Los expertos revelan los errores más comunes de los autónomos al deducir sus gastos

La deducción de gastos es un tema central en el ámbito fiscal de los autónomos en España, y desempeña un papel crucial en la determinación de la carga impositiva y la rentabilidad de sus actividades profesionales.

Para los autónomos, la capacidad de deducir gastos es una herramienta valiosa para minimizar su responsabilidad fiscal y maximizar sus ingresos netos. Sin embargo, la complejidad de las regulaciones fiscales y la variedad de gastos que pueden ser deducibles hacen que este proceso sea propenso a dudas y errores.

Los expertos consultados sobre el tema, comentan que uno de los errores más comunes que cometen los autónomos al deducir gastos es la falta de documentación adecuada, puesto que Hacienda exige un registro detallado y justificación de los gastos deducidos. Otro error frecuente es la confusión entre gastos personales y profesionales. Algunos autónomos tienden a mezclar sus finanzas personales con las de su negocio, lo que puede dar lugar a problemas en la deducción de gastos. 

Al aprender a evitar los errores en la deducción de gastos, los autónomos podrán tomar decisiones financieras más sólidas y evitar sorpresas desagradables en el caso de una inspección tributaria. Estos son los errores con los que los asesores y técnicos de Hacienda se encuentran:

Deducir gastos que no son deducibles

Tal y como menciona Luis Chinchilla, presidente de la Asociación Profesional de Asesores Fiscales de la Comunidad Valenciana (APAFCV), según la propia Ley de IVA, sólo es deducible aquello que está directa y exclusivamente relacionado con la actividad del autónomo y que se pueda justificar a través de sus correspondientes facturas.

Si bien no son todos los autónomos los que lleva a cabo esta práctica y suelen pasar por el “primer filtro” de sus asesores; José María Mollinedo, secretario general del sindicato de técnicos de Hacienda, detalla cómo en ocasiones algunos trabajadores ‘pretenden dar la vuelta y hacer que los gastos personales sean gastos de la actividad económica, por ejemplo los gastos realizados en su vivienda habitual o vacacional, donde quieren asignar un espacio en la misma como despacho, teniendo un despacho ya propio’. En ese caso no podrían deducir ningún mobiliario o gasto de reforma que realicen en el lugar.

Los expertos consultados vierten un poco de luz en aquellos gastos que son difícilmente deducibles y que suponen para algunos autónomos un problema a la hora de hacer su declaración de IVA.

Gastos de restauración

La deducción de gastos relacionados con comidas resulta en la mayoría de los casos un desafío para los autónomos. En este contexto, justificar la cuenta en un restaurante, cuando el autónomo invita a sus clientes, exige demostrar que dicho gasto se realizó exclusivamente con fines comerciales, por ello la duda surge cuándo se preguntan cómo proporcionar evidencia válida que avale estas circunstancias.

Según el experto Chinchilla, la factura recibida por el restaurante no es considerada suficiente por parte de Hacienda, puesto que se debe demostrar, ya sea con el cierre del negocio con el cliente o con una ganancia financiera proveniente de dicha reunión, que dicha comida ha sido con motivo de la actividad profesional. 

En el caso de que el negocio no se cierre pero ya se haya pagado la cuenta del restaurante el asesor explica que "pueden servir en esas ocasiones, los correos electrónicos que demuestren una coordinación previa con el cliente. Si bien no se llevó a cabo el negocio, el encuentro existió y la comida en el restaurante también".

Gastos de la ropa 

Los autónomos a menudo cometen el error de intentar deducir gastos relacionados con la ropa en sus declaraciones de impuestos. Este es un error común debido a la confusión sobre lo que se puede y no se puede deducir. En la mayoría de los casos, la ropa no es deducible como un gasto empresarial a menos que cumpla con ciertos requisitos específicos. A pesar de que un autónomo pueda necesitar ciertas prendas, como trajes en caso de un abogado, para llevar a cabo su actividad, estas a menudo se consideran de uso personal. 

“Es comprensible que se necesite un traje y una corbata, pero Hacienda no va a aceptar que un abogado se compre trajes de alta costura cada semana”, señala Chinchilla haciendo un llamamiento al sentido común. Por ejemplo, si la ropa es claramente uniforme de trabajo y lleva el logotipo de la empresa, puede ser deducible. Sin embargo, la ropa de uso personal o la ropa que podría usarse fuera del entorno laboral generalmente no es deducible.

