Sólo podrán gestionarse de manera telemática

Seguridad Social explica a los autónomos cómo deben tramitar las bajas de los empleados a partir de abril

Los autónomos deberán gestionar su baja temporal y la de sus empleados de forma telemática a partir del 1 de abril. La Seguridad Social explica cómo usar los ficheros donde se consulta el estado de la Incapacidad Temporal, tanto para baja, como para el alta, de sí mismo y de sus asalariados. 
Los autónomos deberán usar un fichero digital para consultar la baja de sus empleados.
Los autónomos deberán usar un fichero digital para consultar la baja de sus empleados.
Seguridad Social explica a los autónomos cómo deben tramitar las bajas de los empleados a partir de abril

El próximo 1 de abril entrará en vigor el Real Decreto 1060/2022 que aplica importantes modificaciones a la Incapacidad Temporal de los trabajadores por cuenta propia y cuenta ajena. Principalmente, los autónomos y asalariados tendrán que gestionar su baja y alta vía telemática. La Seguridad Social ha recordado cómo emplear el Fichero INSS Empresas, el nuevo sistema donde los autónomos podrán consultar todos los datos de inhabilitación de sus empleados.

A partir de abril, el facultativo que expida el parte médico de baja, confirmación o alta entregará a la persona trabajadora “tan sólo una copia de este y no será necesario que la persona trabajadora tenga que trasladar una copia” de ese parte a los autónomos que lo podrá descargar del Fichero INSS Empresas”, ha señalado la Seguridad Social.

El nuevo sistema, añadió la Tesorería, funcionará así: “el Servicio Público de Salud, mutua o empresa colaboradora remitirá los datos contenidos en los partes médicos de baja, confirmación y alta al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) por vía telemática”. La segunda gran novedad en el decreto que regula la gestión y el control de los procesos de incapacidad temporal tiene que ver con la comunicación entre las entidades emisoras -el Servicio Público de Salud o las mutuas- y el Instituto Nacional de Seguridad Social (INSS). A partir de ahora, todas las notificaciones se realizarán de manera telemática.

Tal y como explicaron desde la Seguridad Social, esta modificación servirá para evitar “trámites que pueden resultar gravosos para personas que están en situación de incapacidad temporal y aprovechar las posibilidades de mejorar la eficacia y la eficiencia que brindan los avances en digitalización y tecnologías de la información.”

Una vez recibida la información, los autónomos podrán consultar los datos a través del fichero. Además, puntualizó la Seguridad Social, cuando la empresa o el empleador no tenga obligación de incorporarse al Sistema RED, las comunicaciones “se realizarán por correo ordinario y por SMS”.

El Sistema Red es un servicio electrónico de la Seguridad Social que permite el intercambio de documentos entre los autónomos y la Tesorería a través de Internet. Los autónomos o negocios con menos de 25 trabajadores deberán gestionar las bajas y altas de sus empleados a través de FIER, una de las herramientas del Sistema RED.

Como gestionar la baja y alta de los empleados de un negocio a través del Servicio FIER de la Seguridad Social  

En Primer lugar, para gestionar los ficheros de baja y alta de un asalariado, el autónomo debe acceder al servicio FIER dentro del Sistema RED de la Seguridad Social. Para ello, desde el navegador de Internet tiene que dirigirse a la página oficial de la Tesorería (https://www.seg-social.es) y dirigirse al especio denominado ‘A un click’.

Acceso al Sistema RED on-line

Una vez ubicada la sección, el afiliado al RETA deberá clicar en el apartado ‘Acceso al Sistema RED on-line’. A continuación, se abrirá una nueva ventana en la que el autónomo tendrá que seleccionar un Certificado Digital incluido en la lista de certificados admitidos. Una vez seleccionado el certificado e introducida la correspondiente contraseña el sistema procederá a autenticar al usuario.

Fuente: Seguridad Social.
Fuente: Seguridad Social.

