jueves. 21.11.2019

CLAVES Y RECOMENDACIONES

En esto se fijarán los inspectores cuando revisen tu registro horario

En esto se fijarán  los inspectores cuando revisen tu registro horario
El registro horario ya es parte del día a día de los autónomos. También de los inspectores, que lo han incorporado en sus actuaciones ordinarias. ¿Sabes en qué se fijarán los técnicos si revisan el registro horario de tu negocio? La empresa B+SAFE da cinco pistas y algunas recomendaciones.
En esto se fijarán los inspectores cuando revisen tu registro horario

El registro horario ya se está convirtiendo en parte de la rutina de los autónomos. También en el de los inspectores de la Seguridad Social. Así lo confirmaron en junio fuentes del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social: “la inspección ha incorporado el control del registro de jornada dentro de sus actuaciones ordinarias”.  

Ya es habitual que los inspectores de trabajo comprueben en qué medida los autónomos han puesto en marcha el sistema. Desde que el Ministerio de Trabajo publicó su “guía práctica” sobre cómo aplicar el registro horario y evitar las sanciones que acarrea el incumplimiento- recordemos que pueden alcanzar los 6.250 euros- no hay escusas posibles. 

El registro se tiene que llevar a cabo por cualquier empresa o autónomo con trabajadores a su cargo, De momento, independientemente del tamaño del negocio. Dicho esto, es cierto que muchos empleadores siguen con dudas. ¿Qué errores a la hora de hacer el registro pueden acarrear sanción? ¿En qué se fijan los inspectores cuando revisan el registro horario?  

B+SAFE, empresa especializada en sistemas de fichaje biométricos -los que reconocen las huellas dactilares, la geometría de la palma de la mano, el iris o la voz-  ha hecho públicas las cinco claves del control horario en las que suelen fijarse los inspectores y que pueden acabar en sanción.  

Cinco aspectos del registro que tendrán en cuenta los inspectores 

Tiempos de descanso.

Los tiempos de descanso son uno de esos aspectos fundamentales que muchos empleadores no tienen en cuenta a la hora de hacer el registro pero que los inspectores suelen revisar. Según la propia normativa, es conveniente que el registro de la jornada incluya las “interrupciones o pausas” que realizan los trabajadores y que no se consideran tiempo de trabajo efectivo. ¿Por qué es importante esta información para los inspectores? Con ella pueden calcular el número de horas reales que trabaja cada uno de los empleados. 

Disponibilidad. 

Es uno de los aspectos en los que la normativa no da lugar a confusiones. El documento del registro horario deberá estar disponible en todo momento para cualquier empleado del negocio, los representantes de los trabajadores y , por supuesto, los inspectores. Es muy recomendable que cualquier empleador lo tenga a mano en todo momento ya que, de lo contrario, puede entenderse que existe voluntad de ocultar alguna infracción con el control de las horas.

Periodicidad. 

La ley no es lo suficientemente clara en este aspecto. No especifica la periodicidad con la que el empleador debe entregar una copia a cada empleado detallando la información sobre su jornada. No obstante, desde B+ SAFE explicaron que el negocio sí tiene la obligación de demostrar que se ha ido facilitando dichos documentos al trabajador, bien con una copia firmada por parte del empleado o a través de un correo personalizado. Los técnicos de la Seguridad Social prestarán especial atención a que el empleador haya facilitado esto documentos de forma periódica a su plantilla.

Privacidad.

De vuelta a ley de protección de datos, una de las normativas que más infringen los negocios y que últimamente, ha adquirido peso en las inspecciones. Por supuesto, el sistema de registro -sea manual o biométrico- deberá respetar las recientes actualizaciones en la Ley  de Protección de Datos.Por esto, es esencial " informar al trabajador del método empleado, la finalidad y alcance de la medida implantada. El uso de funciones más sofisticadas como la geolocalización deben estar debidamente justificadas y argumentadas." según explicaron desde B+Safe.

Conservación de datos

La obligación de registrar la jornada lleva poco tiempo en marcha. Aún así, muchos empleadores tienen serias dificultades para guardar los registros de meses anteriores. Esto es de vital importancia. Es probable que al inspector le salten las alarmas si solicita algunos documentos y el negocio es incapaz de facilitarlos, Además, la norma obliga a conservar los registros de la jornada durante al menos cuatro años y tenerlos disponibles ante la inspección. Por eso, desde B+SAFE recomendaron, para evitar problemas con la Seguridad Social, digitalizar los documentos aunque el control se haga en papel. Conservar la información en perfecto estado, y reducir los procesos evitará más de un problema" concluyeron desde la empresa de sistemas de fichaje. 

Según Nuño Azcona, CEO de B+SAFE,  “el desconocimiento o interpretación equivocada de la norma no exime de su cumplimiento. La realidad es que ya se ha empezado a sancionar a las empresas y cualquier negocio es susceptible de ser inspeccionado. En nuestra experiencia de campo nos estamos encontrando que, en el 80 por ciento de los casos, si se produce una inspección podría haber una sanción". 

Por esta razón, la misma empresa publicó los errores más comunes de los empleadores con el registro y cómo solucionarlos. Esta recopilación de claves a tener en cuenta puede ser de gran utilidad para el autónomo y puede complementar la guía de buenas prácticas con el registro que publicó hace unos meses el ministerio de Trabajo.

Recomendaciones para evitar sanciones

No descuentes periodos de descanso ni pausas sin haberlas registrado

Si no se contemplan estos tiempos en el registro, no se podrán descontar del cómputo total de horas trabajadas del mes. Al final, perjudicará al empleador en una posible inspección ya que las horas reflejadas en el registro pueden superar las horas estipuladas en el contrato. 

Claridad con el registro y conservación

Conserva el registro durante al menos cuatro años y evita documentos confusos que entorpezcan la labor de los técnicos de la Seguridad Social. 

Facilita el registro a todos los trabajadores 

Cualquier empleado que lo solicite debe poder tener acceso al control del total de sus horas trabajadas.

No administres el registro a través de tu gestor o terceros

La obligación de registrar la jornada es del empleador y, como tal, el documento tiene que permanecer de forma física y accesible en todo momento en el centro de trabajo. Que el documento esté en la oficina del gestor no es una escusa válida para los inspectores.

Completa los registros con un mínimo de información

Para B+SAFE el mínimo de información que debe aparecer en el registro es: nombre del negocio; nombre del trabajador; tipo de la jornada recogida en el contrato de trabajo (completa o parcial); detalle de las horas -laborales, ordinarias y complementarias-, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo; firma del representante legal de la empresa y firma como “recibido” del trabajador

En esto se fijarán los inspectores cuando revisen tu registro horario