Los autónomos obligados a realizar más de 100 trámites burocráticos al año, según sea su negocio

Cada año, los autónomos pueden llegar a soportar hasta más de un centenar de gestiones, pagos y trámites con la Administración, según los cálculos realizados por este diario en colaboración con varios gestores y abogados laboralistas. Las cargas administrativas son el eterno handicap con el que se encuentran todos los trabajadores por cuenta propia desde el momento en el que ponen en marcha su negocio.

Según todas las encuestas realizadas hasta la fecha por la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA), las trabas burocráticas -declaraciones y pagos de impuestos, comunicaciones con la Administración y demás gestiones- son una de las mayores o incluso la principal preocupación de casi cualquier autónomo. Prácticamente todos los trabajadores por cuenta propia consideran las cargas administrativas un problema para desarrollar su actividad y el 91% dice que, en los últimos tres años, las cargas administrativas han ido en aumento, según el XVIII Barómetro de la Federación.

Precisamente con el objetivo de identificar y reducir las cargas burocráticas,  ATA  ha renovado un convenio con Hacienda para remitir todas las mejoras procedimentales que se pueden llevar a cabo y las gestiones que se pueden eliminar para aligerar las cargas burocráticas que soportan los autónomos. En los últimos años se han trasladado más de 800 mejoras en trámites. A pesar de ello, muchas de ellas todavía no se han tenido en cuenta o se han implementado por parte del Gobierno.

Muestra de ello es que, a día de hoy, los autónomos que sólo desarrollan una actividad, sin local, sin empleados o sin vender al extranjero, pueden llegar a soportar fácilmente más de una veintena de trámites al año, según los cálculos realizados por este diario con la colaboración de Jaume Barcons, abogado laboralista de la gestoría Barcons y José Carlos Piñero, abogado laboralista y director del Área Jurídica de ATA.

Si, además, el autónomo decidiera contratar a algún empleado, abrir un local de cara al público o internacionalizarse, las trabas burocráticas se dispararían, pudiendo llegar a más de un centenar de trámites y pagos anuales. A continuación se resumen las principales gestiones que tienen que llevar a cabo los trabajadores por cuenta propia con entidades como Hacienda, la Seguridad Social o ayuntamientos, dependiendo de las circunstancias de su negocio.

Todos los trámites y pagos que soportan los autónomos cada año, según sus circunstancias

Según explican los gestores y abogados consultados por este diario, los autónomos que menos gestiones tienen que realizar son los profesionales que realizan su actividad sin local propio, ni empleados a su cargo y que venden o prestan servicios en España. A partir de ahí, si el trabajador por cuenta propia decide abrir un local, tener empleados o internacionalizarse, se irían sumando otras gestiones obligatorias.

Autónomos persona física sin local ni empleados a cargo y que venden en España

El primer paso obligatorio y básico para cualquier autónomo es el alta en la Seguridad Social y en Hacienda. Por lo tanto, los dos primeros trámites que tendría que realizar el trabajador por cuenta propia son:

• Alta en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) a través del modelo TA0521.Se trata de la solicitud simplificada de alta, baja o variación de datos en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
• Alta en Hacienda a través del modelo 036 o 037.  Normalmente, los autónomos persona física con pequeños negocios se dan de alta en el modelo 037, que es una declaración censal simplificada. En él se indican todos los datos del negocio, así como el epígrafe en el que se encuadrará la actividad.

También hay que tener en cuenta que existe la opción de capitalizar el paro antes de darse de alta, una carga burocrática añadida para los emprendedores que quieran disponer de su paro en un único pago para emprender su negocio. Para llevar a cabo este trámite y poder percibir la capitalización de la prestación por desempleo, el emprendedor deberá: 

• Enviar una solicitud al Servicio de Empleo Público Estatal (SEPE)
• Enviar una memoria explicativa en la que deberán recogerse los detalles del proyecto.
• Un mes después del alta, entregar la documentación que justifique que ha invertido el dinero del paro en dicha actividad

Una vez que ya se haya cursado el alta como autónomo y el negocio esté en marcha, el trabajador por cuenta propia tendría que cumplir al menos con las siguientes obligaciones y trámites:

