¿Qué es el control de stocks y cómo puede ayudar a tu empresa?

El control de stocks es un proceso esencial en la cadena de suministros de la empresa. Y es que, tener claro en todo momento las existencias que hay en el almacén, de un negocio es una de las partes más importantes para el desarrollo de las operaciones logísticas. 

Una logística deficiente puede provocar un impacto negativo en la satisfacción de los clientes, algo que por supuesto nadie quiere que suceda.

Y es que, los pedidos erróneos, los retrasos en las entregas y los transportes ineficientes son algunos de los principales problemas a los que se enfrentan las compañías actuales.

Por suerte, un buen control de stocks puede ayudar a eliminarlos y a potenciar posibles ventas futuras. 

1. ¿Qué es la gestión de stocks?
2. Beneficios de la gestión de stock para una empresa
3. Cómo controlar el stock de una empresa
4. Con un inventario manual
5. Con software especializado

¿Qué es la gestión de stocks?

La gestión de stocks, control de almacén o inventario forma parte de la logística de una empresa. Su misión es organizar, planificar y controlar el flujo de mercancías que hay en un almacén, con el objetivo de brindar un servicio fiable, rápido, versátil y de calidad al menor coste posible. 

¿En que se traduce el control de stock en la práctica? Básicamente en utilizar los recursos de los que dispone la empresa para garantizar que cuando un cliente solicite un producto, se le pueda proporcionar en el tiempo y la forma esperada.

En este sentido lo ideal es que el número de existencias sea el menor posible sin que haya roturas en la cadena de suministro. De esta forma se minimiza el coste de almacenamiento, a la vez que se facilitan los productos a los clientes sin retrasos. 

En definitiva, la gestión de stocks puede considerarse casi un arte, ya que requiere conocer a la perfección el funcionamiento del almacén y del propio negocio para gestionar las existencias de forma eficiente y, a la vez, ofrecer un servicio de calidad a los clientes.

Beneficios de la gestión de stock para una empresa

Más allá de la mencionada satisfacción del cliente y/o consumidor, el control de stocks también tiene ventajas muy importantes para la empresas: 

1. Ahorro de dinero. Con el control de stock es posible reducir gastos asociados a las necesidades de espacio y a la propia mercancía (la cual puede quedar obsoleta si no se vende). Además, también permite ahorrar en capital humano y tiempo.
2. Reducción de los costes de almacén. Si los productos están mejor distribuidos y se optimiza el espacio; se minimizan las pérdidas o deterioros y el gasto será mucho menor. Por ejemplo, si en lugar de necesitar dos naves, con esa optimización se utiliza solo una.
3. Más ventas. Contar con un flujo continuo de stock de productos ayuda a conseguir mayores ventas, ya que siempre habrá productos listos para comprar.
4. Mejor servicio al cliente: Cuando hay un almacén optimizado puede dar salida a todos los pedidos que lleguen de forma rápida y eficiente. Así el negocio es más competitivo y es probable que se generen un mayor número de ventas.
5. Mejora el flujo de caja. Vender productos para recuperar el dinero invertido en los proveedores, permite equilibrar las ventas y el gasto, generando así una mayor liquidez.
6. Mínimas tareas administrativas. Al contar con una fluida gestión de almacén, se reduce la carga administrativa como la confección de los inventarios y muchas otras tareas asociadas, requieren de tiempo.

Cómo controlar el stock de una empresa

Llevar un control de los productos que están en stock de la empresa es una tarea que lleva tiempo. Por ejemplo, consta de registros de todo lo que entra y sale del almacén, hacer un recuento de existencias y así conocer la cantidad exacta de productos disponibles en un momento concreto. 

Hay dos maneras de hacerlo. Una es de forma manual y la otra es a través de sistemas tecnológicos, es decir software especializados en gestión de stock, que facilitan mucho el trabajo. 

Con un inventario manual

En el caso de un inventario manual, los operarios imprimen una lista del catálogo de productos del almacén y recorren los pasillos contando los artículos de cada ubicación.

Se trata de un método tradicional, en el que los operarios registran en el sistema las cantidades anotadas en el papel. De esta manera se establece lo que se conoce como inventario físico.

El principal problema de este sistema es que el riesgo de error humano es muy alto, ya que se deben localizar todos los artículos, registrarlos manualmente y volcar esos datos en el sistema. Si es una empresa que manipula un número elevado de productos, el proceso puede ser poco eficiente.

Por otro lado, el recuento físico del almacén de existencias da una fotografía del estado del almacén en un momento determinado, pero su tendencia será a cambiar rápidamente, por lo que con él no es posible conocer la situación del stock en tiempo real.

Con software especializado

En la actualidad existen diversos programas que permiten controlar el stock y que pueden ayudar a digitalizar la logística de una empresa. 

Esto permite nuevas capacidades tecnológicas en áreas como el almacenamiento, la preparación de pedidos o el transporte, así como una mayor seguridad y veracidad. De esta forma, se consigue controlar las existencias con mayor precisión. 

Estas son algunas de las herramientas utilizadas para controlar el stock que podrán ahorrarte tiempo y recursos de cara a gestionar tu almacén.

Odoo

En este caso se trata de un software de ERP (automatización de procesos), formado por CRM, sitio web y comercio electrónico, facturación, contabilidad, fabricación, gestión de almacenes e inventarios y más.

Permite unificar todos los procesos de una organización. Sus múltiples aplicaciones automatizan, rastrean y dejan los datos accesibles desde cualquier dispositivo. Ofrece un control de stock de máxima precisión.

Optimus Price

Se trata de un software que ofrece el cálculo óptimo en los precios, predice la necesidad de los clientes y gestiona el catálogo.

Trabaja de forma inteligente y se basa para ello en la demanda del producto, en los competidores y otros factores. Así consigue establecer el precio óptimo del producto.

Axos

Este software está pensado para empresas de sectores intensivos de distribución y almacenamiento.

Permite la corrección de problemas que surgen en sectores de distribución, que manejan un elevado número de productos, clientes, tarifas, stocks, etc.

Ofrece un trabajo de control en cinco etapas:

• Asesoramiento del sistema de la empresa.
• Migración y publicación de datos, formación y capacitación.
• Personalización de los informes comerciales.
• Parametrización.