Gastos del teléfono móvil

Para un autónomo, resulta complicado demostrar que utiliza su teléfono exclusivamente para actividades relacionadas con su negocio. En muchos casos, Hacienda requiere pruebas que indiquen que las llamadas se realizaron en relación con la actividad, es decir, con clientes, o que se llevaron a cabo únicamente en días laborables, aunque bien es sabido que muchos trabajadores autónomos no cuentan con un horario determinado y trabajan los fines de semana.

"Esto es compicado, porque como norma general no se pueden adaptar todos los casos que se puedan existir en la vida real, por ejemplo, un autónomo trabaja fin de semana ¿Cómo se coloca eso en un reglamento? ¿Como se pone un gasto limite con días limites?" señala el técnico de Hacienda. Por lo que, el autónomo debe justificar a través de su factura teléfonica, que las llamadas telefónicas  son dentro de su propio horario laboral y por motivos laborales.

Gastos relacionados con el vehículo

Los gastos derivados del uso de un vehículo suelen presentar dificultades considerables en cuanto a su justificación. En general, la propia naturaleza de estos gastos dificulta la posibilidad de presentar pruebas concluyentes, esto se aplica al combustible, las reparaciones del vehículo, los peajes y los estacionamientos. 

Los técnicos se dedican a comprobar si se trata de un vehículo para uso personal o profesional. Por ejemplo, a través de la revisión del kilometraje, en qué lugar está el vehículo guardado, si el autónomo ha usado taxis para atender el cliente, en lugar de su supuesto coche de trabajo, entre otras muchas cuestiones.

Para poder deducir el 100% del IVA de la compra de un vehículo sin correr el riesgo de tener que reembolsar el importe deducido y enfrentar sanciones, el autónomo debe ser un profesional dedicado exclusivamente a actividades vinculadas al transporte, como un taxista, por ejemplo.

Hacienda anticipa una serie de situaciones en las cuales es factible deducir la totalidad del IVA en la adquisición de un vehículo.

• Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías
• Vehículos para la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación (por ejemplo, taxistas).
• Los que prestan servicios de enseñanza a conductores mediante contraprestación (Vehículos de autoescuela).
• Utilitarios usados para pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas.
• Turismos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
• Los vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad.

Otro error bastante común se da a la hora de hacer la factura

Los errores en una factura pueden generar complicaciones significativas para los trabajadores autónomos. Los expertos señalan el ejemplo de que, al emitir una factura, no se detalla de manera correcta el impuesto que se debe aplicar o si el profesional se olvida de incluir información esencial, como quién es el destinatario o el número de la factura. 

Esos son ejemplos de los errores formales más comunes que se encuentran en su labor, pero su impacto puede ser considerable. Estos errores pueden dificultar la capacidad de los autónomos para deducir los gastos relacionados con su actividad, lo que, a su vez, puede llevar a problemas financieros y desafíos adicionales en la gestión de su negocio.

Gastos que se contabilizan en un ejercicio y corresponden a uno posterior

Si bien se trata de uno de los errores denominados como menos graves, suelen ser bastante comunes también. “Esto ocurre sobre todo al final del año y en ocasiones se llevan a diciembre gastos que ya son de enero’ señala José María Mollinero.

Aunque sí hayan existido esos gastos y ventas, los técnicos como Mollinero  no pueden comprobarlo puesto que aún no constan en Hacienda. Es importante mantener un registro preciso de los gastos e ingresos para asegurarse de que se imputen correctamente en el ejercicio fiscal adecuado, aunque el experto señala que se trata de un error que se puede corregir.

Sanciones para autónomos por errores previamente planificados

La deducción de gastos indebidos o no relacionados con la actividad profesional es otro puede resultar en sanciones fiscales y multas. Si la Administración lleva a cabo una revisión y determina que los gastos no están legítimamente relacionados con la actividad del autónomo y que no se trata de un mero error humano, pueden aplicarse sanciones considerables que oscilan entre el 25% y el 50% o incluso el 60% del monto deducido inicialmente, señala Mollinero. El autónomo tendría que pagar la cuota dejada de ingresar, los intereses de demora correspondientes y la sanción.