La Inspección empezará a multar en tres meses a los pequeños negocios que no tengan buzón de denuncias

La Inspección de Trabajo podrá empezar a multar a miles de pequeños negocios en apenas tres meses si no han implantado un buzón para recibir y gestionar las denuncias sobre "cualquier materia que afecte al ámbito laboral". A partir de diciembre, todas las pymes que tengan más de 50 empleados en plantilla estarán sujetas a la obligación de tener un 'Sistema Interno de Información'.

Así quedó recogido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que estableció dos plazos para que las empresas se adapten a esta obligación: la primera etapa que ya ha concluido, iba dirigida a negocios con más de 250 empleados. Las actividades que tienen entre 50 y 249 trabajadores en plantilla cuentan con un periodo transitorio más amplio, hasta diciembre.

El pasado 13 de marzo entró en vigor la ley y empezó la cuenta atrás para que los negocios implanten esta obligación. La disposición transitoria segunda de esta norma marca tres meses como plazo máximo para establecer el buzón de denuncias para las administraciones, organismos y empresas obligadas. Es decir, el pasado 13 de junio. 

Sin embargo, "como excepción", en el caso de las entidades jurídicas del sector privado con doscientos cuarenta y nueve trabajadores o menos, así como de los municipios de menos de diez mil habitantes, el plazo previsto en el párrafo anterior se extenderá hasta el 1 de diciembre de 2023.

Más de 20.000 pymes estarán obligadas a tener buzón de denuncias a partir de diciembre

Según los últimos datos publicados por el Instituto Nacional de Estadística (INE), en España habría entorno a 26.000 empresas con más de 50 trabajadores que están sujetas a la nueva obligación de la Ley 2/2023 y tendrán que poner en marcha el nuevo 'Sistema Interno de Información'.

De esos 26.000 negocios, se calcula que alrededor de 6.000 tienen más de 250 empleados y ya tendrían que tener el buzón de denuncias activo. Por otro lado, habría entorno a 20.000 empresas que tienen más de 50 empleados pero menos de 250, por lo que tendrían que implantar el buzón a partir de diciembre si no quieren enfrentarse a las sanciones previstas por Ley.

Sólo quedarían exentos de la obligación de tener buzón los autónomos y pequeños negocios con 49 empleados en plantilla o menos. El resto de empresas que no cumplan su obligación de tener un buzón de denuncias una vez concluido el plazo de adaptación se enfrentarían a multas por parte de la Inspección de Trabajo de miles de euros -y hasta un millón en los casos más flagrantes. 

De momento, sólo están obligadas las actividades más grandes, pero en apenas tres meses la obligación se extenderá al resto de las pequeñas y medianas empresas, exceptuando las que tienen 49 empleados en plantilla o menos. Además, este buzón tiene que cumplir algunas características que marca la normativa.

Requisitos que deberá cumplir el nuevo buzón

Segú la Ley 2/2023, el nuevo sistema de denuncias deberá cumplir algunos requisitos como:

-Permitir realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. La información se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.

-Además, a quienes realicen la comunicación a través de canales internos se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.  Al hacer la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.

Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante. Podría ser mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible; o a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

- Los canales internos de información permitirán incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.

¿Cómo funcionará el nuevo buzón que deberán implantar las pymes en diciembre?

El nuevo buzón servirá para recibir y gestionar las denuncias sobre "cualquier materia que afecte al ámbito laboral" por parte de empleados, becarios o incluso autónomos que hayan trabajado con el negocio.  Según explicó Luis San José, abogado laboralista de AGM Abogados, este sistema de denuncias se ha hecho para "proteger al denunciante y que no existan represalias. Las denuncias que podrá acoger este buzón son incontables. Los empleados o antiguos trabajadores podrán denunciar mediante este sistema cualquier infracción administrativa o penal que les afecte a ellos u otros trabajadores".

Los motivos más frecuentes para los que estaría diseñado este buzón serían: recoger fraudes detectados con Hacienda y Seguridad Social, "como por ejemplo que no se tenga a un empleado dado de alta en la Seguridad Social o que haga horas extras sin remunerar. También estaría pensado para casos de denuncias por acoso laboral o sexual en el ámbito del negocio y hasta por la posible existencia de un falso autónomo", dijo Luis San José, de AGM abogados.

Para asegurar que este buzón realmente funciona, no bastará con crear un correo electrónico o canal de voz para recopilar todas las denuncias sino que además habrá que encargar expresamente a un empleado o empresa externa que sea independiente, el control y gestión de todas estas denuncias para realizar un seguimiento si fuera necesario. 

Según el experto laboralista, "la empresa deberá designar a una persona que gestione y estudie de forma independiente estas denuncias. En el caso de las pymes, lo más habitual es que externalicen esta tarea en el despacho de abogados. En nuestro caso, el área penal lleva este tipo de buzones de algunas empresas que son clientes".