Qué es una factura recapitulativa y cómo debes hacerla
La factura recapitulativa es perfecta para un negocio que tiene que emitir muchas facturas de manera continúa. Esta herramienta permite a empresas y autónomos simplificar el trabajo contable, agrupando una serie de facturas en un único documento.
De esta manera los pequeños importes importes son más fáciles de mantener ordenados, evitando el esfuerzo extra que supone gestionar un gran número de facturas.
Cómo hacer una factura recapitulativa, qué datos obligatorios debe contener, cómo es el IVA y si es posible emitirla como una factura recapitulativa electrónica, son algunas de las preguntas que vamos a repasar a continuación.
- Qué es la factura recapitulativa
- Para qué sirve una factura recapitulativa
- ¿Qué datos debe tener una factura recapitulativa?
- El IVA en las facturas recapitulativas
- ¿A qué facturas sustituye la recapitulativa?
- Factura electrónica recapitulativa
Qué es la factura recapitulativa
La factura recapitulativa es un tipo de factura que permite agrupar varias facturas generadas en operaciones de compra y venta, de servicios o productos, realizada por un autónomo o una empresa a un mismo cliente, en un plazo máximo de un mes natural.
Sirve para evitar tener que emitirlas de una en una (con todo lo que ello implica en términos de tiempo y organización) y agrupar en una única factura todas las emitidas a un mismo cliente.
Es una fórmula de facturación que permite a autónomos y pymes llevar la contabilidad de un negocio de una forma más eficiente.
Para qué sirve una factura recapitulativa
La factura recapitulativa sirve para contabilizar un mayor número de operaciones comerciales (compra o venta) a la vez, lo que permite ahorrar tiempo en los procesos administrativos, como se mencionó anteriormente.
Suponiendo que un trabajador autónomo de un salón de masajes le vende, a diez clientes, diez sesiones al mes, debería emitir 100 facturas distintas ese mismo mes (una por cada cliente). Sin embargo, recurriendo a la factura recapitulativa únicamente deberá facturar 10 sesiones para cada cliente.
Por eso, es común que se use esta fórmula para facturar a los clientes que, además, así tendrán mayor facilidad para comprender mejor los pagos por los servicios contratados.
¿Qué datos debe tener una factura recapitulativa?
Este tipo de factura debe incluir toda aquella información relativa a la operación que se realizó con el cliente, detallada punto por punto, para poder llevar una contabilidad precisa de la facturación.
Para comprender estos datos, a continuación detallamos el contenido o datos que debe tener una factura recapitulativa.
- Nombre y apellidos o, en el caso de empresas, la razón social tanto del emisor como del destinatario.
- Fecha de expedición.
- Dirección del emisor y el destinatario.
- Número de identificación fiscal (NIF) del emisor y del destinatario.
- Número y serie de la factura.
- Indicar que se trata de una factura recapitulativa al recoger en ella otras facturas ya emitidas. En el caso de que se agrupen albaranes, no se suele indicar.
- Descripción de todas las operaciones que se incluyen en la factura recapitulativa, con referencia a los albaranes o facturas que la conforman. Siempre contemplando que son todos del mismo mes natural. Se utilizará una línea de factura para cada una de las que se vayan a recapitular.
- Datos de las líneas a incluir: número de cada factura o albarán que se incluye, descripción del producto o servicio, tipo de IVA, más su fecha de emisión e importe total.
- Base imponible total, que corresponde a la suma de todas las bases imponibles de los albaranes o facturas recapituladas.
- Datos relativos a la inscripción en el Registro Mercantil.
- Importe total a pagar.
- Información relativa a la protección de datos.
- Tipo impositivo del IVA y porcentaje de retención del IRPF a retener si procede.
- Cuota tributaria.
El IVA en las facturas recapitulativas
Cuando se trata del IVA en la factura recapitulativa, la aplicación del mismo es igual que en las facturas ordinarias. Hay que aplicar el tipo general del 21%, o el tipo de IVA reducido del 10% o el tipo superreducido del 4%, en función siempre del bien o servicio a facturar.
¿A qué facturas sustituye la recapitulativa?
La factura recapitulativa puede sustituir a otras facturas que fueron emitidas durante el mes, pero hay que tener en cuenta que anularía la validez de las anteriores, al quedar englobadas dentro de la factura recapitulativa.
Es importante tener esto claro ya que de no hacerlo, se estaría duplicando esa facturación.
Factura electrónica recapitulativa
Las empresas pueden emitir sus facturas recapitulativas en formato electrónico de la misma forma que las emiten en papel. Esto se da a partir del nuevo Reglamento de Facturación, desde enero de 2013. La única diferencia entre la factura electrónica y papel es la manera en la que se transmite.
En todos los casos, la factura electrónica debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura para que tenga la misma validez legal que una emitida en papel.
De esta manera las empresas pueden emitir facturas en formato PDF y enviarlas por correo electrónico a sus clientes. Solo se debe pedir una autorización al cliente, indicando la cuenta de correo de envío y la de recepción.