Una vez el trabajador por cuenta propia esté en los ficheros, dentro del listado de servicios que ofrece RED, deberá seleccionar ‘FIER – Consulta/Descarga de Fichero INSS Empresas’.

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Fuente: Seguridad Social. 

Acceder a los ficheros

Tras entrar en el apartado, aparecerá una donde el autónomo, introduciendo su Número de Referencia de la Seguridad Social (NAF), podrán ver el estado de baja de sus empleados con un fichero en formato EXCEL que generará la propia página.  

Fuente: Seguridad Social.
Ejemplo introducir credenciales. Fuente: Seguridad Social.

“La información que anteriormente se entregaba en papel en los partes de baja que el asalariado debía entregarle al empresario, ahora podrán encontrarse aglutinado en una hoja de cálculo de EXCEl, clasificados por Datos Incapacidad Temporal (contingencias comunes); datos por Contingencias Profesionales y confirmación en el que caso de que se deba extender la baja”, ha señalado la Seguridad Social.

Fuente: Seguridad Social.
Ejemplo Hoja Excel por Incapacidad Temporal. Fuente: Seguridad Social.

Cambios en la expedición de los partes de baja, confirmación y alta de autónomos y asalariados

Hasta la fecha, cuando un autónomo o asalariado acudía a urgencias, si la visita causaba baja, el servicio de salud remitía al paciente a su médico de cabecera o a la mutua correspondiente. Con la entrada en vigor del Real Decreto, “el parte médico de baja de incapacidad temporal, cualquiera que sea la contingencia determinante, se expedirá, inmediatamente después del reconocimiento médico de la persona trabajadora, por el facultativo del servicio público de salud que lo realice”. Es decir, el autónomo puede solicitar su baja desde urgencias para no tener que volver acudir de nuevo al hospital o centro de salud.

Hasta ahora, todos los procesos de baja se gestionaban igual, sin importar el tiempo de incapacidad temporal estimado. Ahora, los partes de baja y de confirmación se expedirán en función del periodo de duración que estime el médico. Para ello, se han establecido cuatro grupos de procesos:

  • Bajas de duración inferior a 5 días naturales: El médico emite el parte de baja y el parte de alta en el mismo documento. En él, indica la fecha de baja y alta, que puede ser incluso el mismo día (por ejemplo, si nos dan un día de baja médica). No obstante, el autónomo o asalariado puede solicitar revisión el día que se haya fijado como fecha de alta, a efectos de comprobar que está en condiciones de recibir el alta médica. En caso contrario, se podrá emitir el parte de confirmación de la baja si la persona no ha recuperado su capacidad laboral.
  • Bajas de entre 5 y 30 días naturales: En este caso, el médico emite el parte de baja, indicando la fecha de la revisión médica prevista, que no podrá exceder en más de siete días naturales a la fecha de baja. En la revisión, se emite el parte de alta o el parte de confirmación. Después de este primer parte de confirmación, si fuese necesario emitir alguno más, no podrán emitirse con una diferencia de más de catorce días naturales entre sí.
  • Procesos de entre 31 y 60 días naturales: Para ellos, el médico emite el parte de baja indicando la fecha de la revisión médica prevista, que no podrá exceder en más de siete días naturales a la fecha de baja. Se expide entonces el parte de alta o de confirmación de la baja. Después de este primer parte de confirmación, los sucesivos no podrán emitirse con una diferencia de más de veintiocho días naturales entre sí.
  • Procesos de duración estimada de 61 o más días naturales: El médico emite el parte de baja, indicando la fecha de la revisión médica prevista, que no podrá exceder en más de catorce días naturales a la fecha de baja. Se emite entonces el parte de alta o de confirmación de la baja. Después de este primer parte de confirmación, los siguientes no podrán emitirse con una diferencia de más de treinta y cinco días naturales entre sí.

En cualquiera de los procesos contemplados en este apartado, el médico podrá fijar la correspondiente revisión médica en un período inferior al indicado en cada caso.