• Pago mensual de la cuota de autónomos. Cada mes tendrá que abonar sus cotizaciones a la Seguridad Social. Habitualmente este pago se hace mediante un cargo en la cuenta por parte de la Tesorería
• Presentación del IVA trimestral a través del modelo 303. Los autónomos que no sean profesionales sanitarios, de la educación u otros sectores exentos de IVA y estén sujetos a este impuesto deberán declararlo, normalmente, de manera trimestral. En algunos casos este tributo se debe presentar cada mes, en cuyo caso habría que hacer dicho trámite no cuatro sino doce veces al año y las gestiones se multiplicarían. Por suerte para muchos autónomos, el sistema de devolución mensual (REDEME) es sólo obligatorio para las grandes empresas
• Pago del IVA: Si no se domicilia el IVA (solicitándolo cinco días antes del fin del periodo de presentación), además de la presentación, el autónomo también tendrá que hacer el trámite de abonar los impuestos en su entidad financiera o a través de Internet en la sede de la Agencia Tributaria.
• Presentación trimestral de las retenciones efectuadas a otros autónomos, en el caso de que el trabajador por cuenta propia compre productos o servicios a otra empresa y reciba una factura. Este trámite se tiene que hacer a través del modelo 111
• Presentación y pago fraccionado trimestral del IRPF. Este trámite es obligatorio para los profesionales cuya facturación a otras empresas o autónomos represente menos del 70% de sus ingresos.  Consiste en un adelanto del IRPF que se le aplica a la facturación que ha tenido durante el trimestre y se hace a través modelo 130 para autónomos en estimación directa o 131 para módulos.
• Modelo 347: Un modelo anual y obligatorio para operaciones por valor superior a 3.000 euros

Además, una vez al año, los autónomos estarán obligados a realizar las siguientes declaraciones:

• Declaración anual de la RENTA. Todos los autónomos persona física tienen que declarar una vez año los ingresos y gastos del ejercicio anterior a través del modelo 100.
• Declaración informativa resumen anual del IVA. También deben declararla una vez al año los autónomos sujetos a IVA a través del modelo 390
• Declaración anual de las retenciones de IRPF practicadas a otros empresarios. Se declara una vez al año en el modelo 190.

No hay que olvidar que con el nuevo sistema de cotización por ingresos reales los autónomos podrán, opcionalmente, comunicar su previsión de ingresos una vez al año y modificar su base una vez cada dos meses. Además, de manera obligatoria, los nuevos autónomos ya tienen que hacer esta comunicación de ingresos nada más darse de alta.

También es importante tener en cuenta que para algunos autónomos es obligatorio colegiarse y pagar la cuota del colegio correspondiente. Es el caso, por ejemplo, de los abogados. Además, para algunas actividades, aunque sean freelance, es obligatorio contar con un seguro de responsabilidad civil que cubre los daños provocados por el negocio ante terceros. Esto es un requisito en todo caso para locales abiertos al público.

Sin tener en cuenta los pagos de la cuota -que siempre son domiciliados- e impuestos, se estima que los autónomos sin empleados ni local pueden soportar fácilmente hasta más de 30 trámites al año, muchos de ellos obligatorios. 

Autónomos persona física que además tienen empleados a cargo

Además de todas las gestiones anteriores, que son obligatorias para casi cualquier trabajador por cuenta propia, los autónomos que quieran contratar a trabajadores deberán llevar a cabo los siguientes trámites generales, que sólo hay que realizar una vez:

• Inscripción como empresario en la Seguridad Social: los autónomos que vayan a contratar por primera vez a un empleado deberán inscribirse como empresarios .La inscripción es el acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna al empresario un número para su identificación y control de sus obligaciones en el RETA. Dicho número es considerado como primero y principal Código de Cuenta de Cotización. La solicitud se realizará en el modelo TA.6
• Solicitud del Código de Cuenta de Cotización: Tras inscribirse,  el autónomo debe solicitar un Código de Cuenta de Cotización a través del modelo TA.7 en cada una de las provincias donde ejerza actividad.

Una vez realizados estos trámites, hay que llevar a cabo determinadas gestiones que se realizan por cada empleado que se contrata:

• Confección y firma del contrato de trabajo: Tras haber hecho la selección y haber elegido al trabajador, el autónomo deberá confeccionar por escrito el contrato con el empleado que tendrá que ser firmado por ambas partes. 
• Afiliación a la Seguridad Social del trabajador: Este trámite es obligatorio en el supuesto de que el empleado no esté afiliado. Se realiza a través del modelo TA.1, acompañado de fotocopia del DNI del trabajador
• Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social: Es obligatorio dar de alta a todos los empleados en el modelo oficial TA.2 (que servirá también para comunicar la baja con posterioridad o para modificar cualquiera de los datos comunicados).
• Registro del contrato de trabajo: El registro es un trámite obligatorio para cada contrato que formalice el autónomo y se tiene que llevar a cabo a través de Contrat@, el sitio web del SEPE donde se pueden comunicar los datos de Contratos, las prórrogas etc. Básicamente consiste en comunicar la existencia de un contrato que se acaba de firmar para legalizarlo.

