Todo lo que los negocios pueden comunicar (y lo que no) a sus empleados a través de Whatsapp

En los últimos años, los tribunales han ido acumulando distintos criterios acerca del uso que le pueden dar los autónomos y empresas a la red de mensajería Whatsapp cuando quieren comunicarse con sus trabajadores. El Tribunal Superior de Justicia de Madrid (TSJM) emitió recientemente la última sentencia relacionada con esta aplicación y los límites y derechos que tienen los negocios y sus empleados al usarla en el ámbito laboral.

Esta vez, el TSJM  ha avalado que los autónomos y pymes puedan vigilar las conversaciones de Whatsapp que tienen sus empleados en los teléfonos de empresa. Con este nuevo pronunciamiento, la Justicia ha extendido la doctrina que ya estableció en su momento el Tribunal Supremo al entender que los negocios pueden controlar el correo electrónico que utilizan los empleados en el trabajo.

Tras esta sentencia que se ha dado a conocer recientemente, los tribunales han resuelto una duda frecuente relacionada con el uso que le pueden dar los negocios y empleados al Whatsapp. Según el juez, la vigilancia por parte del empresario de las conversaciones en esta aplicación mantenidas por el trabajador en el teléfono de empres no vulnera el derecho a la intimidad ni el secreto a las comunicaciones.

Ésta es sólo la última de una larga lista de sentencias que aclaran el uso que le pueden dar los autónomos a los mensajes de Whatsapp con sus trabajadores. En los últimos años, tanto el Supremo y otros tribunales como distintos expertos en la materia se han pronunciado sobre si los negocios pueden o no suscribir un contrato con un empleado o pactar un sueldo a través de esta red de mensajería. También -y casi más importante- diversas sentencias han establecido cuándo sí y cuándo no puede un negocio comunicarse con un trabajador fuera del horario laboral e incluso si puede o no puede despedir a su empleado a través de esta aplicación, entre otras cuestiones.

¿Qué tienen permitido hacer los autónomos con sus empleados a través de un mensaje de Whatsapp?

A continuación este diario ha recopilado algunas de las sentencias y aclaraciones de las dudas más frecuentes que pueden tener los autónomos sobre lo que pueden hacer con sus empleados a través de un mensaje de Whatsapp y lo que está prohibido.

¿Puede un autónomo revisar los mensajes de WhatsApp del móvil de empresa?

El uso de los bienes de la empresa es uno de los conflictos laborales más habituales, ya que limita con el derecho a la intimidad y privacidad de los trabajadores. Sin embargo, “cualquier herramienta y dispositivo que la empresa pone a disposición de sus empleados para que puedan realizar sus tareas es susceptible de ser revisado siempre y cuando la empresa lo haya avisado”, explicaron desde el despacho RB Ruiz Beato Abogados.

La reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, analizando el despido de una trabajadora tras revisar conversaciones de WhatsApp ha resuelto por fin la cuestión. Según el juez, vigilar las conversaciones no vulnera la intimidad del trabajador si en el contrato se especifica que el móvil es sólo para uso profesional y, más aún, cuando en este caso sólo se miraron los mensajes del trabajador y los clientes,

Este criterio se puede extender a las demás herramientas de comunicación que puede utilizar el empleado para desarrollar su trabajo y que le haya prestado el negocio. Por ejemplo, el correo profesional. 

¿Es vinculante negociar un salario por WhatsApp entre un autónomo y su trabajador?

La comodidad e inmediatez de los servicios de mensajería instantánea y de las redes sociales han hecho que, en muchas ocasiones se negocien o se acepten condiciones salariales a través de mensajes de Whatsapp. 

El Tribunal Supremo ya emitió una sentencia  en 2021 donde aclaraba que las conversaciones de Whatsapp son pruebas válidas en un juicio. Por extensión, ante una posible reclamación, se podría admitir un mensaje en esta red como justificante de cualquier negociación, incluso del salario. Ahora bien, estas conversaciones sólo serían útiles siempre que no hubiera un contrato u otro medio oficial que estableciera una cantidad distinta a la que se apalabró a través de la red de mensajería.

A pesar de que podría ser legal pactar un sueldo por Whatsapp, según recuerdan los expertos, conviene recordar que es mejor no usar este tipo de servicios electrónicos para negociar, justificar o acreditar cualquier propuesta o acuerdo laboral profesional o particular.

Según el despacho RB Ruiz Beato Abogados, "aunque existen servicios de certificación digital o de peritos digitales, diferentes sentencias recuerdan la posibilidad de  manipular digitalmente cualquier archivo electrónico, por lo que sería posible aparentar una comunicación en la que un único usuario se relaciona consigo mismo”, explicaron.

¿Se pueden enviar notificaciones a los empleados a través de Whatsapp?

WhatsApp es una de las vías de comunicación que los autónomos y los negocios ya pueden utilizar para notificar a sus empleados, por ejemplo, la fecha de reincorporación a sus puestos de trabajo. Así lo constató el Tribunal Superior de Justicia de Madrid que, en otra reciente sentencia, declaró como improcedente el despido de un trabajador que no se reincorporó a tiempo a sus labores, a pesar de que la empresa intentó avisarle por carta y correo electrónico. El problema estuvo en que no lo hizo por WhatsApp.

