¿Qué es el Informe de Datos de Cotización IDC?
El Informe de Datos de Cotización o IDC es un documento generado por la Seguridad Social que resulta de gran utilidad para las empresas, ya que les permite recopilar las cotizaciones de cada trabajador, ya sea por cuenta ajena o como profesional autónomo.
A continuación repasamos todos los detalles sobre el Informe de Datos de Cotización o IDC: qué es, cómo funciona exactamente y en qué casos puede resultarte útil.
- Qué es el IDC o Informe de Datos de Cotización
- Para qué sirve el IDC
- Tipos de informe de datos de cotización
- Cómo averiguar el IDC de un autónomo
- Cómo averiguar el IDC de un trabajador
Qué es el IDC o Informe de Datos de Cotización
El IDC es un informe de cotizaciones que permite a empresas (y trabajadores por cuenta propia o ajena) conocer cuáles son las cotizaciones de sus empleados a la Seguridad Social.
Se trata de un documento con carácter informativo que se actualiza todos los meses, que una vez solicitado, permite a las empresas conocer cuánto ha cotizado cada uno de sus trabajadores dentro de la organización.
De esta forma, las organizaciones pueden comprobar si la información de la que disponen coincide con la del mencionado organismo. Por otro lado, también te permitirá conocer si los tramos de cotización de cada trabajador son los correctos.
Para qué sirve el IDC
El IDC permite corroborar la información que tiene la Seguridad Social sobre un determinado trabajador y así confirmar que se está cotizando por él de forma adecuada.
En el caso de que existan discrepancias, podría darse el caso que la empresa esté cometiendo irregularidades en el pago de los seguros sociales correspondientes. De ahí que sea un documento realmente importante.
Al ser un documento meramente informativo, a través del IDC no es posible realizar ningún pago de las cuotas. Como ya hemos dicho, simplemente sirve para cotejar los datos de la empresa con los de la Seguridad Social.
En caso de descubrir una discrepancia que suponga un importante pago a la Seguridad Social que no se puede afrontar de manera inmediata, la empresa en cuestión podría solicitar un aplazamiento en la propia Sede Electrónica de la Seguridad Social.
Para esto, la empresa debe explicar cuáles son los motivos por los que solicita el aplazamiento, que debe incluir la totalidad de la deuda. Además debe incluir el periodo para el que solicita el aplazamiento y una propuesta para los plazos de amortización.
Este proceso se debe realizar teniendo en cuenta lo siguiente:
- Los pagos que realizan los trabajadores, a través de las retenciones de sus nóminas, no pueden aplazarse.
- Tampoco pueden aplazarse las cuotas de enfermedades profesionales y accidente de trabajo.
Tipos de informe de datos de cotización
Hay distintos tipos de informes de datos de cotización, o también llamados ficheros IDC. Estos contienen toda la información relativa a la relación laboral de la empresa con cada uno de los empleados de la organización. Además, existen otros ficheros IDC que permiten ver datos conjuntos de varios empleados.
En todos los casos, es posible ver qué información tiene la Seguridad Social para comprobar que todos los pagos de los seguros sociales se están haciendo correctamente.
- Fichero IDC individual por trabajador. El tipo de informe IDC individual por trabajador, tiene todos los datos de la relación laboral con un único empleado. Con este documento se puede corroborar que la Seguridad Social ha registrado cambios (si los hubo) y estos se han hecho correctamente o si ha habido algo en el cálculo o procesos que no es correcto.
- Fichero IDC por periodo de liquidación y cuenta de cotización. En este tipo de informe IDC se inscribe información respecto a las cotizaciones de varios de los trabajadores de un negocio para un periodo de tiempo determinado. Este documento contiene los datos que sirven para identificar a las organizaciones, como razón social, actividad económica y cuenta de cotización.
También se puede consultar en el periodo de liquidación los siguientes datos, de cada uno de los trabajadores: nombre, fecha del periodo de liquidación, peculiaridades de cotización (por horas extras, por ejemplo) y el detalle de los tipos de cotización aplicables a cada uno de esos empleados.
- Fichero IDC por periodo de liquidación para un NAF (trabajador). Este informe, es personal destinado a los trabajadores, que también pueden acceder a la información individual sobre el estado de su cotización. Contiene los años y en qué cantidad se ha cotizado a la Seguridad Social a lo largo de su vida laboral, como el cálculo de cuánto le correspondería de pensión de jubilación. Las siglas NAF se refieren al Número de Afiliación del empleado en cuestión, que lo identifica ante la Seguridad Social.
Cómo averiguar el IDC de un autónomo
Para el caso del profesional autónomo, para averiguar el Informe de Datos de Cotización o IDC, debe acceder al sistema de la Seguridad Social desde utilizando sus credenciales y elegir la opción ‘Consultar bases’.
Este informe se generará de forma automática y se puede conocer a través del mismo, cuánto tiempo cotizó desde el inicio de su vida laboral hasta el presente, qué cantidad ha cotizado en cada momento y para qué empresas. Además se incluye los periodos como trabajador por cuenta propia y las cotizaciones durante esos periodos, mes a mes.
Cómo averiguar el IDC de un trabajador
Para poder obtener el informe de cotizaciones de un empleado, basta con darse de alta en el Sistema RED de la Seguridad Social, es decir que se puede realizar de forma telemática.
Para avanzar en esta consulta, se deben seguir estos pasos:
- Hacer clic en "Inscripción y Afiliación Online Real".
- Elegir a continuación "Informes".
- Elegir luego "Informe de Datos de Cotización - Trabajador Cuenta Ajena (IDC)" o "Informe Datos de Cotización – Período Liquidación CCC" (Código de Cuenta de Cotización), según la información que se busque obtener.
- Aportar los datos que solicite el sistema para generar el archivo: número de afiliación, régimen, cuenta de cotización, periodo, en el caso que sea necesario.
- También es posible seleccionar "Peculiaridades" para conocer las de cada empleado.
Se puede acceder a la información de un empleado como de la totalidad de la plantilla. Esto es sin límite y cuantas veces lo necesite la empresa para mantener bajo control el área de recursos humanos. Es posible además descargar estos informes, los cuales se generan de manera automática.