Tras haber realizado los trámites para el alta, el autónomo seguirá teniendo varias obligaciones periódicas como:

• Elaboración y pago de la nómina mensual: Cada mes es obligatorio confeccionar la nómina del trabajador, enviarla al empleado y, por supuesto, realizar el pago. 
• Envío y pago mensual de las cotizaciones: También mensualmente, los autónomos deberán enviar el documento de las cotizaciones correspondientes a cada nómina a la Seguridad Social. Una vez recibido el documento, y si todo está correcto, la Tesorería cargará el pago de estas cuotas sociales en la cuenta del empleador.
• Presentación del modelo 111: Los autónomos tendrán que declarar trimestralmente  las retenciones de IRPF que han practicado en la nómina de sus empleados 
•  Presentación del modelo 190: El empleador también tendrá que presentar una vez al año el resumen de las retenciones practicadas en la nómina de sus trabajadores un resumen anual de las retenciones practicadas en la nómina de los empleados

Además de todas estas gestiones, los autónomos con empleados a cargo también tienen que cumplir otros trámites como:

• Elaboración del calendario laboral: Los autónomos deberán elaborar cada año el calendario laboral de sus empleados. Dicho calendario contendrá el horario de trabajo de la empresa y la distribución anual de los días de trabajo, festivos, descansos semanales y entre jornadas, y otros días inhábiles, teniendo en cuenta la jornada máxima legal.
• Llevanza del registro horario: Los autónomos deberán poner a disposición de cada uno de sus trabajadores el registro horario obligatorio. Esta obligación suele cumplirse entre los autónomos mediante un folio impreso donde los empleados registran su hora de entrada, salida o tiempos de descanso. La empresa debe guardar durante cuatro años todas las hojas de registro y ponerlas a disposición de los trabajadores o de la Inspección de Trabajo
• Realizar un plan de prevención de riesgos. Es un trámite que la mayoría de autónomos suelen externalizar contratando a otras empresas. Además, es obligatorio llevar una vigilancia de la salud de los trabajadores que suele hacerse de manera anual y a través de las mutuas.
• Suscribir un seguro de convenio (opcional): Aunque no es obligatorio, al tener empleados a cargo, es recomendable que el autónomo suscriba el conocido como seguro de convenio que cubre las indemnizaciones por muerte o lesiones que debería pagar el empresario si un empleado tuviera un accidente.

Contando con que el autónomo sólo tiene un empleado, se estima que entre nóminas, cotizaciones y todas las demás gestiones necesarias para el alta del trabajador, el empleador debería llevar a cabo entorno entorno a 40 trámites al año. Si se cuentan las gestiones de alta de cada empleado -que no tienen que ser anuales-, la cifra alcanzaría fácilmente las 50 gestiones.

Eso sin contar todos los trámites anteriores para autónomos sin empleados -entorno a 30-, a los que también están sujetos los empleadores.

Autónomos que desarrollan su actividad en un local abierto al público

Si además de todo lo anterior,  el autónomo tiene un local  abierto de cara al público, estará obligado a realizar las siguientes gestiones:

• Licencia de apertura. La documentación dependerá del tipo de negocio y su calificación. A veces es suficiente llevar a cabo la conocida licencia express, que es simplemente una declaración responsable. Si no es posible por el tipo de actividad, por cuestiones de insonorización o medioambientales, por lo general  habrá que realizar los siguientes trámites

- Elaboración del informe o proyecto técnico de licencia de apertura y/o adecuación de local, generalmente por técnico competente acreditado (ingeniero técnico industrial, arquitecto técnico …)
- Visado del proyecto por el correspondiente Colegio Oficial. Conlleva el pago de unas tasas.

-Pago de las tasas municipales correspondientes por la licencia, en banco o en el propio Ayuntamiento, según proceda.

-Visita de técnico competente del Ayuntamiento para verificar que el local cumple lo estipulado y ratificar así la concesión de la licencia de apertura.  

