miércoles. 18.09.2019

CONSEJOS Y OBLIGACIONES DEL AUTÓNOMO

Las cinco recomendaciones de Hacienda para numerar tus facturas

Las cinco recomendaciones de Hacienda para numerar tus facturas
No hay dos facturas iguales. Cada una tiene una numeración única que permite al autónomo ordenar ventas de su negocio y evitar problemas con Hacienda. Estas son las cinco recomendaciones que ofrece la Agencia Tributaria para numerar las facturas. 
Las cinco recomendaciones de Hacienda para numerar tus facturas

Ser autónomo implica muchas y muy variadas aptitudes. El olfato para los negocios y saber tratar a los clientes no son las únicas. La organización es una de esas cualidades que pasan desapercibidas pero que, a la larga, marcan la diferencia. Organizar bien el trabajo ahorra tiempo, espacio, dinero y muchas preocupaciones. Y si el autónomo quiere empezar a organizar bien su actividad, debería plantearse si sus facturas están como deberían estar.  

La organización empieza con lo más básico, con el pan de cada día, la herramienta de trabajo de cualquier autónomo: sus facturas. Estos documentos tienen una serie de números dispuestos en la parte superior izquierda del documento que -aunque pudiera parecerlo- no son aleatorios. Para el que aún no lo sepa, se trata de la numeración de la factura y saberla hacer bien mantendrá tu negocio en paz con Hacienda y consigo mismo.  

Numerar bien las facturas no es sólo cuestión de cumplir con lo que dice la Agencia Tributaria al respecto, sino también con la propia organización del negocio, fundamental para cualquier actividad. Dicho esto, es cierto que Hacienda tiene cinco recomendaciones respecto a la forma de numerar las facturas. Pero has de saber que no todas son obligatorias, muchas de ellas son tan sólo eso: recomendaciones. Que, a la larga,servirán para tener bien dispuestas cada una de tus facturas para posibles revisiones, consultas y, por supuesto, declaraciones a Hacienda.  

Lo que aconseja Hacienda con la numeración 

-“Las facturas de cada serie serán correlativas y cronológicas”. Es el primer consejo, el más básico y del que parte cualquier factura bien hecha. En otras palabras, un autónomo puede elegir cualquier número para comenzar la numeración, tanto el 1 como el 100. Eso sí, a partir de ahí, asegúrate de que los números sean secuenciales y sin saltos. Es decir si la primera factura tiene el número 1, la segunda tendrá que tener el número 2 y así, sucesivamente hasta el final del ejercicio. 

Y justamente en este punto llega otra duda frecuente para el autónomo. ¿Es obligatorio cambiar de serie cuando cambia el ejercicio? La respuesta es no. Pero sí es recomendable. Quizás para un autónomo con unos pocos encargos no se note en los primeros años.  Pero tras cientos de ventas en varios años, seguir con la misma serie puede resultar muy tedioso y contraprudecente a la hora de encontrar cualquier factura de ejercicios anteriores.                                                                                                                                                                                                                                                                                                            La empresa de gestión para negocios SAGE resolvió esta duda en su portal. Según explicó, aunque no es obligatorio el cambio cuando cambia el ejercicio, “sí es el único momento donde Hacienda nos permite realizarlo. De ahí que la mayoría de empresas y autónomos aprovechemos el nuevo año para reiniciar la numeración. En conclusión, cuando comienza el nuevo ejercicio tenemos dos opciones: o seguir con la serie anterior o modificar el número y serie de facturas. Por ejemplo, imaginemos que la último factura del 2019 es A/2019500; para el 2020 tenemos dos opciones: A/2019501 o A/2020001. Nosotros decidimos.”                                                                                              

-Segunda recomendación de Hacienda: No utilices  minúsculas al combinar números y letras. Cualquier factura debe combinar números con letras. Éstas últimas, recomienda Hacienda que sean mayúsculas. Así, el resultado podría ser: “ ABCDEF..., 12345....”.                                                 

-En cuanto a los espacios en blanco, de ser utilizados sólo podrá ser en un carácter (es decir, un sólo espacio) y nunca al principio de la numeración de la factura. Por lo tanto, según añade la AEAT "la numeración deberá ir ajustada al margen izquierdo de la factura".                                           

-Para separar números y letras en la numeración de la factura también está permitido el uso de algunos caracteres especiales. Estos son el guión medio "-"; el guión bajo "_"; la barra inclinada normal "/"  y el punto ".".                                                                                                                               

-Por último, Hacienda recomienda que si la Identificación de la factura incluye la Serie, es aconsejable que ésta figure en primer lugar, seguida del número de factura con un blanco por medio. Por ejemplo, si un autónomo elige al principio del ejercicio poner la letra 'V' al principio de la serie para empezar la numeracion, su primera factura podría ser 'V, espacio, 0001'.

Las cinco recomendaciones de Hacienda para numerar tus facturas