocalización del teléfono o del vehículo para demostrar que el autónomo viajó o se desplazó a un determinado lugar
  • Una transferencia bancaria
  • Un justificante (a poder ser apuntando el concepto) de un pago por Bizum
  • Un post o mensaje en Redes Sociales para organizar un evento, una cena de Navidad de la empresa...

¿Conservo las facturas en formato digital o impreso?

 La Agencia Tributaria establece que “los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos”. Por lo que no la Administración no obliga a archivar en papel las facturas emitidas o recibidas electrónicamente.