viernes. 15.11.2019

AHORRA TIEMPO, DINERO Y ESPACIO

La importancia de digitalizar el inventario en una pyme

La importancia de digitalizar el inventario en una pyme

Gran parte de los negocios centran sus esfuerzos en las ventas y piensan que digitalizarse es tener una página web. Pero la rentabilidad depende más de la gestión de ciertos procesos.

La importancia de digitalizar el inventario en una pyme

La gestión del negocio, como concepto, busca mejorar la productividad y la competitividad. Dejar de lado las formas tradicionales de afrontar la burocracia y digitalizar estos procesos es una de las asignaturas pendientes de los autónomos y de las pymes. Y es que subirse al carro de la digitalización es una necesidad para los pequeños negocios, pero eso es mucho más que crear una página web o vender por internet. La clave está en integrar toda la gestión con softwares que conectan todas las áreas del pequeño negocio.

Además de mejorar la productividad y aumentar las ventas, todo negocio debe tener entre sus objetivos lograr un ahorro y control de las infraestructuras. Aquí entra en juego la implantación de softwares de gestión empresarial. Por ejemplo, en cuanto a los temas fiscales, los trabajadores por cuenta propia están obligados a llevar un registro fiscal de su actividad a través de los libros obligatorios de IVA (Libro de registro de facturas expedidas o emitidas, el Libro registro de facturas recibidas, el Libro registro de bienes de inversión y el Libro de registro de determinadas operaciones intracomunitarias), lo cuales deben guardarse alrededor de cuatro años y medio, tal y como explica la guía sobre libros fiscales obligatorios publicada en Autónomos y Emprendedores. Eso sí, la norma tributaria no obliga a llevar los libros obligatorios de IVA en un formato específico. De hecho, señala que pueden utilizarse los medios electrónicos o informáticos. Así, surgen alternativas que se adaptan a las necesidades de cada uno para ahorrar dinero, tiempo y espacio.

Tampoco podemos olvidarnos de que la automatización de diferentes procesos, especialmente el de las ventas, es una vía para aumentar la productividad. Mantener ordenado el stock de productos de un negocio, es una de las tareas principales para mantener el control y gestionar eficientemente los procesos de almacenaje y entrega de producto. Es decir, hay que tener optimizadas e informatizadas tareas tales como la recepción de compras, expedición de órdenes de preparación de pedidos de venta, reubicaciones, traspasos entre almacenes, etcétera.

A todo este proceso se denomina “gestión de inventarios” que se define, en contabilidad, como la administración adecuada del registro, compra y salida de inventario. Saber desgranar todos los datos de cliente para obtener la información clave en cada caso permitirá diseñar acciones enfocadas a la satisfacción y la fidelización. En esto, existen soluciones de gestión que ayudan en todo el proceso de creación de reportings y entrada de datos en una misma plataforma, ahorrando tiempo y espacio en el almacén.

Pongamos un ejemplo del sector retail: un comercio de prendas de esquí, como es lógico venderá más en la estación de invierno. Sin embargo, esa información no es suficiente y es necesaria una previsión de ventas. En este sentido, una gestión eficiente del inventario permite saber los productos en stock, cuáles son los más vendidos, qué tallas y colores… Todo esto es fundamental para hacer una previsión de ventas, evitando así problemas de una gestión deficiente, como son las roturas de stock o la pérdida de productos y materias primas por una falta de control. De esta forma, en lugar de fabricar un gran stock de prendas de ropa, se podrá reducir el inventario, reaccionar antes frente a situaciones de crisis y, por consiguiente, anticiparse al cliente creando buenas estrategias de marketing.

Además, según diversos estudios, una de las cosas que más molesta a los clientes es que se haya agotado un artículo o que no esté disponible la talla que buscan. Por ese motivo, hay comercios que se unen a la digitalización para optimizar e incrementar la capacidad física de la tienda, es decir, incorporan una plataforma tecnológica para que los clientes puedan añadir productos virtuales a su cesta de la compra. De esta forma, se puede mostrar aproximadamente un 60% más de modelos nuevos en la misma superficie física. ¿La finalidad? Conseguir mejorar la experiencia del cliente y optimizar los recursos del negocio.

Para todo ello, los especialistas recomiendan invertir en softwares que permitan gestionar todo con un click, integrado toda la contabilidad y facturación. Una buena herramienta es Sage 50 Cloud: una plataforma de gestión comercial y contabilidad integrada que te permite administrar y controlar todas las áreas del negocio, combinando toda la potencia de un programa desktop con la flexibilidad de las aplicaciones online. Porque digitalizar el negocio debería ser una prioridad inmediata, ya que entre sus beneficios podemos destacar el ahorro de tiempo y de dinero, mejor relación con el cliente, automatización de los procesos de gestión, más control de la información y mayor seguridad. Los pequeños y medianos negocios son los más beneficiados con estos procesos, ya que su fuerza laboral puede prescindir de tareas operativas para enfocarse en otras más importantes.

La importancia de digitalizar el inventario en una pyme