Según detalla la sentencia, la empresa notificó la fecha de reincorporación de un Expediente de Regulación Temporal de Empleo (ERTE) al trabajador en cuatro ocasiones, dos de ellas por correo electrónico y otras dos mediante una carta remitida a la dirección que él mismo había facilitado al negocio. Sin embargo, no se produjo ninguna respuesta, y el trabajador fue despedido tras seis días de ausencia en su puesto.

La sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid deja claro que WhatsApp es un canal válido, y a veces necesario, para notificar la reincorporación o el despido de un empleado y, a partir de ahí podría ser una vía para que los autónomos y los negocios realicen otras notificaciones de cualquier tipo, como puede ser un cambio de horario, por ejemplo..

¿Es posible comunicarse con los empleados por whatsapp fuera del horario laboral?

Quizás la duda más frecuente entre autónomos y asalariados es si es legal que el negocio se comunique con sus empleados fuera del horario laboral a través de Whatsapp. En este caso, la clave no es tanto el hecho de enviar un mensaje, que puede ser legal, sino que el negocio exija la realización de una tarea o la respuesta del trabajador fuera de sus horas de trabajo. Si así fuera no sólo estaría incumpliendo el derecho a la desconexión laboral sino que también podría incurrir en alguna infracción relacionada con el registro de jornada o el impago de horas extra, al obligar a trabajar a un empleado en horas que no están remuneradas ni registradas.

Según explicó a este diario Jaume Barcons, abogado laboralista de la gestoría Barcons, "la empresa sí puede enviar mensajes de WhatsApp fuera del horario laboral, aunque el autónomo no puede sancionarle si no contesta ni presionarle para hacerlo, ya que se encuentra en su tiempo de descanso”. Ahora bien, esto se podría hacer siempre que fuera de forma proporcional. "Si fueran, por ejemplo, cinco mensajes en 15 meses, no habría absolutamente ningún conflicto”, añadió.

Caso diferente es una situación en la que este tipo de conductas se produzcan de manera habitual entre el autónomo y sus asalariados. Incumplir el derecho a la desconexión podría acarrear sanciones de entre 751 y 7.500 euros. Para evitarlo, el trabajador por cuenta propia debería esperar al comienzo de la siguiente jornada laboral para comunicarse con su plantilla y exigir una respuesta a sus empleados.

El negocio no puede obligar a sus asalariados a formar parte de un grupo de WhatsApp

Otra de las cuestiones de actualidad es la posibilidad que tienen los autónomos de obligar a sus empleados a formar parte del grupo de Whatsapp de la empresa, una herramienta que puede ser muy útil para desarrollar la actividad. “Si se trata de una herramienta de trabajo y un canal de comunicación habitual de la empresa se podría incluir a los trabajadores”, explicaron desde RB Ruiz Beato Abogados.

Es más, un reciente pronunciamiento de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) abre la posibilidad a que los autónomos con asalariados incluyan a sus empleados en un grupo de WhatsApp con fines laborales sin su consentimiento cuando el chat sea imprescindible para su desempeño profesional.

El caso al que alude la AEPD ocurrió dentro de un negocio relacionado con el sector logístico, que incluyó a sus repartidores en un chat grupal donde se compartía información como las rutas diarias a seguir, el trabajador encargado de cada una o la ubicación de los vehículos de reparto. Se trataba, pues, de una información imprescindible para el desempeño profesional de los empleados.

El organismo público consideró que al desempeñar el empleado su trabajo fuera de la sede de la empresa, no existe otro medio de comunicación con el asalariado, por lo que no procedería imponer ninguna sanción en este caso.

¿Puede un autónomo despedir a un empleado por WhatsApp?

Aunque el uso de las nuevas tecnologías y canales de comunicación son muy habituales para conversaciones y para la ejecución de tareas colaborativas en el trabajo, para comunicar un despido hay que cumplir con ciertos requisitos que aparecen recogidos en nuestra legislación y que muchas veces no pueden darse en un email o un mensaje de WhatsApp.

La ley dice que para que el despido sea considerado válido, la comunicación debe darse por escrito, en un mensaje que figuren los hechos que motivan el mismo, si es disciplinario u objetivo, y que conste “fehacientemente que la carta se ha entregado".

Aunque nuestro ordenamiento jurídico laboral no resuelve la duda de si este medio sería válido o no para comunicar un despido, "el WhatsApp no sería una vía correcta para notificar al trabajador de manera fehaciente un despido, ya que mediante este medio el empresario no tiene garantía alguna de que la comunicación haya llegado correctamente a su destinatario", explicaron los abogados de Legalitas.

A día de hoy, jurisprudencialmente sólo se ha considerado como medio válidos de notificar el despido la entrega en mano de la carta al trabajador con el justificante de haberla recibido. Y si la comunicación en persona no fuera posible, se podría enviar al empleado un burofax.