.-Estudio de impacto acústico: obligatorio para los locales con negocios como bares, talleres, etc. Si el local no cumple con la normativa, se deberán tomar medidas de insonorización.

-Plan contra incendios del local: todos los edificios deben contar con la señalización necesaria para evacuar el lugar en caso de emergencia y disponer de extintores.  Pero además, en el caso de determinados tipos de locales (como los alojamientos turísticos o los locales de actividades industriales) además es obligatorio contar con un plan contra incendios que contemple medidas de evacuación y autoprotección específicas.

-Medidas higiénicas y de insonorización: Determinados negocios tienen que elaborar y cumplir determinados planes sanitarios (si se trabaja con alimentos, por ejemplo) o de insonorización (sobre todo para discotecas)

Tras la obtención de la licencia, hay otros trámites que deberá llevar a cabo el autónomo. Algunos obligatorios y otros opcionales, según el caso: 

• Comunicación de apertura ante la autoridad laboral: Un trámite que consiste en comunicar a la autoridad competente (ayuntamientos o diputaciones) la apertura del centro de trabajo
• Permisos y tasas por uso de terreno dominio público: Los autónomos que quieran hacer uso de parte del terreno  de dominio público, habitualmente los bares y restaurantes con la terraza, deberán solicitar permiso al ayuntamiento y pagar las tasas correspondientes

Además, de manera periódica, los autónomos con local tendrán que cumplir las siguientes obligaciones:

• Presentar trimestralmente el modelo de retenciones practicadas por el alquiler del local: Este impuesto se declara a través del modelo 115 y sirve para pagar el IRPF que ha retenido el autónomo a su casero por el local comercial que está usando para desarrollar su actividad.
• Presentar anualmente las retenciones practicadas por el alquiler: Este impuesto se declara a través del modelo 190 y sirve como resumen de las retenciones que ha practicado el autónomo por el alquiler de su local 

Contando la licencia de apertura como un único trámite y teniendo en cuenta que el local no tuviera que llevar a cabo obras para el acondicionamiento, los autónomos tendrían que llevar a cabo como mínimo una decena de trámites para abrir su local. La mayoría de ellos se repiten cada año. 

Autónomos que compran o venden en el extranjero 

Los autónomos que importan o exportan productos en otros países tienen que cumplir con otros trámites adicionales y obligatorios. Algunos de ellos son: 

• Darse de alta en el Sistema de Registro de Exportadores (REX).Se trata de un censo de Hacienda en el que tienen que estar todas las empresas que operan en mercados internacionales. La inscripción se puede hacer de forma telemática a través de la sede electrónica de Hacienda.
• Darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Este trámite va dirigido a negocios que vayan a comercializar dentro de las fronteras de la Unión Europea (UE) es preciso inscribirse en el ROI.
• Obtención del Número de registro e identificación de operadores económicos, (EORI). A diferencia del anterior, este registro sirve para autónomos o negocios que quieren exportar a países que no pertenezcan a la Unión Europea .

Además, periódicamente, los autónomos que exportan deberán realizar los siguientes trámites:;

• Pago de aranceles: Este pago se debe de hacer por cada producto o paquete de productos que se envíen fuera de nuestras fronteras. Dependerá de los acuerdos que tenga España con el país de destino
• Presentar el Documento Único Administrativo (DUA) Este documento es una declaración impresa que se le entrega a las autoridades aduaneras por cada exportación que se realice.  Contiene información comercial sobre el producto con el que se está comercializando,.
• Presentar ante Hacienda el Modelo 349. Se trata de una obligación para los autónomos que exportan a otros países de la UE. Este modelo se tiene que presentar mensualmente, si el volumen de operaciones del mes ha sido superior a 50.000 euros o trimestralmente, si está por debajo de esta cifra

En cuanto al IVA, además de presentar el 303, el autónomo deberá liquidar los impuestos por ventas a otro país. Esto se puede hacer de dos maneras:

• Solicitar un número de IVA en cada país con el que se realicen operaciones y presentar las declaraciones de IVA correspondientes en cada uno de ellos.
• Optar por el sistema de ventanilla única de la Unión (UOSS) a través del modelo 035. En este caso,  se presenta trimestralmente en España el modelo 369 con los importes de IVA de los distintos países.

Sin contar los documentos (como el DUA) que se tienen que presentar en cada operación, sólo por exportar los autónomos tienen que realizar, al menos, una decena de trámites. La mayoría se repiten de forma anual.